Digitale Archivierung von Dokumenten: Was sollten Start-ups beachten?
Start-ups sind die Innovationstreiber Deutschlands – bei dem papierlosen Büro sieht es trotz aller Bestrebungen und Visionen in der Praxis allerdings anders aus. Nach wie vor lassen sich bei Betrieben, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen große Papier- und Aktenberge vorfinden.
Wie lässt sich dieses Chaos für frisch gegründete Unternehmen verhindern? Denn für das Unternehmen und die Mitarbeiter ist das Finden eines optimalen Ablageplatzes, das Recherchieren von relevanten Daten und die Organisation von Dokumenten in Ordnern, Registern, Dossiers, Filesystemen und physischen Archiven ein nicht zu unterschätzender Zeit- und Kostenfaktor. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie Ordnung in die Dokumente Ihres Büros bringen und warum gerade StartUps von Dokumentenmanagementsystemen profitieren.
Starten Sie Ihr Unternehmen mit einem effektiven Verwaltungstool
Gründer haben einen großen Vorteil bei ihrer Dokumentenverwaltung: es bestehen noch keine großen Datenmengen, die transferiert und archiviert werden müssen. In der Anfangsphase kann das eigene Dokumentenmanagement ohne große Hürden digitalisiert werden.
Ein Neuanfang oder Umstieg auf ein neues System ist in diesem Fall besonders einfach und bequem. Besonders praktisch: Mit einer digitalen Variante des Managements und der Archivierung von Unternehmensdokumenten wird keine Lagerfläche für Aktenschränke und physische Archive benötigt, was keine zusätzlichen Kosten verursacht. Gründer sollten daher möglichst frühzeitig über die Einführung nachdenken und sich eine passende Lösung beschaffen. Je nach Branche und den eigenen Anforderungen kann dafür eine maßgeschneiderte, eine modulare oder eine Komplett-Lösung die beste Wahl sein.
Die Bearbeitungszeit und die Dokumentenwege verkürzen
Ein Dokument kann in einem Unternehmen eine lange Reise auf sich nehmen und dabei viele Stationen durchgehen. Für einen Auftrag prüft beispielsweise zunächst die Fachabteilung die Anforderungen, daraufhin der Einkauf den Beleg und am Ende die Rechtsabteilung die Garantie – auch der Projektleiter ist mit der Prüfung des Budgets in dieser Prozesskette involviert. Mit einer einheitlichen Basis für die unternehmensweite Digitalisierung geschieht dieser Prozess in vielen Schritten erheblich einfacher.
Jedem Mitarbeiter liegen revisionssichere und aktuelle Dokumente vor. Die Zusammenarbeit wird erleichtert, da sich jeder Bearbeitungsschritt nachvollziehen lässt und sich weniger Fehler einschleichen. Zeitintensives Durchstöbern von E-Mail- und Fileverzeichnissen sowie redundante Dateiversionen entfallen, wodurch Zeit und Arbeit eingespart wird – kostvolle Ressourcen gerade für Start-ups. Mithilfe von professionellen Anwendungen können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und haben sofort das korrekte Dokument zum richtigen Kontext zur Hand.
Kein Abbild eines einfachen Aktenkellers – die zusätzlichen Vorzüge
Die professionelle Archivierung und das Management von Dokumenten ist kein einfaches Abbild eines einfachen Aktenkellers. Die Softwareanwendungen bieten Ihnen viele weitere Vorteile. Während in herkömmlichen Verwaltungen allerlei Bemerkungen auf Post-it-Notes notiert werden und viele Absprachen mündlich mit Mitarbeitern gemacht werden, vereinfacht die Software diesen fehleranfälligen Prozess. Statt Zettelwirtschaft können die Nutzer ganz bequem Kommentare zu einzelnen Dateien oder Dokumenten hinzufügen und diese übersichtlich Ihrem Team präsentieren.
Einfache Integration mit üblicher Bürosoftware
Es gibt nahezu kein Büro, das im Arbeitsalltag nicht eine der Anwendungen von Microsoft Office nutzt. Die E-Mail Korrespondenz läuft über Outlook, unzählige Word-Dokumente liegen auf dem Server und Excel sowie PowerPoint finden gelegentlich auch ihren Nutzen. Dieser Tatsache sind sich die Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen bewusst, weswegen professionelle Lösungen eine einfache Integration mit diesen Alltagshelfern bieten. Über Add-ins können Sie Informationen aus den Office-Anwendungen direkt finden, einfache Ablagen erschaffen oder Daten exportieren.
Alles auf einen Blick – in Echtzeit und von überall
Start-up-Teams arbeiten häufig nicht zur gleichen Zeit oder am selben Ort. Mit herkömmlichen Methoden ist ein revisionssicheres und transparentes Dokumentenmanagement äußerst komplex. Eine Dokumentenmanagement-Suite können Sie von überall zu jeder Zeit erreichen. Viele Hersteller bieten Ihnen den Zugriff auf Ihre Dokumente optional auch vom Smartphone und Tablet aus. Praktisch ist zudem eine automatische Lösch- und Aufbewahrungsfrist. Gesetzliche Vorgaben können auf diese Weise kinderleicht eingehalten werden – als Start-up eine wahre Erleichterung. Hinzu kommt die Zukunftssicherheit der Anwendung.
Digitale Dokumentenverwaltungsprogramme können bei rasch wachsenden Start-ups erweitert werden und in ein unternehmensweites Enterprise-Content-Management-System integriert werden. Die IT-Infrastruktur expandiert einfach mit der Unternehmensgröße mit und lässt sich flexibel nach Bedarf anpassen.
Digitale Dokumentenverwaltung ist ein weiterer wichtiger Schritt zum papierlosen Büro und empfiehlt sich gerade für Start-ups und Gründer, da kein großer Aufwand bei einer Umstellung entsteht.
