Seit 2 Jahren Pflicht: GoBD-konforme Registrierkassen

Eine elektronische Kasse ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben, doch müssen Unternehmen die Grundsätze beachten. Viel Arbeit können sich Gastronomen und andere Unternehmen ersparen, wenn sie GoBD-konforme Registrierkassen verwenden. Verstöße gegen die GoBD werden mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro belegt.
Eine elektronische Kasse ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben, doch müssen Unternehmen die Grundsätze beachten. Viel Arbeit können sich Gastronomen und andere Unternehmen ersparen, wenn sie GoBD-konforme Registrierkassen verwenden. Verstöße gegen die GoBD werden mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro belegt.

GoBD-konforme Registrierkassen

Bargeldintensive Geschäfte wie die Gastronomie sind anfällig für Manipulationen. Das Gesetz schreibt daher seit Januar 2017 GoBD-konforme Registrierkassen vor. Regeln für elektronische Kassen wurden bereits 2010 aufgestellt. Die Übergangsfrist ist nun abgelaufen. Elektronische Kassen müssen seit 2017 entweder ausgetauscht oder aufgerüstet werden.

Seit dem Januar 2017 sind GoBD-konforme Registrierkassen Pflicht. Viele Gastronomen, Hotelbetreiber und andere Unternehmer mit bargeldintensiven Geschäften sind verunsichert. Für elektronische Kassen gelten besondere Regelungen. Gastronomen sind nicht zum Führen einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet, doch müssen Besitzer solcher Kassensysteme seit Januar 2017 bei der Kassenführung einige Grundsätze beachten. Verschiedene Altmodelle haben ausgedient.

 

GoBD-Kassencheck ist Pflicht

Betreiber von Restaurants, Hotels und anderen bargeldintensiven Geschäften sind angesichts der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom November 2014 verunsichert. Zusätzlich zu den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung auf Verlangen auch alle Strukturinformationen, die zur Auswertung erforderlich sind, in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden.

Pflicht ist nicht die elektronische Kasse, sondern ein GoBD-konformer Kassencheck. Gastronomen und andere Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse besitzen, müssen bestimmte Daten und Unterlagen archivieren:
– alle Artikel und Warengruppen sowie deren Preise mit Historie, die im System hinterlegt sind
– alle Journaldaten
– Daten über Änderungen von Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten
– Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse
– Einsatzort und Einsatzzeit der Kasse, wenn die Kasse an verschiedenen Orten genutzt wurde.

Die elektronisch aufgezeichneten Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei älteren Kassen können steuerrelevante Daten nicht langfristig gespeichert werden. Wichtig ist auch die korrekte Dokumentation von Stornodaten, denn wenn fehlerhafte Buchungsdaten storniert werden, besteht eine erhöhte Manipulationsgefahr. Im System muss jede einzelne Änderung sichtbar sein. Für alle elektronisch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

 

Anforderungen an GoBD-konforme Registrierkassen

Das Kassensystem muss bestimmte Angaben abspeichern, die der Steuerprüfer im Bedarfsfall in Augenschein nimmt. Dazu gehören die Ausgabe sogenannter Z-Bons über die Tagessumme, Stornobuchungen, Entnahmen, Retouren, Einzelpositionen, Zahlungsmethoden in bar, per Scheck und mit der Kreditkarte sowie alle Tagesabschlussauswertungen.

Eine elektronische Kasse ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben, doch müssen Unternehmen die Grundsätze beachten. Viel Arbeit können sich Gastronomen und andere Unternehmen ersparen, wenn sie GoBD-konforme Registrierkassen verwenden. Verstöße gegen die GoBD werden mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro belegt.

 

Beispiele für geeignete Registrierkassen

Nicht alle Kassensysteme können auf die aktuellen Richtlinien umgestellt werden. Die Umstellung wäre zu umständlich und zu kostenintensiv. Wirschaftlicher ist die Investition in neuere Kassensysteme, beispielsweise von Paymash.

Sie bieten eine kostengünstige All-in-One-Lösung und ermöglichen die Steuerung von einer zentralen Plattform, egal, ob Sie ein Ladengeschäft oder einen Onlineshop betreiben oder die Zahlung auf Rechnung anbieten. Kassensysteme von Paymash bietet eine flexible Kassensystem-Software an, die für verschiedene Branchen und Länder genutzt werden kann. Paymash ist einfach zu bedienen. Eine Schulung ist nicht erforderlich. Für die Gastronomie ist ein Tischplan vorhanden.

Orderbird bietet ein iPad-Kassensystem an, das alle Anforderungen erfüllt. Dieses Kassensystem ist vorrangig auf die Bedürfnisse der Gastronomie ausgelegt und ermöglicht eine drahtlose Kommunikation. Nutzer haben auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf ihre Kasse.

SumUp bietet mit der Point of Sale Kasse ein sofort einsetzbares System an. Die softwarebasierte Lösung ist komplett konfiguriert und wird mit einem iPad geliefert.

 

Investition in eine neue Kassenlösung zahlt sich aus

Sind Sie in der Gastronomie tätig oder betreiben Sie ein anderes bargeldintensives Geschäft, sollten Sie in eine neue, moderne Softwarelösung investieren, die alle Anforderungen gemäß GoBD erfüllt. Das ist günstiger als die Umrüstung einer alten Registrierkasse.

 

Fazit: GoBD-konforme Registrierkassen sind Pflicht

Die neue Regelung, die seit Januar 2017 gilt, verunsichert viele Gastronomen und andere Unternehmer. Sie müssen keine elektronische Registrierkasse nutzen, doch kommt es auf die lückenlose Dokumentation an. Eine Registrierkasse oder Softwarelösung, die solche Anforderungen erfüllt, erspart Ihnen Arbeit und hohe Bußgelder.