Besprechungsräume – der Ort, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wie sollten sie gestaltet sein?

Ratgeber: Besprechungsräume - der Ort, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wie sollten sie gestaltet sein?
Ratgeber: Besprechungsräume - der Ort, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wie sollten sie gestaltet sein?

Besprechungsräume – der Ort, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden. Wie sollten sie gestaltet sein?

Bestuhlung, Tische, Wasserflaschen und eine Projektionsfläche – der typische Besprechungsraum ist zum Gähnen. Kahl, anonym, unzureichend. Gestalten Sie Ihre Besprechungsräume lieber mit Kreativität so, dass man sich gerne dort aufhält und die Konzentration leicht fällt. Von Beschallungsanlage und Surround System bis hin zu PC und Lichtführung gibt es einiges zu beachten. Was? Erfahren Sie hier.

 

Reden, Präsentieren, Zuhören – Wohlgefühl gesucht

Kein Business ohne Besprechungen. Für effiziente Arbeitsabläufe ist es einfach wichtig, dass man sich miteinander abstimmt und Feedback gibt und bekommt. Um die volle Aufmerksamkeit aller Beteiligten zu erhalten, werden Besprechungen multimedial gestaltet. Fakten und Daten werden visualisiert, bunte Graphiken sollen den Kopf beschäftigen und das Gehirn am Wegdämmern hindern.

Boshaft formulierte Vera F. Birkenbihl einst, dass die ganze Präsentationstechnik im Besprechungsraum nur gebraucht würde, weil die besprochenen Inhalte so wenig relevant seien. Bei relevanten Informationen und wichtigen Themen seien Menschen ohnehin konzentriert. Das mag man so unterschreiben oder auch nicht, Fakt ist, dass die Konzentration in einem lieblos eingerichteten, rein funktionalen Raum einfach schwer fällt.

 

Ohne Bestuhlung geht es dann doch nicht

Eine angenehme, schallarme Atmosphäre kommt einem Besprechungsraum allemal zugute. Aber auch ansonsten sollte Kreativität genutzt werden: Wandgestaltung, Bodenbelag, Design von Tischen und Stühlen spielen eine Rolle. Drückt der Raum eine gewisse Wertigkeit aus, ohne nichtssagend-zeitlos zu wirken, ist das schon einmal gut. Gut ist auch, wenn Stühle und Tische ergonomisch sind, langes Sitzen also nicht schmerzhaft wird. Aber Mobiliar und Wandgestaltung sind nicht alles.

 

Auf die Technik muss Verlass sein

Ein Konferenzraum braucht möglichst natürliches Licht, beispielsweise über Tageslichtlampen. Auf Neonröhren sollte in Meetings grundsätzlich verzichtet werden, denn das grelle Licht macht nach einiger Zeit aggressiv und sorgt für Stress. Bodentiefe Fenster bieten sich an.

Wichtig ist, dass die Räume bei Bedarf verdunkelt werden können, so dass beispielsweise Videokonferenzen und Präsentationen besser möglich sind. Bei der Gestaltung der Verdunkelung ist wiederum Kreativität gefragt: Es darf bunt sein, und es darf sich auch von den üblichen Verdunkelungsrolläden unterscheiden. Der Übergang zwischen Hell und Dunkel sollte so gestaltet werden, dass die Augen nicht schmerzen, sondern sich schnell an die neue Lichtsituation gewöhnen.

 

Hardware für gute Präsentationen

Beamer, Monitore, WLAN, Whiteboard – Besprechungsräume benötigt Technik, die die Kreativität visuell unterstützter Vorträge zum Blühen bringt. Während das meist noch gegeben ist, hapert es an anderer Stelle: Wie viele Konferenzräume haben schon eine gute Beschallungsanlage mit Surround System? Braucht man nicht? Braucht man doch.

Denn mit Mikrofon und leiser Stimme sind Besprechungen einfacher zu halten, und es ist einfacher, zuzuhören. Nun wird sich aber niemand mit einem quäkenden Megaphon oder einem knackenden und quietschenden Mikro vor die versammelten Mitarbeiter/-innen stellen.

Ohne Surround System geht es heute nicht mehr. eine gute Beschallungsanlage erlaubt auch das Einspielen von musikalischen Sequenzen, anderen Audioaufnahmen oder die Zuschaltung von Konferenzteilnehmer und -teilnehmerinnen über Telefon oder Video. Und dann geht es einfach nicht mehr ohne ein gutes Surround System, das vor allem in großen Konferenzräumen und Versammlungssälen wahre Wunder vollbringen kann.

Eine gute Beschallungsanlage überträgt nicht nur Stimmen kristallklar, sondern kann auch Echos und Geräusche unterdrücken. Sind Besprechungsräume mit so einer Anlage ausgestattet, spart das Zeit und Geld.

 

Fazit: Besprechungsräume profitieren von Technik aus dem Unterhaltungssektor

Wenn mit Beschallungsanlage, Surround System, WLAN, Beamer und anderen technischen Hilfen der Besprechungsraum zu einem Raum wird, in dem Kreativität blüht und Arbeitsergebnisse erzielt werden, ist das perfekt. Achten Sie doch einfach bei der Buchung Ihres nächsten Konferenzraums darauf, dass die Ausstattung nicht den minimalen Anforderungen genügt, sondern Ihr Meeting zu einem fruchtbaren Treffen macht.