Erfolgreich Tagen mit dem richtigen Seminarhotel
Der Erfolg einer Tagung hängt zum Großteil auch von der Wahl des richtigen Tagungsortes ab. Ambiente und Ausstattung sollten zum Stil des eigenen Unternehmens und der Branche passen. Ein „zu wenig“ an Ambiente kann von Mitarbeitern als der neueste Ausläufer einer Sparwelle missgedeutet werden – was die Motivation nicht unbedingt hebt. Es gibt eine große Auswahl an Tagungshotels in Deutschland.
Ein gut gewähltes Tagungshotel ist Turbo für den Veranstaltungs-Erfolg
Wenn Sie das Tagungshotel auswählen, dann sollten Sie gedanklich anhand des Entwurfs der Tagesordnungspunkte oder der Teile der Veranstaltung die Einrichtungen durchgehen, die vorhanden sein sollten. Beispielsweise:
- Ist das Tagungshotel gut erreichbar? Wie sieht es mit Verkehrsverbindungen sowohl mit dem Auto, als auch der Bahn und dem Flugzeug aus? Denken Sie dabei insbesondere an die Kosten, die durch eventuell erforderliche Mietwägen entstehen!
- Gibt es nur einen Tagungsraum oder verfügt das Seminarhotel über eine breite Auswahl in unterschiedlichen Größen und mit den entsprechenden Ausstattungen. Fragen Sie beim Hotel nach den Details der technischen Ausstattung für jeden einzelnen Tagungsraum. Neben einem Beamer für großformatige Projektionen sollten auch die bewährten Utensilien für Worksshops & Co. vor Ort sein, so dass die veranstaltende Abteilung maximal die Moderationskarten mitnehmen muss und nicht großflächige Moderationswände & -tafeln mitbringen muss.
- Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung buchen möchten, dann sollten Sie auf die Anzahl und Qualität der Zimmer achten. Die Motivation der Mitarbeiter kann sehr schnell leiden, wenn sie in Hotels ganz unterschiedlicher Kategorien untergebracht werden. Das Seminarhotel sollte deshalb möglichst alle Teilnehmer aufnehmen, die übernachten wollen oder müssen.
- Netzwerken & soziale Kontakte: Neben dem Tagungsraum bzw. -räumen in unterschiedlichen Größen sollte ein gutes Tagungshotel auch Gelegenheiten für Netzwerken & soziale Kontakte bieten. Neben Stehtischen für die nachmittägliche Kaffeepause sollte es auch abends Unterhaltungsmöglichkeiten geben. Denken Sie an eine Hotelbar, Fitnesseinrichtungen oder auch eine Bowling-Bahn, die zum Teambuilding einladen könnten.
Denken Sie an die Risikoreduzierung durch den Vorab-Test
Beim Tagungshotel sollten Sie neben der Ausstattung und Lage auch daran denken, dass eine gute Verpflegung die Stimmung der Veranstaltung heben oder senken kann. Deshalb empfiehlt es sich, die Küche vorab in Augenschein zu nehmen. Wie viele frische Zutaten werden verwendet oder werden Beilagen & Co. fertig vom Großhandel als TK-Ware bezogen und dann nur noch aufgewärmt.
Wie groß ist der Personalbestand es Hotels im „Normalbetrieb“, also wenn keine großen Veranstaltungen vorab geplant worden sind. Sprich: Überzeugen Sie sich beim Seminarhotel von der Zuverlässigkeit. Am Besten wäre es, wenn die für das Event verantwortlichen Mitarbeiter zumindest das Restaurant und die Qualität schon mal vorab in Augenschein nehmen könnten. Am Besten ohne eine feste Terminvereinbarung, sondern einfach und unangekündigt als Abendessens-Gäste. Dann wird ein realistischer Blick auf die normale Servicequalität möglich.
Bei der Terminplanung an die Saisonzeiten denken
Insbesondere wenn Sie größere Veranstaltungen in einem Seminarhotel planen, dann können Hochsaison- oder Messezuschläge erhebliche Mehrkosten verursachen, ohne dass sich beispielsweise die erhaltene Leistung irgendwie verändern würde. Denken Sie an die großen Fach- oder Publikumsmessen oder an andere Magnete, die die Menschen anziehen.
Deshalb sollte die Terminplanung und Koordination möglichst langfristig stattfinden und Sie sollten die Preise für alle Leistungen fest vereinbaren. Also keine „ab-Preise“ oder einen „Messezuschlag“ in Höhe von soundsoviel Prozent akzeptieren.
Die Mischung aus rechtzeitiger Planung, Prüfung aller Kriterien und Verhandlungsgeschick ermöglicht eine sehr gute Tagung zum fairen Preis. Deren Motivationseffekte noch lange anhalten können und die durchaus zur Mitarbeiterbindung beitragen kann.
