Geschäftsreise in die USA – Einreisebestimmungen und Visum

Grundsätzlich gilt, weder eine ESTA-Genehmigung noch US-Visa gewährleisten einen Einreiseanspruch in die USA. Die endgültige Entscheidung trifft letztlich der zuständige US-Grenzbeamte. Es gilt, gut vorbereitet zu sein. Demzufolge ist auch ein entsprechendes seriöses, respektvolles, aufrichtiges und freundliches Auftreten auf der geschäftlichen Reise wichtig.
Grundsätzlich gilt, weder eine ESTA-Genehmigung noch US-Visa gewährleisten einen Einreiseanspruch in die USA. Die endgültige Entscheidung trifft letztlich der zuständige US-Grenzbeamte. Es gilt, gut vorbereitet zu sein. Demzufolge ist auch ein entsprechendes seriöses, respektvolles, aufrichtiges und freundliches Auftreten auf der geschäftlichen Reise wichtig.

Geschäftsreise in die USA – Einreisebestimmungen und Visum

Gut vorbereitet sein: Geschäftsreisende auf dem Weg in die USA stehen verschärften Einreisebestimmungen, diversen Genehmigungen, strengsten Kontrollen und weiteren Komplikationen gegenüber.

Eine Geschäftsreise in die USA birgt ungeahnte Hürden und Hindernisse. Eine gute, gründliche Vorbereitung ist Pflicht, soll die Reise möglichst unkompliziert und nachhaltig erfolgreich sein. Angefangen bei den nötigen Ausweisdokumenten über die richtigen Einreise- und Aufenthaltsgenehmigungen (ESTA oder Visum) bis hin zu den Kontrollen und Zollvorschriften gilt es, die umfassenden und strengen Einreisebestimmungen der Vereinigten Staaten von Amerika zu beachten.

 

Erforderliche Dokumente für Geschäftsreisen in die USA

Eine Geschäftsreise in die USA ist heute nicht mehr so einfach und ohne Weiteres möglich wie früher. Die Ereignisse der letzten Jahre und Jahrzehnte gaben Anlass zur Steigerung der Anforderungen und zu strengsten Einreisebestimmungen. Diese schließen nebst intensiven Kontrollen und Überwachungssystemen auch eine Reihe von Dokumenten ein, die vorab und teilweise im Verlauf der Reise vorgelegt werden müssen.

Geschäftsreisender, Tourist oder beides, das wichtigste Dokument für jeden Reisenden in die Vereinigten Staaten von Amerika ist der Reisepass. Der Personalausweis (Identity Card) reicht nicht aus. Hier ist der neue maschinenlesbare biometrische und elektronische Reisepass (ePass) samt registriertem Fingerabdruck zwingend gefragt. Dieser ist unter anderem für die Automated Passport Control (APC) relevant, die auch alle Reisenden im Rahmen des Visa Waiver Programms (VWP) nutzen können.

Mit einem vorläufigen Reisepass ist die Einreise zwar ebenso möglich, jedoch nur in Verbindung mit entsprechenden Visa, wie z. B. das Geschäfts- und Besuchervisum (B1/B2) oder ein E-Visum.

Das zweite relevante Dokument ist eine Einreise- und Aufenthaltsgenehmigung, ohne die es ebenfalls keine Chance auf Einlass in die USA gibt. Hier gibt es je nach Art, Zweck und Dauer der Geschäftsreise zwei Möglichkeiten. Zum einen können auch Geschäftsreisende mit deutscher Staatsangehörigkeit unter bestimmten Bedingungen im Rahmen des visumfreien Reiseprogramms Visa Waiver Programms (VWP) einreisen.

Dafür ist der ePass (seit April 2016), die elektronische Einreisegenehmigung (ESTA) sowie ein nachgewiesenes gültiges Rückreise- oder Weiterreiseticket erforderlich. Die zweite Möglichkeit ist die Beantragung eines Visums, für das es nach je nach Reisezweck verschiedene Arten und Kategorien gibt.

 

Nebst Reisepass und Einreisegenehmigung gibt es weitere benötigte Dokumente, wie unter anderem:

  • das Formular vom Advance Passenger Information System (APIS)
  • das Formular für die Zollanmeldung (Form 6059B Customs Declaration)
  •  Reise- und Weiterreisetickets
  •  Nachweise über Aufenthaltsziele und die Location der Unterbringung in den USA.

Sämtliche Dokumente müssen mindestens bis zum Tag der Ausreise gültig sein!

 

ESTA oder Visa – Einreisebestimmungen nach Dauer, Art und Zweck

Die Einreise- und Aufenthaltsgenehmigung der US-amerikanischen Behörden richtet sich nach verschiedenen Kriterien.

Per Flug oder Schiff, Geschäftsreisen in die USA, die nur von kurzer Dauer sind bzw. maximal 90 Tage in Anspruch nehmen, können innerhalb des Visa Waiver Programms (VWP) unternommen werden. Dafür bedarf es der Genehmigung durch das Electronic System for Travel Authorization (ESTA).

Genehmigte Zwecke solcher Geschäftsreisen sind z. B. die Teilnahme an Meetings mit Geschäftspartnern, Vorstandssitzungen, Kunden- und Lieferantentreffen, Verhandlungen, Konferenzen oder Messen. Zu den Voraussetzungen für die ESTA-Genehmigung gehört, dass keine Tätigkeit gegen Entgelt (seitens der USA), Investition, Firmengründung oder journalistische Arbeit ausgeübt wird.

Deutsche Staatsangehörige, die zudem die Staatsangehörigkeit von Iran, Irak, Syrien oder dem Sudan besitzen oder sich seit dem 1. März 2011 geschäftlich oder privat in einem dieser Länder oder auch in Libyen, dem Jemen oder in Somalia aufgehalten haben können das Visa Waiver Programm (VWP) nicht nutzen.

Eine Einreise über Kanada oder Mexiko auf dem Landweg bedarf keiner ESTA-Genehmigung. Jedoch sind hier die Einreisebestimmungen der jeweiligen angrenzenden Länder zu beachten. Relevant für das VWP sind ferner die genutzten Transportmittel. Wird die Reise mit einem von dem Visa Waiver Programm nicht zugelassenen Luft- oder Seetransportunternehmen unternommen, wie z. B. mit einem Privat- oder Firmenflugzeug, muss stattdessen ein Visum beantragt werden.

Für Geschäftsreisende, die bereits ein gültiges Visum besitzen, ist ESTA überflüssig. Die ESTA-Genehmigung kann online direkt beim Department of Homeland Security beantragt werden. Die Kosten pro Antrag belaufen sich auf 14 US-Dollar, die mit Kreditkarte oder Paypal zu zahlen sind. Es wird empfohlen, die visafreie Einreisegenehmigung durch ESTA spätestens 72 Stunden vor dem geplanten Abflug zu beantragen.

Geschäftsreisen, die länger als 90 Tage dauern oder einen anderen Zweck als die im Rahmen der ESTA-Bestimmungen haben, erfordern ein Visum. Das passende ESTA USA mit E-Visum kann sehr einfach und schnell hier beantragt werden.

 

B-Visum, E-Visum oder ein anderes? Welches US-Visum für welche Aufenthaltszwecke?

Ist ein Visum für eine geschäftliche Reise erforderlich, wird ein “Nichteinwanderungsvisum” benötigt. Hier gibt es je nach Art und Zweck der Geschäftsreise verschiedene Visa.

In der Kategorie Besuchervisum (B-Visum) gibt es das B1-Visum für geschäftliche Zwecke und das B2-Visum für touristische Besuche und andere Angelegenheiten, wie z. B. medizinische Behandlungen, gesellschaftliche Veranstaltungen oder Familienbesuche. Das Geschäftsvisum dient Zwecken, wie das Knüpfen von Geschäfts- und Kundenkontakten, Konferenzbesuche, unabhängige und unbezahlte Forschung sowie Geschäftsgründungen, Ankauf oder Pacht eines Objektes. Ebenso gehören dazu Vertragsabschlüsse, innerbetriebliche Ausbildungen oder Montagearbeiten an Maschinen oder Anlagen, die nicht in den USA erworben wurden.

Auch hier darf keine entgeltliche Tätigkeit ausgeführt werden. Geschäftsreisen und (touristische) Besuchsreisen werden oft miteinander verbunden, sodass auch ein kombiniertes B1/B2 Visum ausgestellt wird. Das B-Visum hat einen Gültigkeitszeitraum von 6 Monaten. Die maximale Aufenthaltsdauer wird jedoch bei Ihrer Ankunft in den Vereinigten Staaten von Amerika ausschließlich von einem Beamten der Zoll- und Grenzschutzbehörde festgelegt.

Für Handelsgeschäfte und Investitionen muss ein E-Visum beantragt werden. Dieses wird für Führungskräfte, Manager, Firmeninhaber, Investoren, Kapitalanleger und Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten/Spezialkenntnissen sowie deren Familie ausgestellt.

Das E-Visum differenziert das E1-Visum (Treaty Trader E-Visum) für Handelsgeschäfte im Sinne des Immigration Nationality Act (INA) und das E2-Visum (Treaty Investor E-Visum) für Investitionsgeschäfte. Eine Voraussetzung für ein E-Visum ist, dass die Handels- oder Investitionsgeschäfte von beträchtlichem Ausmaß sind. Zudem müssen viele Auflagen erfüllt werden. Ein E-Visum kann für 5 Jahre erteilt und auch verlängert werden und bekommt man auch auf einer E-Visum Website

Es gibt ferner verschiedene Arbeitsvisa, mit denen eine befristete Arbeitsaufnahme in den USA möglich ist. Visaanträge sind bei der US-Botschaft in Berlin, dem US-Generalkonsulat in Frankfurt a. M. oder dem US-Generalkonsulat in München zu stellen. Die Visumsbeantragung ist mit einem persönlichen Interview verbunden.

 

Was ist noch alles auf einer Geschäftsreise in die USA zu beachten?

Antragsteller eines Visums müssen in den Formularen mittlerweile auch Social-Media-Daten, wie Benutzernamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern angeben. Es wird nach Konten von allen Social-Media-Plattformen gefragt, die in den letzten fünf Jahren von Ihnen verwendet wurden. Dies schließt bereits gelöschte Konten mit ein.

Bei der Einreise dürfen von den US-Grenzbeamten Laptop, Smartphone und andere elektronische Datenträger geprüft werden. Auch alle darauf enthaltenen Daten dürfen durchsucht, kopiert und gespeichert werden. Sind auch sensible Informationen zum Unternehmen, zu Firmengeheimnissen, zu Geschäften oder über Forschungen dabei, kann dies Probleme verursachen.

Mitarbeitern der US-Grenzschutzbehörde ist es verboten, vertrauliche, geschäftliche und gesetzlich geschützte Informationen preiszugeben. Es ist jedoch auch immer mit Mitarbeitern zu rechnen, die sich nicht daran halten. Es kann auch nach Passwörtern gefragt werden, was eine strittige Angelegenheit ist. Geschäftsreisende können diverse Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie die Löschung von entsprechenden Daten und Apps, die Erstellung von Backups oder die Verschlüsselung von Daten. Eine weitere Option ist, erst gar keine elektronischen Datenträger mitzunehmen, sondern eventuell welche vor Ort zu mieten.

Auch hinsichtlich Zollvorschriften gibt es einiges zu beachten. Während der Reise oder auch vorher muss das Formular für die Zollanmeldung (Form 6059B Customs Declaration) ausgefüllt werden. Hier ist genau darauf zu achten, was darauf angegeben wird. Unter anderem wird nach eingeschleppten Krankheitserregern, Zellkulturen, Insekten sowie der Kontakt mit Viehbeständen und Erde aus Landwirtschaft gefragt.

Geldbeträge ab einem Wert von 10.000 US-Dollar sowie Gold und Goldmünzen dürfen eingeführt werden, müssen jedoch deklariert und verzollt werden. Ebenso wird nach eingeführten Handelswaren und dessen Wert gefragt. Von der Einfuhr von Pflanzen, Fleisch und Lebensmittel inklusive Proviant ist abzuraten, da diese teilweise verboten ist. Die Zollerklärung muss bei der Einreise nach dem Gepäckempfang an den Zollbeamten abgegeben werden.

Ist Ihre Bordkarte mit dem Kürzel “SSSS” (Secondary Security Screening Selection) versehen, ist mit einer besonderen und umfassenden Sicherheitskontrolle und Durchsuchung zu rechnen.

 

Smartphone & Telefonieren – was ist zu beachten?

Das Telefonieren mit dem deutschen Smartphone kann auf einer Geschäftsreise in den Vereinigten Staaten von Amerika teuer werden. Eine Möglichkeit stellt die Nutzung einer US-SIM-Karte als Prepaidkarte dar, mit denen zu den lokalen oder nationalen Tarifen günstiger telefoniert werden kann. Dafür ist ein quadbandfähiges Smartphone notwendig. Ebenso bietet sich vor Ort der Erwerb eines Prepaidhandys an, insbesondere, wenn das Smartphone gesichert oder in Deutschland gelassen wird.

Schnell ist der Akku vom Smartphone und anderen mobilen Endgeräten (z. B. Laptop, Tablet) leer. In der Regel bieten sich unterwegs viele Gelegenheiten zum Aufladen. Es ist jedoch zu bedenken, dass es in den USA andere sowie verschiedene Steckdosen, Stecker (Typ A & B), Netzspannungen (120 V) und Frequenzen (60 Hertz) gibt als in Deutschland. Entsprechende Steckdosenadapter und gegebenenfalls auch Spannungswandler für US-amerikanische Anschlüsse und Stromversorgungen sollten auf Ihrer Reise in die USA mit ins Gepäck.

 

Fazit:

Grundsätzlich gilt, weder eine ESTA-Genehmigung noch US-Visa gewährleisten einen Einreiseanspruch in die USA. Die endgültige Entscheidung trifft letztlich der zuständige US-Grenzbeamte. Es gilt, gut vorbereitet zu sein. Demzufolge ist auch ein entsprechendes seriöses, respektvolles, aufrichtiges und freundliches Auftreten auf der geschäftlichen Reise wichtig.

In den USA wird aufgrund der politischen Ereignisse und terroristischen Anschläge der Vergangenheit sehr empfindlich auf bestimmte Äußerungen (z. B. Witze über Bomben oder abfällige Bemerkungen) reagiert, die Strafen nach sich ziehen oder zur Einreiseverweigerung führen können.