Büroumzug: Was ist zu beachten?
Privat umzuziehen ist schon aufwendig, aber was ist, wenn Sie als Dienstleister mit Ihrem Büro umziehen müssen? Auch wenn keine Fabrik, kein Lager und keine Gewerbehallen vorhanden sind, stellt der Umzug in Logistik und Vorbereitung hohe Ansprüche an Sie.
Eine Ihrer größten Herausforderungen beim Büroumzug besteht im kürzestmöglichen Unterbrechen der Geschäftstätigkeit. Gründliche und gute Vorbereitung kombiniert mit einem leistungsfähigen Umzugsunternehmen kann Ihre Aktivitäten fast ungehindert weiterlaufen lassen. Ein effizienter und logisch aufgebauter Ablaufplan führt Sie durch den Ortswechsel. Mit einem „auf den Punkt“ geplanten Vorgehen kann fast jeder gewerbliche Umzug eines Büros innerhalb von zwei Tagen vollständig erledigt sein.
Möbel und Transport beim Umzug
Wie beim Privatumzug bilden die Möbel das sperrigste Umzugsgut. Je mehr Regale, Tische und Schränke Sie mitnehmen, desto aufwendiger wird die Vorbereitung. Im Ablaufplan sollten Sie diesem Teilbereich einen Extraraum einräumen. Durchforsten Sie Ihr Büro und markieren Sie mit Post-its die vorübergehenden „Stilllegungen“ einzelner Möbel.
Staffeln Sie die Fristen so, dass an einigen wenigen Arbeitsplätzen bis zum letzten Moment gearbeitet werden kann. Begehen Sie mit dem potenziellen Umzugsunternehmen die Räumlichkeiten und vereinbaren Sie Abtransport, Reihenfolge und Verpackung. Ein Grundrissplan der neuen Räumlichkeiten mit den eingezeichneten Zielpositionen der Möbel hilft dem Umzugsunternehmen, schnell auszuladen und am richtigen Platz abzustellen und aufzubauen.
Digitales und Technik im Büro
Die IT-Technik in Ihrem Büro wird meist von spezialisierten Mitarbeitern betreut und instandgehalten. Sprechen Sie sich präzise mit den Beteiligten ab. Sorgen Sie für frühzeitige Verträge bezüglich Kommunikationsnummern und zuverlässigem Internetzugang ab dem Stichtag.
Lassen Sie Ihren Fachleuten Sicherheitskopien von allen Geschäftsvorgängen auf externen Speichermedien oder in einer Cloud anlegen. Kümmern Sie sich um Schutzverpackungen für Monitore, Rechner, Tastaturen und alle anderen vorhandenen technischen Hilfsmittel. Bringen Sie in Erfahrung, wie weit sich die IT schon im Vorfeld „herunterfahren“ lässt, ohne den Geschäftsbetrieb lahmzulegen. Nutzen Sie gegebenenfalls die Gelegenheit, alle analogen Unterlagen zu digitalisieren.
Geschäftsaktivität mit passendem Umzugsunternehmen beibehalten
Beim Umzug zeigt sich die Richtigkeit des Sprichworts „Zeit ist Geld“ besonders wirkungsvoll. Als Dienstleister sollte keine Unterbrechung Ihrer Erreichbarkeit und Ihres Services entstehen. Viele spezialisierte Umzugsunternehmen bieten Abend-, Nacht- und Wochenenddienste an.
Im Ablaufplan sollten Sie zur Reihenfolge auch den detaillierten Zeitbedarf verzeichnen. Raum für Raum wird sodass zur Verfügung stehende Zeitkontingent ausgefüllt. Aus dieser Planung kann auf den Personalbedarf geschlossen werden. Planen Sie Pufferzeiten ein. Denken Sie an von Umzugsarbeiten befreite Kollegen, die sich nur dem Aufrechterhalten des Außenkontakts widmen. Kalkulieren Sie auch äußere Einwirkungen wie Dunkelheit, Verkehr und Wetter ein.
Akten und Dokumente beim Büroumzug sichern
Wenn Sie Akten und Dokumente sichten, sortieren und verpacken, besteht bei Datensicherheit und Diskretion oberste Aufmerksamkeit. Sollten Sie die Gelegenheit auch zum Entsorgen nutzen, stellen Sie das vollständige Schreddern aller Unterlagen sicher. Achten Sie darauf, dass nicht im allgemeinen Umzugstumult das Büro, Räume und Schränke unverschlossen bleiben.
Besonders sensible Schriftstücke sollten Sie in verschließbaren und/oder versiegelten Behältnissen transportieren lassen. Belassen Sie keine Unterlagen in Möbeln wie Schränken und Schubladen. Trennen Sie alle verpackten Akten und Dokumente nach Archivware und aktuellen Vorgängen. Aktuelle Vorgänge werden zuletzt verpackt und zuerst entpackt. Eine speziell beauftragte Überwachungsperson kann diesen Umzugspart kontrollieren.
Büroumzug bekannt machen
Damit Ihr Büroumzug gelassen, ruhig und wohlüberlegt abläuft, organisieren Sie sich möglichst „frei“. Um sich auf die tatsächliche räumliche Bewegung zu konzentrieren, haben Sie bereits Ihre neue Adresse frühzeitig bekanntgemacht. Kommunikationsmittel wie Mails enthalten seit Monaten den Hinweis in der Signatur.
Geschäftsunterlagen und Werbemittel sind durch Aufkleber oder Neubestellung aktualisiert. Versorger für Strom, Wasser, Gas und Internet sind fristgerecht gekündigt und neu angemeldet. Dienstleister und Lieferanten ist Ihr Umzug bekannt. Die Postnachsendung ist erledigt, die Jobtickets kalkuliert, ausreichend Parkplätze vorhanden und ausreichende Codekarten und Schlüssel verfügbar. Abschließend hängen Sie einen Hinweis an Ihrem alten Briefkasten auf.
