Firmenumzug / Büroumzug – steuerrechtliche und arbeitsrechtliche Betrachtung
Ein Firmenumzug ist mit Aufwand und Kosten verbunden. Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig informiert werden. Umzugskosten können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden. Mitarbeiter stehen häufig vor einer schweren Entscheidung.
Die Suche nach größeren Geschäftsräumen, günstigere Mieten und niedrigere Fixkosten, aber auch ein größerer Kundenkreis – die Gründe für einen Büroumzug können vielfältig sein. Unternehmen erhoffen sich von einem Umzug Vorteile und können die Umzugskosten steuerlich absetzen. Die Mitarbeiter sind jedoch oft nicht mit der Umzugsaktion einverstanden und verlassen die Firma.
Vor dem Umzug Fingerspitzengefühl gegenüber den Mitarbeitern zeigen
Gegenüber Mitarbeitern erfordert ein Umzug viel Fingerspitzengefühl. Er muss rechtzeitig bekanntgegeben werden, damit sich die Mitarbeiter darauf vorbereiten können. Nicht alle Mitarbeiter ziehen mit, vor allem nicht, wenn der Firmenumzug in ein anderes Bundesland erfolgt und Mitarbeiter aufgrund ihrer familiären Situation ortsgebunden sind.
Für das Unternehmen kann es ein Verlust sein, wenn langjährige Mitarbeiter nicht mitziehen. Umgekehrt kann es für die Mitarbeiter, die nicht umziehen können und die schon die 40 oder 50 überschritten haben, schwierig werden, einen neuen Arbeitsplatz zu finden. Bevor Meldungen von einem Büroumzug an die Öffentlichkeit gelangen, müssen die Mitarbeiter über das Vorhaben informiert werden.
Will ein Unternehmen seine besten und langjährigen Mitarbeiter durch einen Umzug nicht verlieren, muss es Anreize schaffen. Schließlich muss oft die ganze Familie mitziehen: Der Partner muss in der Nähe einen angemessenen Arbeitsplatz finden, die Kinder müssen in einer neuen Schule neue Freunde finden, die Hobbys bleiben auf der Strecke, die schon in die Jahre gekommenen Eltern fühlen sich alleingelassen.
In persönlichen Gesprächen können den Mitarbeitern die Gründe für den Firmenumzug vermittelt werden. Für die Umzugsphase können den Mitarbeitern Übergangsgelder gezahlt werden. Da ein privater Umzug für jeden Mitarbeiter mit Kosten verbunden ist, können z.B. Zuschüsse für die Umzugsfirma in Berlin gewährt werden.
Unterstützung bei der Wohnungssuche am neuen Standort ist ebenfalls hilfreich. Ist der Büroumzug vollzogen, können die Mitarbeiter, die das Unternehmen in dieser Phase tatkräftig unterstützt haben, eine angemessene Prämie erhalten. Zieht die Familie eines Mitarbeiters noch nicht gleich mit, sind Zuschüsse für Heimfahrten über einen begrenzten Zeitraum an den Mitarbeiter denkbar.
Steuerliche Behandlung von Firmenumzügen
Für ein Unternehmen ist ein Firmenumzug immer mit Kosten verbunden, die als Betriebsausgaben gelten und steuerlich abgesetzt werden können. Das Unternehmen muss diese Kosten vor dem Finanzamt durch Rechnungen belegen.
Steuerlich absetzbar sind
– Kosten für Spedition oder Umzugsunternehmen
– Kosten für Installationsarbeiten nach dem Büroumzug
– Reparaturkosten am alten Objekt
– doppelte Mietzahlungen in der Übergangszeit
– Maklergebühren bei gemieteten Gewerbeobjekten
– Reisekosten in der Umzugsphase.
Das Finanzamt legt Wert darauf, dass die Umzugskosten niedrig gehalten werden. Das gelingt mit einer guten Vorbereitung, mit Preisvergleichen von Umzugsunternehmen und mit einem rechtzeitigen Abschluss der erforderlichen Verträge.
Rechte und Pflichten der Mitarbeiter
Für die Mitarbeiter ist der Büroumzug mit Konsequenzen verbunden. Verlagert das Unternehmen seinen Standort nicht weiter als fünf Kilometer vom bisherigen Standort, sind die Mitarbeiter verpflichtet, am neuen Standort weiterzuarbeiten. Bei weiter entfernten Standortverlagerungen kommt es darauf an, was im Arbeitsvertrag vereinbart ist.
Wenn der Arbeitsort im Arbeitsvertrag festgelegt ist, muss ein Mitarbeiter nicht mitziehen. Ist hingegen eine örtliche Versetzung im Arbeitsvertrag vorbehalten und ist sie für den Mitarbeiter zumutbar, kann der Mitarbeiter verpflichtet werden, am neuen Standort weiterzuarbeiten.
Ist die Versetzung einseitig nicht möglich, muss der Mitarbeiter eine Änderungskündigung erhalten. Das bisherige Arbeitsverhältnis wird gekündigt. Gleichzeitig wird dem Mitarbeiter ein Arbeitsplatz am neuen Standort angeboten. Will der Mitarbeiter die Arbeitsstelle am neuen Standort nicht annehmen, kann er gerichtlich vorgehen. Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss er über das Vorhaben informiert werden.
Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen umziehen, sollten Sie sich über die rechtlichen Vorschriften informieren und die Mitarbeiter in Kenntnis setzen.
Fazit: Firmenumzug erfordert gute Vorbereitung
Ziehen Sie mit Ihrem Unternehmen um, müssen Sie Anreize für die Mitarbeiter schaffen und die Mitarbeiter rechtzeitig informieren. Mit einer Änderungskündigung wird das bisherige Arbeitsverhältnis gekündigt, während dem Mitarbeiter eine neue Arbeitsstelle angeboten wird. Die Umzugskosten sind steuerlich absetzbar.
