Trend virtuelles Büro: Wenn Ansprechbarkeit und leichte Erreichbarkeit wichtig ist
Eine Adresse an einem angesagten, leicht erreichbaren Standort, eine Telefonnummer, nette Mitarbeiter im Kundenservice und bei Bedarf ein Tagungsraum, der den letzten Trend entspricht – wer wünscht sich nicht einen solchen Firmenstandort?
Das E-Büro macht es aber nun möglich: Von der Briefkastenadresse über Büroservice bis hin zu Terminkoordination und Konferenzräumen nach Bedarf bietet ein virtuelles Büro alles. Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen!
Warum braucht man ein virtuelles Büro – und wer braucht das?
Kleine Unternehmen, Freelancer und Start-Up sind oft auf dem platten Land verortet. Büroadressen an angesagten Standorten in den Städten können sie sich nicht leisten, die Mieten sind derzeit einfach zu hoch für ein Büro, das gar nicht genutzt wird. Homeoffice ist kostengünstiger, praktischer, familienfreundlicher.
Aber was, wenn dann doch mal ein Kunde vor der Tür steht, ein Geschäftspartner einen Termin ausmacht? Wenn es dann bei der IT-Firma Babyfläschchen auf dem Schreibtisch hat, Kindergeschrei die Türklingel begleitet und die Mitbewohnerin im Bademantel durch das „Besprechungszimmer“ defiliert? Das alles wirkt erst einmal unprofessionell.
Das alles sind Gründe, die für ein E-Büro sprechen. Das E-Büro, auch virtuelles Büro genannt, bietet von der respektablen Adresse über Telefonservice und Postweiterleitung bis hin zu Besprechungsräumen nach Bedarf alles – siehe eBuero.
Wie wichtig ein professionelles Auftreten und eine Büroadresse sein kann – das virtuelle Büro
Bankenviertel in Frankfurt, Shibuya in Tokyo, Speicherstadt Hamburg: Manche Adressen sind leicht zu erreichen und befinden sich genau dort, wo die großen Geschäfte gemacht werden.
Wenn dann noch eine freundliche, gut ausgebildete Mitarbeiterin die Anrufe entgegen nimmt und bei Bedarf ein Büro, ein Konferenzraum oder ein Tagungsraum zur Verfügung stehen, ist das doch eigentlich schon kein virtuelles Büro mehr, sondern ein echtes Büro. Aber was nun, wenn an dieser einen, einzigen Adresse mehrere Hundert Firmen und Freelancer ihr Büro haben? Dann wird hinter den Türen dieses Gebäudes ziemlich heftig gearbeitet.
Denn hier muss Post sortiert, weitergeleitet, eingescannt und vernichtet werden, müssen Termine ausgemacht und koordiniert, Kunden telefonisch betreut und Geschäftspartner empfangen werden.
Virtuelles Büro ist in finanziell engen Situationen eine Lösung
So ein Büroservice an einem angesagten Standort ist für viele Unternehmen die einzige Chance, ins Ausland zu expandieren. Denn gerade bei einem solchen Schritt ist die Lage erst einmal unklar: Lohnt es sich überhaupt, ein Büro am neuen Standort über Jahre zu unterhalten? Kann man sich das an einer angesagten Adresse überhaupt leisten? Und vor allem: Wenn man es sich nicht leisten kann und zu einem Standort „auf dem platten Land“ ausweicht – wie wirkt sich das auf die Geschäftszahlen aus?
Digitale Nomaden und Freelancer haben häufig ähnliche Probleme. Sie arbeiten von zu Hause aus, wo auch immer sie sich gerade befinden. Die Familie wohnt in den gleichen Räumen, in denen das Geschäft abgewickelt wird. Auf Geschäftspartner wirkt das erst einmal wenig professionell.
Das E-Büro ist für sie eine kostengünstige Möglichkeit, doch noch einen seriösen Eindruck zu machen. Und es kann schon für wenige Euro im Monat angemietet werden. Wie viel Service dann wirklich dazu gehört, muss natürlich im Einzelfall entschieden werden.
Und der Büroservice im E-Büro kostet extra. Einfach nur eine Adresse gibt es im zweistelligen Eurobereich, der umfassende Service dagegen kostet monatlich dreistellige Beträge. In manchen Fällen mag es daher günstiger sein, einfach nur einen Büroservice zu beauftragen – auch diese Möglichkeit gibt es.
Nachteile?
Ein virtuelles Büro hat natürlich nicht nur Vorteile. Nachteilig kann sich der Ruf der Briefkastenadresse auswirken, denn viele Menschen kennen den Unterschied zwischen echtem und virtuellem Büro nicht.
Außerdem hat das Personal eines solchen E-Büros mit der eigentlichen Firma nicht so viel zu tun, kennt das Kerngeschäft also unter Umständen nicht so gut, identifiziert sich nicht mit dem Unternehmen. Das ist aber bei einem Büroservice auch nicht anders.
Wer mehr über die Arbeitsweise der respektiven Anbieter erfahren will, kann sich im Netz informieren – die Branche kennt ihre Kundschaft sehr gut und unterhält entsprechend aufgebaute Webauftritte.
Ob sich das virtuelle Büro für Freelancer und Start-Ups in der Anfangsphase tatsächlich lohnt, muss im Einzelfall abgewägt werden. Es wird dem Ruf des (jungen) Unternehmens auf jeden Fall nicht schädigen, sondern bei entsprechender Adresse eher heben. Und das bei niedrigen Kosten und meist recht flexiblen Verträgen.
