Wie ein E-Büro Gründer und Selbstständige bei der Arbeit unterstützen kann
Existenzgründer und Solo-Selbstständige kennen das Problem. Die Finanzen sind knapp, das Geld für ein eigenes Büro ist nicht vorhanden und so arbeitet man von zuhause aus. Home Office ist ein deutlicher Trend in der Arbeitswelt. Doch was viele Befürworter der neuen Arbeitsweisen übersehen, ist der große Stress, der mit dem Home Office verbunden ist.
Die Kinder spielen und schreien im Hintergrund. Laufend gehen Anrufe von Kunden ein. Wer zuhause arbeitet, ist ständig abgelenkt und zugleich für alles verantwortlich. Ein virtuelles Büro oder ein E-Büro kann eine wertvolle Hilfe sein, damit die Existenzgründer und Solo-Selbstständigen sich wieder auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.
Ein virtuelles Büro erleichtert den Büroalltag!
Zugegeben: Der Name ist etwas irreführend. Denn ein virtuelles Büro besteht nicht nur rein virtuell. Es gibt dieses Büro tatsächlich – mit einer repräsentativen Adresse, an der Briefe und Postsendungen entgegengenommen werden, und mit Sekretärinnen und Sekretären, die Anrufe annehmen. Nicht selten sind sogar Konferenzräume vorhanden, sodass Geschäftstermine in einer ansprechenden Umgebung wahrgenommen werden. Virtuell ist das E-Büro nur insofern, als die Gründer und Solo-Selbstständige gar nicht vor Ort sein müssen.
Das funktioniert so: Wenn beispielsweise ein Kunde dem Selbstständigen anruft, wird er durch eine Rufweiterleitung mit dem virtuellen Büro verbunden. Dort wird der Anruf angenommen. Anfragen werden notiert und weitergeleitet. Termine können vereinbart werden. Die ganze Organisation des Büroalltags kann ein Büroservice übernehmen. Der Anbieter Büroservice24 kann hier gute Referenzen vorweisen.
Büroservice: Eine gute Adresse!
Ein weiterer Vorteil des virtuellen Büros besteht darin, dass die Adresse zum offiziellen Firmensitz werden kann. Der Gesetzgeber sieht vor, dass eine Firma über eine ladungsfähige Adresse verfügen muss, falls einmal ein wichtiges Schreiben von Amt wegen zuzustellen ist. Viele Existenzgründer und Solo-Selbstständige haben daher Ihre Wohnung zum Firmensitz erklärt. Das Problem: Der Kunde soll nicht wissen, wo man wohnt!
Hier ist das virtuelle Büro eine gute Lösung. Denn die Adresse ist ladungsfähig und kann damit zum Firmensitz werden. Das lässt sich auch werbewirksam einsetzen. Anstatt zugeben zu müssen, in einem äußeren Stadtteil in einer Etagenwohnung zu leben, rückt der Firmensitz mit einem virtuellen Büro in die besten Geschäftslagen. Unter den Linden in Berlin, an der Düsseldorfer Königsallee oder gar an der Madison Avenue in New York – überall dort kann man für einen vergleichsweise geringen Betrag einen Büroservice mieten.
Die gute Adresse wird zugleich zu einem Aushängeschild für das Unternehmen. Es muss niemand wissen, dass es sich „nur“ um ein E-Büro handelt.
Virtuelle Büros entlasten die Geschäftskasse!
Die Kosten für ein virtuelles Büro samt Büroservice variieren je nach Anbieter, Lage und Service stark. Eine fache Postadresse gibt es bereits für wenige Euros im Monat. Ein umfangreicher Service kostet nicht selten mehreren Hundert Euros.
Grundsätzlich ist es jedoch stets preiswerter, auf die Anbieter der Serviceleistungen zurückzugreifen, als selbst Büroräume anzumieten und das Personal anzustellen. Denn in einem E-Büro sind in der Regel mehrere Firmen ansässig, sodass die Kosten auf viele Mieter verteilt werden.
Es lohnt sich, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen und im Kleingedruckten nachzulesen. Besonders attraktiv sind variabel Angebote, die speziell auf den eigenen Bedarf zugeschnitten werden können. Kurze Vertragslaufzeiten sind ideal, um einfach einmal auszuprobieren, ob ein virtuelles Büro die eigene Arbeit sinnvoll unterstützt.
Virtuelle Büros sind nicht für jedes Unternehmen geeignet!
So manchen erscheinen E-Büros als der schöne Traum aus einer neuen Arbeitswelt, die vor allem Existenzgründern und Solo-Selbstständigen das Leben leicht macht. Doch nicht in allen Fällen sind virtuelle Büros geeignet. Wer in seinem Büro intensive Kundengespräche am Telefon führen muss und dabei auf seine Fachkenntnis und seine Expertise angewiesen ist, kann die Beratung nicht an den Büroservice delegieren. Je enger der Kundenkontakt ist, desto weniger eignen virtuelle Büros für die alltäglichen Geschäftsabläufe.
