So erleichtert ein CRM-System das Arbeiten im Homeoffice

So erleichtert ein CRM-System das Arbeiten im Homeoffice

So erleichtert ein CRM-System das Arbeiten im Homeoffice

Viele von uns bindet die Corona-Pandemie derzeit an das Homeoffice; ob gewünscht oder unerwünscht. Arbeitgeber waren bis dato dem Konzept des Remote-Working eher unaufgeschlossen. Die außergewöhnlichen (Pandemie-)Umstände, die derzeit in Deutschland grassieren, verlangen aber eine schnelle Anpassungsstrategie deutscher Unternehmen. Dabei stellt sich die Umstrukturierung der bisherigen Arbeitsprozesse sicherlich nicht als einfach dar; Hürden müssen überwunden werden, unerwartete Konflikte werden bei der Realisierung entstehen.

Um einige Kernaspekte zu nennen, die unerlässlich für einen reibungslosen Arbeitsablauf sind, aber in Zeiten der Pandemie herausfordernd über Homeoffice organisiert werden müssen:

 

1. Kommunikation!

Unglaublich wichtig und unglaublich herausfordernd, es erstmals in einem Betrieb über Remote zu organisieren; effizient und zufriedenstellend. Nur eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams gewährleistet

 

2. Die richtigen Tools und Werkzeuge!

Es stellt sich die Frage: Wie sehen die für die Realisierung von Remote-Working notwendigen Tools und Instrumente aus?

 

3. Mitarbeiterzugriff auf Unternehmensdaten!

Kein Zugriff mehr auf Unternehmensdaten erhalten über Remote? Nein, bitte nicht; die Kunden wollen schließlich weiterhin betreut und beraten werden! Ein passendes CRM ist hierfür unabdingbar.

 

4. Weiter besteht große Unsicherheit darüber

, inwieweit die eigenen Mitarbeiter überhaupt in ihrer Arbeit kontrolliert werden bzw. der an den Tag gelegte Arbeitseifer geprüft wird. Optimierung des Kommunikationsgeschehens wird über Remote notwendig

Für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Teams und abteilungsübergreifend, ist es unerlässlich, dass ein stetiger Austausch ohne unnötige Verzögerungen stattfinden kann. Die Arbeit an sich, die vorliegenden (Arbeits-)prozesse sollen ja nicht nur „erledigt“ werden, sondern bestmöglich, mit den bestmöglich vorzeigbaren Resultaten. Es im Homeoffice zu realisieren, mag daher für viele Führungskräfte verwunderlich klingen.

Über Remote-Working sind für eine reibungslose Kommunikation Daily Scrums (15-Minuten-Besprechung) hilfreich und etabliert. In ihnen wird sich täglich darüber verständigt, welche Aufgaben anstehen und welche Fortschritte es gibt. Gern gesehen bei Unternehmen sind derzeit Videokonferenzen; meist realisiert über Tools wie z. B. Microsoft Teams.

 

Nutzung von Cloud-CRMs ist im Trend

In den letzten Jahren entdeckten immer mehr Unternehmen die Chancen & Vorzüge von privaten Cloud-CRMs; da unter anderem die Kosten erheblich reduziert werden können. Weiter hält sich der Personalaufwand bei Nutzung einer Cloud-CRM-Variante stark in Grenzen (z. B. Wird die Funktionalität vom CRM- Anbieter selbst gewährleistet). Die CRMs selbst beinhalten operative (→ Vertriebsunterstützung), kollaborative (→ Kommunikationsunterstützung) und analytische Instrumente (→ Kundendatenbearbeitung).

Welche Vorzüge bieten sich Unternehmen mit einem CRM-System aus der Cloud, besonders nun in Zeiten der herausfordernden Corona-Pandemie?

Zunächst: Ein CRM-System ist ein Kundenmanagementsystem; es ermöglicht interne Informationen, wie z. B. Kunden- und Kontaktdaten, an einem bestimmten Ort (zentral) abzuspeichern, abzurufen und zu bearbeiten. Der Clou für Unternehmen: Mit den richtigen Einstellungen werden die Mitarbeiter dazu befähigt, über das Homeoffice aus auf diesen zentralen Datenpool zuzugreifen und ihn zu bearbeiten.

Von überall aus kann über die Cloud nun auf die für die Kundenbetreuung notwendigen Daten zugegriffen werden; es zeigen sich aber noch etliche weitere Vorzüge auf, wie z. B. eine bessere Transparenz oder gar die Vermeidung von Wissensegoismen zwischen Teams und Abteilungen. Finden Veränderungen am Bestand der Kundendaten statt, so werden diese in Echtzeit für alle Mitarbeiter im Homeoffice aktualisiert.

Nicht alle Customer-Relationship-Management-Systeme habe eine (gute) Terminvereinbarungsfunktion integriert. Oftmals muss hier auf klassische Systeme wie Outlook ausgewichen werden. Eleganter und oftmals sinnvoller sind gerade für Selbstständige Online Terminbuchungstool. Diese gibt es in diversen Ausführungen. Mit der richtigen Strategie lassen sich solche Tools gewinnbringend nutzen, um seinen Arbeitsalltag gleichzeitig effizienter und effektiver zu gestalten.

 

Inwieweit kann ein Unternehmen von einem Cloud-CRM profitieren?

Die Betriebsabläufe über das Homeoffice zu arrangieren, mag auf den ersten Blick ungewohnt und risikofreudig zu erscheinen. Mit einem zentralen Datenbestand genießen Sie aber etliche Vorzüge, die das Arbeiten vom Homeoffice aus auf vielfältige Weise wirkungsvoller und effizienter gestalten.

Eine kleine Auswahl der Vorzüge:

  1. Die Kommunikation der Teams verläuft reibungsloser und effizient; besonders hervorzuheben ist dies für alle Mitarbeiter des Vertriebs, die auf aktuelle Daten (z. B. zu Leads und (potenziellen) Kunden) in Echtzeit (u. a. vor Ort beim Kunden) angewiesen sind. Ebenso wird der Vertrieb nicht mehr von Wissensegoismen berührt werden, da Abteilungen untereinander keine Informationen und Daten zurückhalten können.
  2. Kampagnen der Marketingabteilung sind mit einem Cloud-CRM zügiger realisierbar. So lassen sich z. B. gestartete Social-Media Maßnahmen einfach vom Homeoffice aus überwachen; Veränderungen werden in Echtzeit aktualisiert, alle Aktivitäten sind optimal im Blick. Ihre eigenen Arbeitsergebnisse und -Veränderungen sind dabei sofort für Ihre Kollegen abrufbar; sowohl Maßnahmen als auch ganze Marketingkampagnen sind so zügiger optimierbar. Mit der Echtzeit-Aktualisierung der eigenen Social-Media-Kanäle werden die eigenen Zielgruppen schneller bedient und besser betreut.
  3. Ihre Kunden werden letztendlich zufriedener sein! Denn: Ebenso wird die Kommunikation mit den Kunden aus dem Homeoffice über ein CRM reibungsloser verlaufen, da Ihre Mitarbeiter in Echtzeit einen Zugriff auf die Daten der Kunden haben und so die Grundlage für einen optimalen Kundenservice ermöglicht wird.
  4. Was für die Mitarbeiter in den Vertriebsabteilungen gilt, ist ebenso für die restlichen Abteilungen ein enormer Vorteil: Über eine Cloud-CRM wird den Mitarbeitern – aller Abteilungen – eine wesentlich effizientere Kommunikation ermöglicht, die ein besseres Arbeiten ermöglicht.

 

Schlussbemerkung:

Ja, es ist nicht einfach. Die Arbeit vom Homeoffice aus hat generell so ihre Tücken. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen wurde häufig noch analog (und nicht digital) gearbeitet; die Digitalisierung war für viele KMU bis zur Corona-Pandemie eigentlich noch in weiter Ferne. Nun sind KMU gezwungen, rasch zu handeln und ihre eigenen Geschäftsabläufe flexibel an die vorliegenden Gegebenheiten anzupassen. Bei KMU gesellt sich noch der spezielle Umstand dazu, dass in diesen Unternehmen der Kontakt zwischen CEO und Mitarbeitern intensiver ist als bei größeren Unternehmen.

Die aktuelle Corona-Pandemie setzt KMU unter einen gehörigen Druck, ihre Digitalisierung rasch zu realisieren. CRM-Systeme können enorm dabei helfen, wichtige Geschäftsabläufe eines Unternehmens vom Homeoffice aus zu steuern.