Microsoft Teams: Wie benutzt man es?
Bei der Anwendung Microsoft Teams handelt es sich um einen Collaborative Workspace, der in die Programmsuite Microsoft 365 integriert ist. Das Programm bietet vielfältige Funktionen, die insbesondere seit dem Beginn der Corona-Pandemie von großer Bedeutung sind.
So kann mit Teams die Produktivität der Mitarbeiter unterstützt, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, kollaborative Teamarbeit und Videochats realisiert und verschiedenste Konversationen geführt werden. Microsoft Teams stellt damit eine tolle Alternative zu der herkömmlichen Kommunikation per E-Mail dar und kann als digitale Variante des modernen Großraumbüros bezeichnet werden.
Da die Vernetzung der Mitarbeiter, die sich nicht mehr gemeinsam im Büro aufhalten, im Jahr 2020 immer wichtiger wurde, integrierte Microsoft stets neue Funktionen in Teams – so wurde beispielsweise eine Verbindung zu RealWear Smartglasses etabliert, die besonders für Außendienstmitarbeiter wichtig ist. Doch auch weitere RealWear-Komponenten erlangen im Zuge der Corona-Krise verstärkt an Bedeutung. Für Einsteiger in dieses Thema ist beispielsweise ein Anfangen mit RealWear HMT-1 ratsam.
Verfügbar ist Microsoft Teams sowohl als mobile und Desktop-App, als auch über den Webbrowser. Welche Funktionen es bietet, erklärt der folgende Artikel.
Messaging, Teams und Kanäle
Die Teams bestehen aus unterschiedlichen Gruppen von Mitarbeitern. Der Umfang und die Größe der einzelnen Teams können dabei vollkommen individuell gewählt werden. Dabei besteht jedes Team aus einzelnen Channels, welche in der Regel ein bestimmtes Thema haben.
Die Kanäle entsprechen Gruppen-Chaträumen, die für schnelle Unterhaltungen genutzt werden können. Dabei wird zwischen privaten Kanälen, auf denen vertrauliche Unterhaltungen geführt werden können, und Standard-Kanälen unterschieden, auf denen auf freigegebene Daten und geführte Gespräche von allen Mitgliedern eines Arbeitsbereiches zugegriffen werden kann. Auch ein Versand von Direktnachrichten an einzelne Kollegen ist möglich.
Mit Teams Produktivität erhöhen
Mit Microsoft Teams wird allerdings nicht nur das Echtzeit-Messaging maßgeblich erleichtert, sondern auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Dateien in PowerPoint, Excel, Word und Co. können von den Benutzern, ohne das Verlassen von Teams, gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden.
Ebenfalls findet eine Synchronisation von Teams mit den Outlook-Kalendern statt, sodass Meetings unkompliziert eingerichtet werden können und stets ein schneller Zugriff auf Zeitpläne möglich ist. Durch die Funktion „Tasks“ werden die Funktionen des ehemaligen „Planner“ mit bekannten „To-Do-Apps“ kombiniert. So können sich die Nutzer gegenseitig Aufgaben zuweisen, den Fortschritt einzelner Projekte überwachen und die Produktivität von teambasierten Arbeiten so maßgeblich erhöhen.
Audio- und Videokonferenzen
Einer der aktuell wohl wichtigsten Bestandteile von Microsoft Teams stellt die Möglichkeit für Video- und Audiokonferenzen dar. Durch diese innovative Art der Konferenzen können sich Mitarbeiter, die sich an verschiedenen Orten befinden, virtuell treffen.
Durch den sogenannten „Together“-Modus, der erst im Sommer 2020 eingeführt wurde, können sogar virtuelle Umgebungen, wie ein Café oder ein Konferenzraum erzeugt werden. Dadurch wird das Gefühl der Natürlichkeit der Kommunikation in Videokonferenz stark erhöht. Hinzugefügt wurde vor kurzem ebenfalls eine Echtzeit-Rauschunterdrückung, durch die unerwünschte Geräusche im Hintergrund gefiltert werden und lediglich das eigentliche Sprachsignal beibehalten wird.
Live-Untertitel, Aufzeichnungen, Handheben, Bildschirmfreigaben und benutzerdefinierte Hintergründe sind bei den Videoanrufen in Teams selbstverständlich ebenfalls möglich. Teams kann darüber hinaus auch für unternehmensweite Übertragungen genutzt werden: Videos können live gestreamt werden und dabei bis zu 10.000 Mitarbeiter erreichen.
