Wie greift der Datenschutz bei Übersetzungsaufträgen?
In Unternehmen können die Themen Vertraulichkeit und Datenschutz spätestens seit der Einführung der neuen DSGVO, der Datenschutzgrundverordnung, nicht mehr vernachlässigt werden. Zum Teil war es nötig, innerhalb der Firmenstrukturen vollkommen neu festzulegen, wie eine vertragliche Absicherung gestaltet wird und wer welche Informationen erhalten darf.
Datenschutz und Geheimhaltung spielen ebenfalls bei Übersetzungsaufträgen eine äußerst wichtige Rolle. Werden Aufträge von einem Übersetzungsdienstleister erledigt, können schließlich betriebsfremde Personen auf Interna zugreifen. Natürlich sollte es selbstverständlich sein, dass die Dienstleister mit den Informationen vertraulich umgehen. Seriöse Übersetzer unterzeichnen allerdings auch gerne eine zusätzliche Geheimhaltungserklärung.
Schriftliche Dokumentation der Geheimhaltung
Häufig werden Geheimhaltungsverträge mit der Abkürzung NDA bezeichnet, die für den englischen Ausdruck „non-disclosure agreement“ steht. Es handelt sich dabei um eine Verschwiegenheitserklärung, durch die eine Weitergabe der betreffenden Informationen, die den Übersetzungstexten entnommen werden können, genau geregelt beziehungsweise ausgeschlossen wird.
Grundsätzlich sollte die NDA stets die Adresse der Agentur oder des Übersetzers enthalten und weiterhin regeln, wann und ob überhaupt, die Dokumente, die übersetzt werden, weitergegeben werden dürfen. In ihnen sind schließlich häufig Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten.
Die Weitergabe vertraulicher Dokumente
Auch, wenn es sich um vertrauliche Inhalte handelt, werden die Dokumente von dem Übersetzer manchmal weitergeben. Bei Übersetzungsagenturen werden die Texte zum Beispiel häufig an die Projektleitung ausgehändigt. Auch Einzelübersetzer leiten die Übersetzungen und die Originale häufig an einen Korrekturleser oder Lektor weiter. So wird die Qualität der Übersetzung gesichert – eine Sicherheitslücke hinsichtlich der NDA sollte sich daraus jedoch nicht ergeben.
Im Rahmen der Vertraulichkeitsvereinbarung muss so darauf geachtet werden, dass der Dienstleister oder Mitarbeiter, der den Auftrag ausführt, von der Pflicht zur Geheimhaltung ebenfalls betroffen ist. Darüber hinaus sollte der Zugang zu den Dokumenten lediglich für Personen bestehen, welche diesen für die Erbringung der Leistung zwingend benötigen.
Zugriff auf sensible Daten
Für die Auftragsbearbeitung wird der Auftrag in der Regel durch einen Projektmanager gesichtet, damit dieser einen fachlich und sprachlich geeigneten Übersetzer auswählen kann. Falls mit einem Einzelübersetzer statt einer Agentur zusammengearbeitet wird, nimmt dieser die Sichtung natürlich selbst vor.
Danach muss der eigentliche Übersetzer Zugriff auf die Dokumente erhalten. Eventuell arbeitet dieser auch mit Programmen, in die der jeweilige Text geladen wird, um effizienter zu übersetzen. Dabei handelt es sich um das sogenannte Translation Memory, welches stetig kohärente, schnelle Übersetzungen und Bearbeitungen erlaubt.
Onlineverarbeitung: Datenschutz und Geheimhaltung
Die entsprechenden Dokumente werden vielen Übersetzern per E-Mail zugesendet. Abhängig von dem jeweiligen Anbieter besteht dadurch die Möglichkeit, dass die Daten auf ausländischen Servern verarbeitet oder gespeichert werden. Um mehr Sicherheit bei der Datenverarbeitung zu gewährleisten, ist es daher empfehlenswerter, mit einem Portal für das Hochladen der Daten zu arbeiten.
Bei vertraulichen Dokumenten ist qualifizierten, menschlichen Übersetzern stets der Vortritt vor freien Onlinelösungen zu lassen. Die Daten werden bei diesen nämlich sehr häufig über Server, die im Ausland stehen, geleitet. Abhängig von den individuellen AGB besteht sogar die Möglichkeit, dass die Daten aus dem zu übersetzenden Text verwendet werden, um das Programm weiter zu optimieren. Das bedeutet, dass der Text nicht nur übersetzt, sondern darüber hinaus auch gespeichert und weiterverarbeitet wird.
