Worauf Sie beim Kauf eines Kassensystems achten sollten

Worauf Sie beim Kauf eines Kassensystems achten sollten

Worauf Sie beim Kauf eines Kassensystems achten sollten

Gründe für die neue Anschaffung eines Kassensystems gibt es viele. Beispielsweise, wenn die vorhandene Kasse in die Jahre gekommen ist oder Sie Ihr erstes Geschäft eröffnen möchten. Seit 2017 sind zudem alle Unternehmer in Deutschland verpflichtet, ein elektronisches oder digitales Kassensystem zu nutzen. Dadurch sollen jegliche Umsätze lückenlos erfasst werden. Neu kam im Jahr 2020 die sogenannte Kassensicherungsverordnung hinzu, mit welcher sichergestellt wird, dass durch technische Absicherungen keine Umsätze mehr gelöscht werden können.

 

Wie funktioniert ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist in unterschiedliche Komponenten aufgeteilt. Die aufgespielte Software bildet dabei sozusagen das Gehirn der Kasse. Sie ist die Schaltzentrale, welche die Hardware der Kasse steuert. Als Hardware werden je nach Ausstattung Scanner, der Bildschirm, die Kassenlade, ein Bon-Drucker und ein Kartenlesegerät betrachtet.

In der Kassenlade befindet sich typischerweise das Bargeld und Belege mit Unterschriften. Die Preiseingabe erfolgt entweder manuell über eine Tastatur oder per Scan. Über den Bon-Drucker erfolgt die Ausgabe des Belegs oder der Rechnung für den Kunden. Sofern Sie ein Kartenlesegerät angeschlossen haben, können Kunden bargeldlos mit EC- oder Kreditkarte bezahlen.

 

Welche unterschiedlichen Kassen-Arten gibt es?

Bei der Auswahl einer neuen Kasse gibt es eine riesige Auswahl an unterschiedlichen Modellen. Natürlich gibt es nach wie vor die klassischen Geldkassetten und die offene Ladenkasse. Bei diesen Modellen ist nur eine Zahlung mit Bargeld möglich.

Eine durchaus gängige Variante ist die Registrierkasse. Registrierkassen eignen sich vor allem für kleinere Geschäfte ohne Warenwirtschaft. Alle Umsätze werden elektromechanisch auf den klassischen Kassenrollen gedruckt, eine Zahlung ist sowohl Bar als auch mittels Kartenzahlung möglich.

Ein Kassensystem ist das am umfangreichsten ausgestattete Modell, über welches Sie neben dem eigentlichen Bezahlvorgang auch weitere Aufgaben wie die Buchhaltung oder Warenwirtschaft steuern können. Die Umsätze werden elektronisch erfasst, eine Bezahlung ist mit Bargeld, über Karte oder mobil möglich. Sofern Sie nur ein Geschäft betreiben, reicht ein Einzelsystem aus. Bei einer Kette oder einem größeren Store mit mehreren Kassen lohnt sich ein Kassensystem mit einem modularen Aufbau.

Neben den massiven Modellen, die fix an einem Platz stehen werden mobile Zahlungssysteme immer interessanter. Vor allem in der Event- oder Gastronomiebranche rücken diese Varianten in den Fokus.

 

Wichtige Aspekte bei der Auswahl des Kassensystems

Wenn Sie sich entschieden haben, eine neue Kasse anzuschaffen, gilt es verschiedene Aspekte dabei zu berücksichtigen. Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer neuen Kasse ist die Bedienbarkeit. Es lohnt sich, ein Kassensystem vor der Anschaffung zu testen. So sehen Sie, ob mit dem Modell eine reibungslose Zahlungsabwicklung möglich ist und auch, ob sich neue Mitarbeiter schnell mit der Bedienbarkeit zurechtfinden.

Auch die technischen Voraussetzungen müssen stimmen. Eine neue Kasse sollte mindestens mit einem I5 – Prozessor und 8GB Arbeitsspeicher ausgestattet sein, der bei Bedarf erweiterbar ist. Bei der Festplatte ist eine 256GB SSD Platte eine gute Wahl.

Der Funktionsumfang einer neuen Kasse sollte auf die Bedürfnisse zugeschnitten sein. Neben den Funktionen wie das Anlegen von Produkten und Preisen bieten einige Systeme auch die Möglichkeit zur Erstellung von Statistiken oder zum Anlegen bestimmter Mitarbeiterfunktionen an. Durch die 2020 in Kraft getretene Belegausgabepflicht ist auf jeden Fall auch die automatische Bon-Ausgabe für einen getätigten Umsatz wichtig. Wenn Sie weitere Geräte nutzen, achten Sie bei der Auswahl darauf, ob die Kasse die benötigten Schnittstellen besitzt.

Zu guter Letzt ist die Größe der Kasse wichtig. Hier gibt es sehr kleine Modelle bis zur großen Variante. Überlegen Sie sich, wo die neue Kasse ihren Platz finden soll. Nachdem Sie alle Aspekte abgewogen haben, geht es an die Auswahl. Schauen Sie einfach einmal auf ready2order vorbei. Hier finden Sie passende Kassensysteme sowohl für kleine oder mittlere Betriebe.