Elektronische Signatur – Geld und Zeit sparen
Der meiste Schriftverkehr wird schon lang nicht mehr über das Papier und die Post abgewickelt. Das Internet hat die Kommunikation und damit auch den Schriftverkehr revolutioniert. Das Verschicken von Dokumenten über das Internet ist schnell, einfach und wenn man es richtig macht, sicher. Dabei spielen die Faktoren IT-Sicherheit und Integrität eine große Rolle, denn unterzeichnete Online-Dokumente müssen genauso wie normale unterzeichnete Unterlagen die Wahrheit wiedergeben und sicher transportiert werden. Mussten damals Dokumente noch ausgedruckt, unterschrieben und abgeschickt werden, kann man heute mit wenigen Mausklicks digitale Dokumente erstellen und in wenigen Sekunden verschicken. Der Transportweg über das Internet ist zwar schnell, birgt bei fehlender Sicherheit aber auch Risiken. Durch eine digitale Unterschrift können Online-Dokumente unterzeichnet und damit die Integrität des Dokuments garantiert werden.
Was ist eine digitale Signatur?
Grundsätzlich beschreibt der Name schon um was es sich handelt, denn eine digitale Signatur ist die digitale Form der Unterschrift. Somit müssen Dokumente nicht mehr per Hand unterzeichnet werden, sondern können ganz einfach am Computer durch entsprechende Software unterschrieben werden. Die digitale Signatur, oder auch elektronische Signatur genannt, ist dabei sehr benutzerfreundlich und lässt sich leicht in die gängigen Dateitypen wie PDF oder DOCX integrieren. Dies ist besonders bei geschäftsrelevanten Dokumenten hilfreich und erspart das mühevolle Unterschreiben mit dem Stift.
Papierlos glücklich Handwerksbetrieb setzt mit Digitalisierung Maßstäbe
Zahlreiche Vorteile erwarten Nutzer
Dabei ist wichtig zu verstehen das nicht jeder berechtigt ist eine erstellte Signatur zu verwenden, denn für das Unterschreiben mit einer digitalen Signatur, muss ein Authentifizierungsverfahren durchlaufen werden. Dieses garantiert, dass die Signatur tatsächlich von der angegebenen Person stammt und kein Betrug vorliegt. Solche Authentifizierungsverfahren garantieren die Integrität der Unterschrift und machen digitale Signaturen fälschungssicher. Dies ist ein großer Vorteil im Gegensatz zu der analogen Unterschrift, welche von jedem nachgemacht werden kann. Elektronische Signaturen unterliegen strengen Sicherheitsauflagen und müssen zertifiziert werden, damit man sie als Signaturen nutzen darf.
Die garantierte Integrität der Signatur ist nur einer der Vorteile einer elektronischen Signatur. Zudem spart das digitale Signieren Zeit und ist für Privat- und auch Geschäftspersonen möglich. Durch die Digitalisierung fallen Hilfsmittel wie Drucker, Papier und Tinte weg und damit auch die Kosten dafür. Die signierten Dokumente können sofort abgespeichert und verschickt werden und kommen innerhalb von Sekunden bei dem Empfänger an.
Da im Arbeitsalltag viele Dokumente unterzeichnet werden müssen, spart das Einführen von digitalen Unterschriften sofort Zeit. Diese Zeit können die Mitarbeiter in andere Tätigkeiten investieren und steigern damit ihren eigenen Wert für das Unternehmen. Durch die elektronische Signatur werden Dokumente mit einem Mausklick signiert und sind bereit für den Versand. Zudem ist das Nutzen der digitalen Signatur gut für die Umwelt, da Transportwege, Papier und viele weitere Büromaterialien eingespart werden. Die Vorteile der elektronischen Signatur wirken sich auf alle Beteiligten des Unternehmens aus, denn auch die Verwaltung der Dokumente profitiert von der Digitalisierung. Dokumente können automatisiert mit Zeitstempeln versehen werden und direkt online zur Verfügung gestellt werden.
Die digitale Signatur vermeidet handschriftlich unterzeichnete Dokumente, schafft Sicherheit für Absender und Empfänger und erleichtert die Verwaltung von unterzeichneten Dokumenten ungemein. Aus diesem Grund ist das Nutzen der digitalen Signatur eine Notwendigkeit in unserer heutigen Zeit. Erstelle deine eigene digitale Signatur noch heute auf yousign.com.
