Lohnabrechnung – was man als Arbeitgeber wissen sollte
Jeder Arbeitgeber mit mindestens einen Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, einmal monatlich eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung für seine/n Mitarbeiter auszustellen. Dabei ist gesetzlich klar geregelt, welche Informationen diese Abrechnung enthalten muss und wie die Berechnung erfolgen sollte.
Jeden Monat erhalten Millionen von Arbeitnehmern eine Gehalts- oder Lohnabrechnung. Doch was ist eigentlich der Unterschied und worauf sollte speziell der Arbeitgeber bei dieser Abrechnung achten, damit sie rechtlich einwandfrei ist?
Lohnabrechnung – das sollte man als Arbeitgeber wissen
Sowohl Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer sollten wissen, was eine Lohnabrechnung ist. Es handelt sich im Grunde um ein Dokument, in welchen das Monatsgehalt des Arbeitnehmers für einen definierten Zeitraum aufgeschlüsselt wird.
Lohn und Gehalt – wo liegt eigentlich der Unterschied?
Wichtig ist auch zu erwähnen, dass es Unterschiede zwischen einer Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt. Eine Entlohnung des Arbeitnehmers kann durch den Lohn oder auch durch das Gehalt erfolgen. Wenn der Arbeitnehmer ein Lohn erhält, dann erfolgt die monatliche Bezahlung nach erbrachten Arbeitsstunden. Es handelt sich also um einen Betrag, der sich monatlich ändern kann. Wenn der Arbeitnehmer ein Gehalt hat, dann bekommt er monatlich die gleiche Summe vom Arbeitgeber ausgezahlt.
Gibt es eine Pflicht für diese Abrechnung?
Sobald ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter monatlich entlohnt, ist er nach Paragraph 108 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, eine Abrechnung für Gehalt bzw. Lohn in „Textform“ auszustellen. Dies geht auch mit der rechtmäßigen Abführung der Sozialversicherungsbeiträge einher.
Des Weiteren gilt auch die Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber. Diese greift dann, wenn der Umsatz mindestens 500.000 EUR bzw. der Gewinn 50.000 EUR im Jahr beträgt. In diesem Fall sind die Unterlagen der Lohnabrechnung mindestens für 10 Jahre aufzubewahren.
Gehalts- und Lohnabrechnung – Pflichten für den Arbeitnehmer
Arbeitnehmer sind nicht dazu verpflichtet, die Abrechnung für Lohn bzw. Gehalt aufzubewahren. Es wird jedoch DRINGEND empfohlen, diese Abrechnungen bis zum Rentenalter aufzubewahren. Es lohnt sich auch, die Gehaltsabrechnung hin und wieder über überprüfen. Ist zum Beispiel die eingetragene Lohnsteuerklasse korrekt? Wurde die Kirchensteuer richtig angegeben? Wie sieht es mit der Höhe der Beiträge für die Krankenversicherung aus?
Wie muss die Lohnabrechnung aussehen und was sollte sie beinhalten?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, wie diese Abrechnung aussehen sollte. Sie kann sowohl handschriftlich als auch in elektronischer Form (mit Ausdruck) erfolgen. Pauschal sollte eine Gehaltsabrechnung folgendes beinhalten, damit sie rechtsgültig ist:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- das Geburtsdatum des Arbeitnehmer
- die Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer und Versicherungsnummer vom Arbeitnehmer
- Beginn und Ende vom Arbeitsverhältnis
- der genaue Zeitraum für die Abrechnung
- Firmenstempel, Unterschrift oder ähnliches
Dazu kommen noch die aufgeschlüsselten Bestandteile der Entlohnung:
- Bruttolohn
- Beiträge zur Sozialversicherung des Arbeitnehmer
- Steuerabgaben
- Höhe der betrieblichen Altersvorsorge
- Zuschläge (Schichten, Nachtarbeit etc.)
- Zulagen (zum Beispiel Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld)
- geldwerte Vorteile
- Steuerfreibeträge
- ggf. die Höhe der Kinderfreibeträge
- vermögenswirksame Leistungen
- ausgezahlter Nettobetrag
Besonders wichtig ist die detaillierte Angabe der Bestandteile des Gehalts/ Lohns. Für den Arbeitnehmer ist natürlich die Höhe des Nettogehalts die wichtigste Information auf der Abrechnung.
Kann man die Lohnabrechnungen selber machen?
Aufgrund des enormen Aufwands lagern Kleinbetriebe ihre Lohnabrechnung oftmals aus. In großen Unternehmen aber erfolgt die Gehaltsabrechnung oft intern, da externe Dienstleistungen viel Geld kosten.
Wenn die Abrechnung intern erfolgen soll, dann gibt es die folgenden Möglichkeiten:
- persönliche erstellte Vorlagen in Word bzw. Excel
- angefertigte Muster im Internet. Bei entsprechender Suche lassen sich viele Formulare finden.
- bei größeren Unternehmen bzw. schwankenden Löhnen ist eine Software empfehlenswert
Beachten Sie dabei, dass Vorlagen aus dem Internet nicht immer auf den neuesten Stand sind. Die Schlüssel zur Berechnung von den Finanzämtern ändern sich nahezu jedes Jahr, so dass diese Methodik nur für Arbeitgeber mit wenigen Mitarbeitern zu empfehlen ist. In der Regel ist eine Lohnabrechnungssoftware der einfachste und effizienteste Weg für eine fehlerlose, rechtlich einwandfreie Gehaltsabrechnung/ Lohnabrechnung.
Wie berechnet man die Lohn-/ Gehaltsabrechnung?
Im Folgenden wird erklärt, wie im Regelfall die Gehaltsabrechnung erfolgt. Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung in mehreren Schritten:
1)Das Bruttogehalt wird berechnet (zu versteuerndes Einkommen)
2)Die Berechnung von Kirchensteuer, Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
3)Ermittlung der Sozialabgaben (Versicherungen)
Die Lohnsteuer wird aus dem zu versteuernden Einkommen berechnet. Die Berechnungsformel hängt von der Höhe des Einkommens und der Steuerklasse ab. Die anzuwendenden Formeln sind im EStG §32 a geregelt. Beim Solidaritätszuschlag handelt es sich um eine Pflichtabgabe. Ebenso wie die Lohnsteuer wird sie vom Arbeitnehmer „bezahlt“ und durch den Arbeitgeber vom Lohn abgeführt. Die Kirchensteuer wird nur bezahlt, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer entsprechenden Konfession ist. Die Höhe der Kirchensteuer ist von der Lohnsteuer abhängig und wird in den Bundesländern unterschiedlich bemessen.
Die Sozialabgaben werden in den meisten Fällen zu gleichen Teilen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen. Dazu zählen
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
Der Arbeitgeber ist gesetzliche dazu verpflichtet, für seine Mitarbeiter monatlich eine klar aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnung auszustellen. Dabei müssen die einzelnen Bestandteile des Lohns/ Gehalts detailliert aufgezeigt werden. Die Pflichtinhalte der Abrechnung sind nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO klar definiert. Dem Arbeitgeber obliegt außerdem auch die Aufbewahrungspflicht für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen seiner Mitarbeiter. Es wird aber auch dem Arbeitgeber empfehlen, die Abrechnungen aufzubewahren und ggf. auf ihre Richtigkeit zu prüfen.
