Drucker für KMU: Worauf kommt es dabei an?
Drucker spielen im Arbeitsalltag von kleinen und mittleren Unternehmen eine große Rolle, denn täglich werden Dokumente sowohl für den internen Gebrauch als auch für den Schriftverkehr mit Kunden ausgedruckt. Für KMUs sind besonders Multifunktionsgeräte interessant, die neben Drucken, Scannen, Faxen oder sogar Mailen können und so zu einer optimalen Nutzung der Investition beitragen.
Gedruckte Dokumente trotz Digitalisierung in Unternehmen so gefragt wie nie
Vor einigen Jahren wurde vorhergesagt, dass mit der zunehmenden Digitalisierung Drucker in Unternehmen aller Größenordnungen bald nur noch ein untergeordnete Rolle spielen würden. Diese Annahme hat sich jedoch als falsch erwiesen, denn Statistiken belegen, dass heute in Betrieben mehr gedruckt wird als je zuvor. Auch in Unternehmen in der Region Weser-Ems beweisen aktuelle Daten immer wieder, dass Berichte, Präsentationen, Rechnungen und E-Mails in steigender Zahl ausgedruckt werden. Während die Digitalisierung zwar die Möglichkeit bietet viele Dokumente auf effektive Weise am Computer zu erarbeiten und dann auf digitale Weise zu verteilen, so arbeiten Mitarbeiter auch weiterhin am liebsten mit einer ausgedruckten Variante. Der ständig steigende Verbrauch von Druckerpapier und anderem Druckzubehör stellt dies immer wieder unter Beweis und der Drucker bleibt auch weiterhin ein wichtiges Gerät, um die Arbeit in Unternehmen auf effiziente Weise zu bewältigen.
Verschiedene Druckertechnologien und ihre Einsatzgebiete
Druckern kommen in KMUs unterschiedliche Aufgaben zu und es lohnt sich ein Modell zu wählen, dass für Arbeiten, die am häufigsten anfallen, die besten Eigenschaften mitbringt. Laserdrucker eigenen sich beispielsweise ausgezeichnet für Büros, in denen ein hohes Druckvolumen anfällt. Die schnelle Druckgeschwindigkeit erlaubt ein effizientes Arbeiten, auch wenn beispielsweise Flyer, Mailings oder ähnliche Dokumente mit hohem Volumen gedruckt werden sollen. Die Druckosten gestalten sich außerdem geringer, da man mit den Toner-Kartuschen des Laserprinters kostengünstiger druckt als mit den Tintenpatronen für Tintenstrahldrucker.
Doch auch der Tintenstrahldrucker findet sich in Betrieben und wird bevorzugt dort eingesetzt, wo eine besonders hohe Druckauflösung nötig ist, wie sie beispielsweise für Grafiken und Bilder gewünscht wird. In einigen Betrieben kommen auch heute noch Nadeldrucker zum Einsatz, die ein Druckbild erzeugen, indem viele einzeln angesteuerte Nadeln gegen ein Farbband schlagen und dieses an das Papier drücken. Die Vorteile eines solchen Druckers bestehen primär darin, dass auch Durchschläge gedruckt werden können – z.B. für Lieferschein oder Rezepte. Ein weiteres Argument, das auch heute noch für einen Nadeldrucker spricht, sind die geringen Unterhaltskosten und die ebenso geringe Wartungsanfälligkeit.
Wichtige Auswahlkriterien bei der Druckerwahl
Schafft man einen neuen Drucker für den Betrieb an, so sollte man sich dabei nicht in erster Linie vom Anschaffungspreis leiten lassen, sondern auch andere, oft wichtigere Kriterien zur Kaufentscheidung hinzuziehen. Muss täglich viel gedruckt werden, so ist beispielsweise die Druckgeschwindigkeit wichtig, damit der Arbeitsrhythmus aufrechterhalten werden kann. Sollen Grafiken wichtige Details genau darstellen, so spielt zudem die Druckqualität eine wichtige Rolle. Heute ist auch die Netzwerkfähigkeit ein wichtiger Aspekt, der beim Kauf des Druckers beachtet werden sollte, wenn mehrere Personen in einem Netzwerk verbunden sind und sich den Drucker teilen. Nicht zuletzt spielen auch die Kosten für die Verbrauchsmaterialien eine große Rolle, da sie die langfristigen Druckkosten für den Betrieb definieren. Es ist beispielsweise wünschenswert, einen Drucker anzuschaffen, für den man auch günstiges Druckerzubehör von Drittanbietern erhalten kann.
Drucker kaufen oder leasen – welche Vor- und Nachteile haben diese Varianten?
Man kann überlegen einen Drucker zu leasen, besonders wenn dieser nur über eine befristete Zeit benötigt wird. Man hat dann den Vorteil, dass man ein hochwertiges Gerät nutzen kann, ohne den teuren Anschaffungspreis in Kauf nehmen zu müssen. Beim Abschluss des Leasing-Vertrags sollte man jedoch unbedingt darauf achten, ob auch Verbrauchsmaterialien beinhaltet sind und ob eine Versicherung für mögliche Reparaturen eingeschlossen ist.
Wird das Gerät längerfristig gebraucht, trifft man mit einem Kauf in der Regel die bessere Entscheidung. Die Leasingkosten sind nicht zwingend günstig und ein eigener Printer kann sich daher unter Umständen schnell amortisieren. Außerdem hat man bei einem eigenen Drucker den Vorteil, dass man Druckermaterialien von Drittanbietern oft sehr viel günstiger beziehen kann und somit an den Folgekosten spart.
