Präsentkörbe und Geschenke für Mitarbeiter: Achtung steuerrechtliche Fallen drohen
Ein Präsent drückt Wertschätzung aus und erhöht die Motivation. Doch damit Ihr Dankeschön nicht zur Steuerfalle wird, sollten Sie einige Dinge beachten und sich näher mit dem Thema Sachbezüge beschäftigen.
Was ist ein persönliches Ereignis? Wie viel darf der Sachwert kosten und wer prüft überhaupt nach, welche Geschenke für welchen Betrag Mitarbeiter erhalten haben? Es gibt strenge Regeln, die vielen Chefs das Verschenken von Präsentkörben und kleinen Aufmerksamkeiten vergällen. Schließlich möchte man, wenn man jemandem eine Freude bereitet, nicht gleichzeitig ans Finanzamt und an die Steuerabführung denken. Doch das sollten Sie, sonst könnte der Empfänger nach Einreichung seiner Steuererklärung Ärger mit dem Fiskus bekommen.
Steuerfreie Geschenke – was darf ein Präsent für Mitarbeiter kosten?
Grundsätzlich richtet sich der steuerfreie Betrag für Präsentkörbe und andere Geschenke nach dem Anlass. Zu Weihnachten dürfen Arbeitgeber pro Mitarbeiter 50 Euro als Sachwert verschenken. Zu einem persönlichen Ereignis sind 60 Euro Sachbezug steuer- und abgabenfrei. Denken Sie daran, dass es sich hierbei um den Bruttobetrag und nicht um den Nettowert handelt. Liegt die Aufmerksamkeit auch nur einen Cent über den zulässigen 50 Euro, hat das für den Empfänger ungünstige Folgen. Denn er wird im Zuge seiner Steuererklärung zur Kasse gebeten und muss die Steuer nachzahlen. Das können Arbeitgeber verhindern, in dem sie entweder selbst für die Steuer aufkommen, oder aber ganz einfach so schenken, dass die Summe stimmt und dass eine Einstufung als Bargeldzuwendung ausgeschlossen ist. Der teure Geschenkkorb mit Trüffeln und Champagner wird daher sicherlich eher nicht infrage kommen.
Welche Geschenke dürfen Mitarbeitern überreicht werden?
Die Kategorie Sachzuwendungen gibt einigen Spielraum für die Auswahl von Geschenken. Beliebt sind Gutscheine, die zum Beispiel an der Tankstelle oder in inländischen Geschäften eingelöst werden können. Auch Prepaid-Karten sind erlaubt, sofern der aufgeladene Betrag die Höchstsumme nicht übersteigt. Präsentkörbe und auch eine Monatskarte fürs Fitnessstudio können verschenkt werden. Grundsätzlich unproblematisch sind Streuartikel mit einem Sachwert unter 10 Euro.
Doch wenn es um Geschenke zu Weihnachten oder zu einer Betriebsfeier geht, kommen Streuartikel als Dankeschön und Aufmerksamkeitsbekundung eher weniger infrage. Eine gute Flasche Wein, Kaffee und Gebäck dürfen im Präsentkorb oder als Einzelgeschenk überreicht werden. Wenn Sie sich für Gutscheine entscheiden, dürfen diese nur für den Eintausch gegen Waren (Sachwerte) ausgegeben werden. Ein Wertgutschein, der in Bargeld umgewandelt werden kann, ist kein Sachgeschenk und fließt daher in die Lohnsteuerberechnung ein.
Ist ein Jubiläum ein persönliches Ereignis?
Das Jubiläum wird, ebenso wie eine bestandene Prüfung, als persönliches Ereignis eingestuft. Hier macht der Gesetzgeber keinen Unterschied zwischen privaten und beruflichen Anlässen. Aber auch zu diesem Anlass darf kein Geldgeschenk überreicht werden. Jede finanzielle Zuwendung zählt beim Finanzamt als Arbeitslohn und führt im Endeffekt dazu, dass der Arbeitnehmer steuerlich benachteiligt wird und durch das Geschenk weniger Netto vom Brutto übrig hat. Für ein Jubiläum bieten sich verschiedene Sachgeschenke, darunter Präsentkörbe für den Genuss, Blumen oder auch Bücher und Tonträger an. Ebenso dürfen Sie als Arbeitgeber auch zu Jubiläen zum Gutschein greifen und Ihren Mitarbeitern selbst überlassen, was sie sich für den Gutscheinbetrag kaufen möchten. Als Arbeitgeber dürfen Sie sich ruhig erkenntlich zeigen, wenn Sie die Steuerregeln einhalten.
Was sind persönliche Anlässe?
Hat ein Mitarbeiter Geburtstag, handelt es sich um einen persönlichen Anlass. Auch eine Hochzeit, eine bestandene Prüfung und die Geburt eines Kindes, sowie das bereits angesprochene Firmenjubiläum sind persönliche Anlässe. Dem gegenüber ist Weihnachten kein persönliches Ereignis, da es sich hierbei um gesetzliche Feiertage für alle Mitarbeiter handelt. Wenn das Weihnachtsfest mit einem Jubiläum oder dem Geburtstag zusammen fällt, ist es wichtig, dass Sie den persönlichen Anlass bei einem Mitarbeitergeschenk für 60 Euro Brutto in der Abrechnung beim Finanzamt deutlich machen. Anderenfalls zieht der Fiskus den Rückschluss, dass Sie den steuerfreien Sachwert für ein Weihnachtsgeschenk überschritten haben. Bedenken Sie immer, dass in diesem Fall die Gesamtzuwendung in die Steuer- und Sozialversicherungspflicht fällt.
Fazit: Richtig schenken, Steuernachforderungen beim Empfänger vermeiden
Wenn Sie bei Mitarbeitergeschenken zu großzügig sind, währt die Freude nur kurz. Spätestens bei Einreichung der Steuererklärung könnte das böse Erwachen kommen, da Ihr Mitarbeiter einen nicht unbeachtlichen Betrag nachzahlen muss. Bei allen vom Gesetzgeber festgelegten Höchstsummen für Mitarbeitergeschenke zu allgemeinen und zu persönlichen Anlässen sollten Sie beachten, dass es sich hierbei um den Bruttopreis und nicht um den Nettowert handelt. Tipp: Verschenken Sie Präsentkörbe, kalkulieren Sie auch die Kosten für die Verpackung in die Gesamtsumme ein.