5 Top Anwendungen für digitale Unternehmen
Ein digitales Mindset ist in der heutigen schnelllebigen Unternehmenslandschaft unabdingbar. Während durch die Digitalisierung einerseits der Wettbewerb gestiegen ist, haben sich dadurch andererseits zahlreiche neue Möglichkeiten ergeben, die eigene Marke zum Erfolg zu führen. Richtig eingesetzt, können digitale Tools zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil führen. Tools und Programme existieren allerdings in Hülle und Fülle: für jeden Unternehmensprozess gibt es Anwendungen, die die Prozesse optimieren sollen. Bei dieser Vielfalt kann es herausfordernd sein, die richtigen Tools für das eigene Unternehmen zu finden. In diesem Artikel werden daher 5 Anwendungen vorgestellt, die sich jedes Unternehmen notieren sollte.
#1 Moss
Wartezeiten, Abstimmungsschleifen, Stress: Manuelle Abläufe in der Buchhaltung sind für Mitarbeiter und Budgetverantwortliche nervenaufreibend und kosten viel Zeit. Moss ist eine ganzheitliche digitale Finanzlösung für Unternehmen, mit der Unternehmensausgaben effizient verwaltet werden können. Die Grundlage von Moss bilden virtuelle Kreditkarten, welche sich in unbegrenzter Anzahl für alle Ausgaben erstellen lassen. Bei der Erstellung wird sowohl ein spezifischer Verwendungszweck als auch ein Kartenlimit festgelegt. Dadurch werden die Ausgaben direkt der richtigen Kostenstelle zugeordnet, während der Budgetrahmen nie überschritten wird. Nach der Bezahlung werden die Belege dann von den Mitarbeitern digitalisiert, wodurch Rückfragen und lästiges Belegesammeln am Monatsende wegfallen. Die Karten können dabei von den Mitarbeitern selbst angefragt oder von einem Admin – meist dem Abteilungsleiter oder CFOs – ausgestellt, oder eben nach einer Mitarbeiteranfrage bestätigt werden. Die Firmenkreditkarten für Mitarbeiter können dabei in Echtzeit überwacht, freigegeben oder eingefroren werden. Auch die Limits können jederzeit angepasst werden, wodurch man Finanzbudgets stets im Blick behält und Kontrolle und Transparenz stets gewährleistet werden können.
#2 Slack
Der tägliche Austausch in einem Team oder zwischen Schnittstellen ist essentiell für eine gute Zusammenarbeit. Allerdings nimmt die Kommunikation auch viel Zeit in Anspruch und gestaltet sich in Zeiten von New Work und Home-Office für viele Unternehmen schwierig. E-Mails unter Kollegen sind dabei weitaus zeitaufwändiger als etwa eine kurze Chatnachricht. Slack ist das optimale Tool, um die Kommunikation in Unternehmen effizienter zu gestalten. Die Geschwindigkeit und Bequemlichkeit, die viele aus dem Privaten durch Messenger-Dienste wie Whatsapp kennen, bietet Slack für Unternehmen. So können etwa Termine, Aufträge oder einzelne Arbeitsschritte in sekundenschnelle geplant werden. Ein großer Vorteil von Slack ist dabei die Möglichkeit, sogenannte Channels zu erstellen: In den Channel können alle Mitarbeiter, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, eintreten und sich austauschen. Dadurch bleiben alle Beteiligten stets auf dem Laufenden – auch wenn nicht vom selben Standort aus gearbeitet wird.
#3 Asana
Moderne Organisationtools wie Asana machen es wesentlich einfacher, Projekte zu koordinieren und effizienter zu gestalten. Das webbasiertes Projektmanagement-Tool ermöglicht es, Aufgaben zu organisieren, visualisieren und zu überwachen. So können Deadlines, To-Dos und Brainstorming miteinander verbunden werden. Das Prinzip von Asana basiert dabei auf der Kanban-Methode: Die Mitarbeiter arbeiten mit sogenannten Boards. Auf diesen Boards werden Aufgaben, Ideen, Dokumente, etc. gesammelt und weiterverarbeitet. Verschiedene Boards können einzelnen Mitarbeitern zugeteilt werden; dadurch weiß jeder, woran ein Kollege gerade arbeitet und wie der aktuelle Stand eines Projektes ist. Durch die entstehenden Zeitleisten hat man Projekte ständig im Auge und kann die Dauer bestimmter Anhaltspunkte besser einschätzen und kontrollieren. Das erweist sich als besonders nützlich, wenn ein Projekt von einer Schnittstelle zur anderen wandert.
#4 Google Analytics
Effiziente Marketing-Kampagnen bringen jedem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile. Um zu überprüfen, ob einzelne Marketingmaßnahmen die erwünschte Wirkung beim Kunden erzielt haben, bedarf es einem verlässlichen Analyse-Tool. Google Analytics ermöglicht es, einerseits die Performance der eigenen Webseite, andererseits das Konsumentenverhalten zu analysieren. Durch den immensen Datenpool erlangen Unternehmen eine Vielzahl an Informationen über die eigenen Kunden. So werden durch Google Analytics etwa personenbezogene oder demographische Merkmale, aber auch statistische Daten wie die Frequenz oder Verweildauer der Kunden in Echtzeit ersichtlich. Möglich ist das durch einen Tracking-Code, der in der eigenen Webseite eingebaut wird. So kann nicht nur das Konsumentenverhalten kontinuierlich verfolgt und analysiert werden, sondern auch die Leistung der Marketingmaßnahmen bewertet werden.
#5 Personio
Bis vor kurzem geschah das Personalmanagement noch per Akte in papierform. Doch durch die richtigen Tools lassen sich auch zahlreiche Prozesse von Personalern digitalisieren und optimieren. Personio ist eine ganzheitliche HR-Software, mit der Personalprozesse schneller, übersichtlicher und effizienter gemacht werden. Der Vorteil der Software: es sind alle Kernprozesse inkludiert – von der Verwaltung von Stammdaten, Fehlzeiten, Gehältern und Performance bis hin zum Recruiting. Für Personaler bringt ein derartiges Tool enorme Erleichterungen, schließlich führen Änderungen von Mitarbeiterzahlen, Mitarbeiterfluktuation oder komplexe Bewerbungsverfahren zu großen Herausforderungen. Es lohnt sich daher, auf ein ganzheitliches digitales Tool wie Personio zurückzugreifen.
Fazit
Digitale Tools vereinfachen bereichsübergreifend den Arbeitsalltag und können darüber hinaus mehr Struktur in den Tag bringen. Immer mehr Menschen arbeiten ortsunabhängig zusammen – sei es durch globale Projekte oder vermehrte Home-Office-Angebote. Daher wird es immer wichtiger, dass Unternehmen die richtigen digitalen Anwendungen einsetzen, um die Zusammenarbeit im Team sowie den Workflow beizubehalten und zu optimieren. Damit die Tools auch ihren Zweck erfüllen, sollte bei der Auswahl auf die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität geachtet werden, schließlich sollen Arbeitsschritte vereinfacht und nicht komplizierter gestaltet werden.
