Kapazitätsplanung in Agenturen: Top 7 Tipps für eine realistische und sichere Planung
Das Einplanen und Einsetzen von Ressourcen wird oft nicht weiter hinterfragt. Dabei liegt genau hier ein Schlüssel zum Erfolg in Agenturen! Der richtige Umgang mit den zur Verfügung stehenden Kapazitäten bieten einem Unternehmen große Vorteile.
Nachdem ihr euch hier schon einmal in das Thema einlesen konntet, erfahrt ihr nun, wie Ressourcen am besten optimiert eingesetzt werden können. Mit Hilfe unserer 7 Tipps für eine realistische und sichere Kapazitätsplanung könnt ihr das Potential eurer Agentur optimal ausschöpfen.
Tipp 1: Die richtige Art der Kapazitätsplanung ist entscheidend
Kapazitätsplanung ist nicht gleich Kapazitätsplanung! Hier gibt es Unterschiede, auf die ihr achten solltet, damit ihr die richtige Art in der richtigen Situation anwenden könnt.
Lag-Strategieplanung
Bemerkt ihr eine erhöhte Nachfrage eines Produktes? Dann steigert ihr die Produktionskapazität – das ist eine Lag-Strategieplanung. Es handelt sich um eine flexible, spontane Form der Kapazitätsplanung. Wichtigstes Mittel: Genug Ressourcen, die spontan eingesetzt werden können.
Lead-Kapazitätsplanung
Wenn ihr mit einer erhöhten Nachfrage rechnet und deshalb eure Produktionskapazität erhöht, dann wendet ihr die Lead-Strategie an. Diese Strategie bedarf ein vorausschauendes Auge, das immer schon einen Plan für die Zukunft bereithält.
Match-Strategieplanung
Die Match-Strategie vereint die beiden ersten Planungen. Die Kapazität erhöht sich in einem langsamen Tempo, bis das gesetzte Ziel der Nutzung der Ressourcen erreicht ist.
Tipp 2: Kapazitätsplanung ist nachhaltig, aber immer flexibel
Wer seine Ressourcen gut einplanen möchte, der muss sich an den drei Strategien aus Tipp 1 orientieren und langfristig und vorausschauend denken. Das gilt besonders für die Einteilung von Mitarbeitenden, ist aber auch wichtig für alle anderen Kapazitäten.
Nachhaltigkeit bedeutet aber nicht, dass eine Agentur statisch aufgestellt sein soll. Im Gegenteil! Nie war Flexibilität so wichtig wie heutzutage. Der ständige Wandel sollte nicht als Hindernis gesehen werden, sondern als Chance.
Wie aber langfristig und gleichzeitig flexibel planen? Wichtig ist zunächst das Anpassen des Bedarfs und des Angebots der Kapazitäten. Wenn ihr das immer im Blick behaltet, vermeidet ihr böse Überraschungen. Auch ungeplante Ausfälle können so besser aufgefangen werden.
Die richtige Besetzung der euch zu Verfügung stehenden Ressourcen sorgt auch langfristig für Erfolg. Setzt eure Mitarbeitenden so ein, dass diese ihre Qualifikationen nutzen und erweitern können. Mitarbeitende, denen eine Chance der Weiterentwicklung geboten wird, können meist länger gehalten werden.
Ihr habt Unternehmensziele? Setzt auf die nachhaltigen! Kleine Etappenziele helfen zudem die Motivation hochzuhalten. Wichtig ist hier aber eine realistische Einschätzung des Erreichens der Ziele. Auch hier gilt es für den „Notfall“ vorbereitet zu sein – ein Puffer kann dabei helfen.
Nachhaltigkeit bedeutet also nicht statisch und festgefahren handeln, sondern langfristig planen, aber immer flexibel und vorbereitet sein.
Tipp 3: Stellt einen Plan für eure Kapazitätsplanung auf
Kapazitätsplanung ist ein Prozess, der aus mehreren Schritten besteht. Es ist wichtig, diese sorgfältig zu befolgen. Ein konkreter Plan kann helfen, dass alle interessanten Punkte aufgegriffen werden.
Dazu zählt sowohl das Bestimmen der schon vorhandenen Ressourcen und deren genaue Analyse, die Verknüpfung mit der Unternehmensstrategie, als auch die Frage, welche Ressourcen in der Zukunft relevant sein werden.
Tipp 4: Nutzt eine Software als Unterstützung
Das Koordinieren aller Kapazitäten, besonders der Mitarbeitenden, ist nicht immer leicht und kann viel Zeit in Anspruch nehmen! Wir empfehlen daher, eine spezielle Software zu nutzen, um sowohl Projekte zu managen, als auch die Arbeitsstunden zu erfassen.
Eine digitale Organisation bietet viele Vorteile: Sie ist schneller und zuverlässiger als beispielsweise selbst erstellte Excel Tabellen. Das Managen, Verteilen und Verfolgen von Aufgaben ist kinderleicht. Zeitpläne können erstellt werden und die Mitarbeitenden wissen auf einen Blick, welche Aufgaben es zu erledigen gilt.
Ihr seht, wenn Ressourcen angepasst werden müssen und wo eventuell Probleme liegen. Ihr erfahrt ebenfalls, wie gut eure Pläne in der Realität funktionieren! Eine Software zur Unterstützung eurer Kapazitätsplanung ist also ein riesiger Vorteil für die Agentur!
Tipp 5: Ordnung beginnt in der Teamzusammensetzung
Damit der Alltag in euerm Unternehmen reibungslos abläuft, benötigt es eine feste strukturelle Zusammensetzung der einzelnen Teams. Verantwortung und Aufgaben der Kapazitätsplanung werden verteilt, sodass gemeinsam an einem Ziel gearbeitet werden kann.
Innerhalb der Ressourcenplanung nehmen die einzelnen Parteien verschiedene Rollen ein. Die Entscheidungstragenden und das PMO stehen dabei an oberster Stelle. Sie sind der strategische Bereich der Kapazitätsplanung und verwalten sowohl die Projekte als auch die einzelnen Teams.
Es folgen die verschiedenen Teamleitenden und Scrum Master, die taktisch arbeiten. Auch sie verwalten die Teams, sind dabei aber noch ein bisschen näher an jenen dran.
Die Projektleitenden und Product Owner stehen zwischen dem taktischen und operativen Bereich, den die Teammitglieder belegen. Letztere erfüllen ihnen zugewiesene Aufgaben, während die Projektleitenden und Product Owner an kleineren Projekten und Produkten arbeiten.
Tipp 6: Kommunikation ist der Schlüssel
Eine gesunde interne Kommunikation mit und zwischen euren Mitarbeitenden und innerhalb der eben beschriebenen Teams ist ein wichtiger Schlüssel für den Erfolg eurer Kapazitätsplanung.
Mitarbeitende sind mit die wichtigste Ressource, die euch zu Verfügung steht. Jeder hat eigene Bedürfnisse, dessen Erfüllung den Arbeitsalltag positiv gestalten kann. Wenn ihr eure Mitarbeitenden langfristig halten möchtet und Wert auf deren Zufriedenheit legt, vergesst nie den wichtigen Punkt der regelmäßigen Kommunikation.
Tipp 7: Nur Mut!
Wir konnten euch überzeugen, eure Kapazitätsplanung in Angriff zu nehmen, aber ihr wisst nun nicht, welche Baustelle ihr zuerst angehen sollt? Tief durchatmen! Das Vorhaben, Wert auf die Planung eurer Ressourcen zu legen, ist schon einmal ein guter Fortschritt.
Jedes Unternehmen ist individuell, allerdings gleichen sich die verschiedenen Ressourcen oft. Denkt an unseren Tipp 3 und erstellt euch zunächst einen Plan. Schreibt erst einmal grob nieder, welche Ressourcen ihr habt und welche eventuell dringend eine Optimierung benötigen.
Bei technischen Hilfsmitteln gilt: Nur Mut! Ihr arbeitet euch da ganz schnell rein und merkt, wie viel einfacher die Nutzung solcher Programme euren Arbeitsalltag gestaltet.
Fazit
Kapazitätsplanung ist ein Prozess, der aus vielen Schritten besteht – aber er lohnt sich absolut. Mit Hilfe unserer 7 Tipps seid ihr vorbereitet und könnt das Thema angreifen. Planung, Nachhaltigkeit, Flexibilität, Kommunikation, Ordnung und Mut sind hier die wichtigsten Stichworte für den Erfolg.
