Projektbudgets gekonnt einhalten: Zeit und Ressourcen richtig einplanen
Projektbudgets einzuhalten hört sich einfach an, ist es aber nicht. Bei dieser Aufgabe heißt es viele verschiedene Einflussfaktoren mit einzubeziehen und Hürden im Projekt richtig entgegen zu lenken. Bevor hilfreiche Tipps zum Einhalten der Projektbudgets erläutert werden, soll vorerst das Setzen realistischer Projektziele betont werden, da diese zwei Inhalte Hand in Hand gehen.
Warum es wichtig ist,ist Projektziele zu definieren
Projektziele zu definieren ist nicht nur eine Aufgabe, welche es der bloßen Vollständigkeit halber zu erledigen gilt. Das Projektziel ist viel mehr als das. Es definiert den Antrieb des Teams während des Projekts, bringt das Unternehmen weiter und hilft dabei fokussiert zu arbeiten. Erreicht man ein Projektziel, so erlebt man ein Erfolgserlebnis, was die Arbeitsmoral und Mitarbeiterzufriedenheit in dem Unternehmen steigert. Erreichte Projektziele werden manchmal auch belohnt, um dieses Gefühl zu stärken. Um ein Projektziel richtig zu setzen, benötigt es die richtigen Faktoren. Schwammig formulierte Ziele sind ineffektiv, unrealistisch gesetzte Ziele führen zu Konsequenzen.
Worauf man bei Projektzielen achten muss
Bevor man ein Projektziel aufstellt, muss man zuerst die Umgebung und externe Faktoren, als auch die unternehmenseigenen finanziellen Mittel analysieren. Im Gegensatz zum verbreiteten Glauben ist nicht nur Geld die Ressource eines Projekts, sondern auch weitere Faktoren, wie Zeit, Personal und Kunden.
Ein Projektziel zu erreichen ist schön und gut, es jedoch in dem zuvor bestimmten zeitlichen Rahmen zu schaffen ist hervorragend. Unternehmen müssen Projekte meistens so schnell wie möglich erledigen, denn wird zu viel Zeit bei nebensächlichen Aufgaben verloren, kostet das das Unternehmen sehr viel Geld.
Neben dem Budget und der Zeit muss man auch beachten, dass das Personal, welches die Aufgaben erledigt, auch entschädigt werden muss. Sie investieren ihre Zeit in ein Projekt, statt in ihre anderen Aufgaben. Nimmt ein Projekt zu viel Zeit in Anspruch, leiden daran ultimativ andere Abteilungen.
Besonders in Projekten mit Kunden ist es wichtig, mit ihnen transparent zu arbeiten und bei Projekthürden ehrlich zu sein. Verärgerte Kunden mag niemand und es schadet nur dem Image des Unternehmens.
Folgend soll auf den Faktor Budget, worunter man in diesem Fall den geldlichen und zeitlichen Aspekt versteht, näher eingegangen werden.
Wie man bei Projektbudgets realistisch bleibt
Viele Projektleiter/-innen stellen sich bei Projektbudgets selbst eine Falle. Um hierbei realistisch zu bleiben, muss man bereits von Anfang an höchst informiert an die Sache herangehen. Es beginnt bereits bei der Projektbeschreibung, welche die grundlegendsten Ziele und den Rahmen des Projekts beschreibt.
- Wie viele Personen werden an dem Projekt mitwirken und wie qualifiziert müssen diese sein?
- Wie lange soll das Projekt dauern?
- Was für einen Ertrag/Vorteil wird das Projekt schlussendlich bringen?
- Wieviel muss in das Projekt investiert werden?
Beantwortet man diese Fragen bereits in der Projektbeschreibung, ist man gegen die größten Kosten gewappnet. Eine effektive Kommunikation, flache Hierarchien, Transparenz, Feedback-Gespräche und klare Verantwortliche helfen dabei, dass jeder seine Aufgaben so gut wie möglich erledigt. Kommt es zu Fehlern oder Projekthürden, soll darüber kommuniziert werden, um diese gemeinsam bestmöglich zu meistern.
Wenn man unrealistisch ist und keinen Wert auf die Beantwortung dieser Fragen legt, wird man mit einigen Nachteilen konfrontiert. Der Zeit- und Leistungsdruck aufgrund der nicht erreichten Ziele und des überschrittenen Budgets wirken sich negativ auf die Stimmung im Unternehmen aus, woran die Motivation leidet. Mitarbeiter/-innen reagieren genervt und pessimistisch und man muss sich gleichzeitig auch vor einem unzufriedenen Unternehmensleiter rechtfertigen.
Hilfreiche Tools um Projektbudgets einzuhalten
Obwohl man selbstverständlich Excel Tabellen erstellen kann, in welchen täglich die Arbeitszeiten der Projektbeteiligten samt Tätigkeiten und sonstigen Dokumenten erstellen könnte, ist das sehr zeitaufwendig. Stattdessen haben sich Softwares wie TimeTrack als die optimale Lösung erwiesen. Durch die einfach zu bedienende Funktion der Projektzeiterfassung können Mitarbeiter/-innen ihre Projektzeiten abseits ihrer Arbeitszeiten aufzeichnen, ihre konkrete Tätigkeit angeben als auch Anmerkungen und Dokumente hinzufügen. Setzt man in der Software sein Projektziel in Form von Budget und Zeitlimit, sieht man die erbrachten Leistungen neben den Zielen in Form von einem Soll-Ist-Vergleich. Projektleiter/-innen können jederzeit auf die Daten, welche immer auf dem neuesten Stand sind einsehen. Dadurch wird eine transparente Kommunikation ermöglicht – ohne zusätzlichen Zeitaufwand, wie in Form von Meetings.
Fazit
Will man seine Projektbudgets einhalten, muss man bereits bei der Zielsetzung des Projekts beginnen. Ist das Projektziel nämlich unklar oder zu optimistisch angelegt, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Eine effektive Projektzeiterfassung ermöglicht Projektbeteiligten stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und das Projektziel nie aus den Augen zu verlieren.
Informationen zur Gastautorin
Sara Loncarevic ist Kommunikationsexpertin und arbeitet im Digital Marketing und Content Management bei TimeTrack. TimeTrack ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, welche Benutzern dank ihrer vielfältigen innovativen Funktionen Zeit spart. Die Software ist die ideale Lösung zu allen bürokratischen Problemen und eine enorme Hilfe bei der Projektzeiterfassung. TimeTrack revolutioniert Arbeitsprozesse dank einfacher digitaler Gestaltung.
