Zeiterfassungspflicht für Unternehmen: Strategien für die Umsetzung
Die Zeiterfassungspflicht für Unternehmen ist jetzt auch deutschlandweit Pflicht. Dabei gibt das Gesetz aber nicht vor, welches spezifische System genutzt werden soll. Dort werden nur Eigenschaften angegeben, die es haben muss. Das reicht von analogen Techniken zu digitalen Strategien.
Welche Optionen haben Firmen und welche bieten sich dabei am meisten an?
Die neue Zeiterfassungspflicht – das steckt dahinter
Mit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 ist die Zeiterfassungspflicht für deutsche Unternehmen ab sofort Pflicht. Schon zuvor gab es dafür laut EU-Recht Anlass, der nun auch in den deutschen Gesetzen festgehalten ist.
Warum wurde die Pflicht eingeführt?
Mit diesem Gesetz soll verhindert werden, dass Arbeitszeitbetrug durchgeführt werden kann. Das betrifft sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber.
Den größten Fokus legt die Rechtfertigung des Entschlusses dabei auf den Arbeitnehmerschutz:
- In vielen Studien hat sich herausgestellt, dass zahlreiche Unternehmen in Deutschland ihre Mitarbeiter mit zu vielen Überstunden ausnutzen. Mit der Pflicht der Zeiterfassung erhalten diese Personen jetzt Nachweise darüber, dass sich ihr Arbeitgeber nicht an das Arbeitsgesetz hält oder sie nicht angemessen für ihre Arbeit bezahlt werden.
Bisher waren nur vereinzelte Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten nachweislich festzuhalten. Jetzt hat das Recht nachgezogen und den Großteil der Firmen in diese Pflicht einbezogen.
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?
Als Arbeitszeiterfassung können sämtliche Methoden beschrieben werden, die dazu beitragen, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Angestellten festzuhalten, etwa ein Stundenzettel bzw. Stundennachweis. Diese Strategien gibt es bereits bei vielen Unternehmen. Dort gehören sie zu dem Arbeitsfeld der HR/Personalabteilung.
- Firmen, die sich bisher freiwillig für die Zeiterfassung entschieden haben, haben diese Stundenzettel unter anderem dafür genutzt, um ein stundenbasiertes Gehalt einzelner Angestellter zu berechnen.
Welche Vorgaben gibt es für die neue Arbeitszeiterfassung?
Mit der Zeiterfassungspflicht kommt eine neue Aufgabe für die Ergebnisse der Zeiterfassung hinzu. Jetzt sollen dadurch manipulationssichere Dokumente entstehen, mit denen Unternehmen nachweisen, dass sie sich an die Arbeitszeitgesetze halten.
Aus diesem Grund hat das Gesetz diverse Eigenschaften festgelegt, die ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem haben muss:
- Die Zeiterfassung muss die tatsächlichen Arbeitszeiten detailliert festhalten. Das betrifft nicht nur die Überstunden, sondern den genauen Beginn und das Ende jeglicher Arbeitszeiten und Pausen.
- Die Ergebnisse der Zeiterfassung müssen zugänglich Das bedeutet, dass die Arbeitgeber und die Arbeitnehmer gleichermaßen Zugriff zu den erfassten Daten haben, um sie einsehen zu können. Mit der Nachweispflicht sind auch Behörden berechtigt, die Unterlagen einzusehen.
- Die Zeiterfassung muss objektiv Das heißt, dass immer die genauen Zeiten wiedergegeben werden müssen. Vor- oder nach der festgehaltenen Zeit darf nicht gearbeitet werden.
- Die Ergebnisse der Zeiterfassung müssen manipulationssicher Wenn Änderungen an den Stundenzetteln durchgeführt werden, wird immer erfasst, wann und von wem sie durchgeführt wurden. So können Fehler in der Zeiterfassung korrigiert werden, aber man kann keine falschen Angaben machen.
Damit Firmen selbst entscheiden können, welche Art der Zeiterfassung zu ihrem Alltag passt, gibt es keine festen Vorgaben für ein spezifisches System. Innerhalb der oben genannten Vorgaben dürfen Unternehmen selbst auswählen, welche Methode sie nutzen.
Welche Systeme eignen sich für die Zeiterfassung?
Es gibt verschiedene Wege zu der detaillierten, zugänglichen, objektiven und manipulationssicheren Zeiterfassung. Etablierte Systeme, die vor dem Gesetz bereits genutzt wurden, können hier aber an ihre Grenzen kommen.Das betrifft vor allem analoge Methoden und etablierte Programme wie Excel.
- Insbesondere die Manipulationssicherheit ist hier nur schwer gegeben. Durch menschliche Kontrolle ist auch die Objektivität der eingetragenen Daten nicht unbedingt sicher.
Stattdessen bieten sich elektronische Systeme für die Zeiterfassung besser an:
- Digitale Software kann automatisiert die sekundengenauen Arbeitszeiten festhalten. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden, wie digitale Stechuhren im Büro oder ein App-Zugang für jeden individuellen Nutzer.
- Durch digitale Plattformen eignen sich diese Systeme auch für den Gebrauch im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen. Durch den Zugang über eine App oder den Browser ermöglicht ein solches System, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber von jedem Ort mobilen Zugriff zu den Daten haben.
- In Systemen dieser Art ist eingestellt, dass keine unbemerkten Änderungen an den Daten durchgeführt werden können.
- Eine Software für die Zeiterfassung ist zudem meist in der Lage, die Daten direkt zu rechtskonformen Unterlagen für die Nachweispflicht bei Behörden zusammenzustellen.
Nicht zuletzt können digitale Services auch ein Benefit für die Angestellten sein. Sie helfen dabei, genaue Gehälter zu berechnen. Zu diesem Zweck können sie sogar mit Programmen für die Berechnung kombiniert werden, um automatisierte Abläufe zu kreieren. Das spart Zeit für die Verantwortlichen in der Personalabteilung. Zusätzlich fallen für einzelne Angestellte viele lästige Arbeitsschritte weg, wie das Ausfüllen und Einreichen von Stundenzetteln.
Fazit
Der Großteil der deutschen Unternehmen ist seit diesem Herbst dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Angestellten zu erfassen. Dadurch sollen Angestellte vor Ausbeutung geschützt werden. Dabei gibt das Gesetz keine spezifischen Systeme vor. Es stellt aber Vorgaben auf, die die gewählte Methode der Firmen einhalten muss.
Das Ergebnis der Zeiterfassung muss die genauen Arbeitszeiten festhalten. Dabei muss es objektiv, manipulationssicher und zugänglich sein. Etablierte Strategien wie analoge Stundenzettel und Excel sind das selten. Eine bessere Lösung sind digitale Programme für die Zeiterfassung.
