Zahlungsausfälle vermeiden durch optimierte Rechnungsprozesse

Zahlungsausfälle vermeiden durch optimierte Rechnungsprozesse
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Zahlungsausfälle vermeiden durch optimierte Rechnungsprozesse

Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen stellen Zahlungsausfälle ein großes Risiko dar. Das liegt daran, dass sie in der Regel lediglich über begrenzte finanzielle Mittel verfügen, sodass der Ausfall einer Zahlung entsprechende negative Konsequenzen nach sich zieht. Allerdings können Unternehmen Zahlungsausfällen auch aktiv entgegenwirken, indem der Rechnungsprozess an einigen Stellen optimiert wird.

Häufige Gründe für Zahlungsausfälle

Wer die Gründe für Zahlungsausfälle kennt, ist in der Lage, diesen mittels geeigneter Gegenmaßnahmen aktiv entgegenzuwirken. Zu den besonders häufigen Gründen für Zahlungsausfälle zählen unter anderem:

● Liquiditätsengpässe
● Niedrige Zahlungsmoral
● Unzufriedenheit

Verfügt der Kunde lediglich über geringe finanzielle Mittel, wird es diesem aller Voraussicht nach schwerfallen, die Rechnung fristgerecht zu begleichen. Ein unerwarteter Liquiditätsengpass kann dafür sorgen, dass der Kunde nicht mehr in der Lage ist, die ausstehende Rechnung zu bezahlen – trotz hoher Zahlungsmoral. Auch Unzufriedenheit ist mitunter ein maßgeblicher Faktor, wenn es um die Bezahlung von Rechnungen geht, denn je unzufriedener ein Kunde mit der erbrachten Leistung ist, desto niedriger fällt die Zahlungsbereitschaft aus. Zudem gibt es Kunden, bei denen die Zahlungsmoral grundsätzlich niedrig ausfällt und die womöglich nie vorhatten, die jeweilige Rechnung zu begleichen.

Gegenmaßnahmen zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Bereits vor der Erbringung der Leistung sollte eine Bonitätsprüfung des jeweiligen Kunden durchgeführt werden. So lässt sich sicherstellen, dass der Kunde über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um die Rechnung zu bezahlen. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um einen Neukunden oder ein Geschäft handelt, bei dem es um viel Geld geht.

Auswirkungen der Kundenzufriedenheit

Eine hohe Kundenzufriedenheit wirkt sich in der Regel positiv auf die Zahlungsmoral aus. Der Grund dafür ist, dass die Kunden mit der erbrachten Dienstleistung zufrieden sind, sodass letztere mehr wertgeschätzt wird. Ein positiver Nebeneffekt einer hohen Kundenzufriedenheit besteht des Weiteren darin, dass Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit im Laufe der Zeit wieder bestellen. Ist der Kunde unzufrieden und zahlungsunwillig, kann das Angebot rabattiert werden, um einen Schritt auf den Kunden zuzugehen und diesen zur Zahlung zu bewegen. Einen Teil der Rechnung zu erhalten ist schließlich immer noch besser, als gänzlich auf den Zahlungseingang verzichten zu müssen.

Factoring als effektiver Schutz vor Zahlungsausfällen

Es besteht die Möglichkeit, ausstehende Forderungen an ein externes Unternehmen abzutreten. Dieses Vorgehen wird auch als Factoring bezeichnet, wobei ein Factoring-Dienstleister die Rechnungen vorab begleicht und anschließend selbst das Geld eintreibt. Da das externe Unternehmen ebenfalls Gewinne erwirtschaften möchte, wird nicht der volle Betrag der Rechnung gezahlt; allerdings wird hierdurch Liquidität frei, die in weiteres Wachstum investiert werden kann.

Welche Rolle spielen die Zahlungsbedingungen?

Ein wichtiger Bestandteil des Rechnungsprozesses besteht in der Definition von Zahlungsbedingungen. Diese sollten möglichst klar mit Kunden kommuniziert werden, damit es zu keinen Missverständnissen kommt, die unter Umständen eine verspätete Zahlung nach sich ziehen. Dementsprechend sollten die für die jeweilige Zahlung geltenden Fristen klar erkennbar innerhalb der Rechnung angegeben werden. Ist eine frühzeitige Zahlung von Rechnungen gewünscht, lässt sich deren Attraktivität erhöhen, indem Skonti gewährt werden. Auf diese Weise profitieren Kunden von einer zeitnahen Begleichung der Rechnung finanziell, was sich positiv auf die Zahlungsbereitschaft auswirkt.

Einsatz einer modernen Rechnungssoftware

Der Rechnungsprozess von Unternehmen lässt sich durch die Einführung einer modernen Rechnungssoftware in den Unternehmensalltag optimieren, wobei auch die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen reduziert wird. Das liegt unter anderem daran, dass eine solche Software zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten mit sich bringt, die sich positiv auf die Effizienz innerhalb der Rechnungsstellung auswirken. Rechnungen werden automatisiert und unter Berücksichtigung sämtlicher aktueller Gesetze erstellt, sodass Kunden rechtlich einwandfreie Rechnungen erhalten. Dies ist in einem Hochsteuerland wie Deutschland besonders wichtig, damit die Kunden die Rechnung von der Steuer absetzen können, um ihre Steuerlast zu reduzieren.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Nutzung einer solchen Software besteht im Festhalten von standardisierten Zahlungsbedingungen. Diese werden in jeder einzelnen Rechnung angegeben, wodurch Kunden über die jeweiligen Fristen Bescheid wissen und es seltener zu Missverständnissen kommt.

Automatische Erinnerungsfunktionen

Viele moderne Rechnungssoftwares verfügen über Erinnerungsfunktionen, die Kunden automatisch an noch ausstehende Zahlungen erinnern. Dies ist ein wesentlicher Faktor bei der Vermeidung von Zahlungsausfällen, da Kunden frühzeitig darüber informiert werden, dass sie Gelder für bislang nicht bezahlte Leistungen zurückhalten müssen. Die frühzeitige Kommunikation mit Kunden über noch zu begleichende Rechnungen stellt sicher, dass diese die Zahlungen auf dem Schirm haben, was die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen deutlich reduziert.

Angebot verschiedener Zahlungsmethoden

Ein weiterer Vorteil von Rechnungssoftwares ist deren Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden. Bei einigen Anbietern besteht die Möglichkeit, die gängigen Zahlungsdienstleister in den Rechnungsprozess zu integrieren, sodass sich Kunden über eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Zahlungsmöglichkeiten freuen können. Dies erhöht die Zahlungswahrscheinlichkeit erheblich, denn neben Banküberweisungen nutzen viele Kunden auch virtuelle Kreditkarten und andere Zahlungsmethoden.