Als Projektmanager hat man so einiges zu tun, weshalb es umso wichtiger ist, sich intensiv mit der Planung auseinanderzusetzen. Schließlich gibt es bezüglich des Projektmanagements zahlreiche unterschiedliche Aspekte, die beachtet werden müssen. Denn neben dem Budget, den Kapazitäten, den Terminen, Kalkulationen und Abstimmungen müssen auch andere Dinge, wie interne Termine, Urlaubszeiten, andere Projekte und Co. nicht vergessen werden. Umso wichtiger ist es, sich auf gute und zuverlässige PM Toolsverlassen zu können, die das Management des Projektes erheblich erleichtern, da mit ihnen Projekte effektiv geplant, verfolgt und auch verwaltet werden.
PM Tools dürfen für ein erfolgreiches Projektmanagement aus diesem Grund auf keinen Fall fehlen. Allerdings ist es zu derselben Zeit auch wichtig, sich ein paar weitere hilfreiche und wichtige Tipps zu Herzen zu nehmen, die ebenfalls zu einem erfolgreichen Projektmanagement beitragen.
Die Planung ist das A und O
Für ein erfolgreiches Projektmanagement stellt die Planung das A und O dar. In dem Rahmen der Planung müssen vor allem Aspekte wie:
- die Ressourcen
- Meilensteine
- Gesamtkosten
- Teilprojekte
beachtet werden. Für die Erstellung des Plans sollte ausreichend Zeit eingerechnet werden. Denn, je besser und genauer der Plan ist, umso geringer ist am Ende das Risiko, dass die Planung unzureichend ist oder bestimmte Punkte möglicherweise nicht ganz klar sind.
Der Teamgeist muss vorhanden sein
Es wäre utopisch zu glauben, dass man ein großes Projekt alleine stemmen und erfolgreich beenden kann. Nicht umsonst arbeiten Teams gemeinsam daran, Projekte zu realisieren. Natürlich übernimmt dabei vor allem der Projektmanager die Verantwortung, doch es liegt in der Verantwortung des gesamten Teams, das Projekt erfolgreich abzuschließen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, sicherzustellen, dass der Teamgeist vorhanden ist und, dass es zwischen den einzelnen Mitarbeitern nicht zu Unstimmigkeiten und Diskussionen kommt. Es muss klar sein, dass alle an einem Strang ziehen und, dass alle das Ziel des erfolgreichen Projektabschlusses verfolgen.
Zwei fundamentale Aspekte stellen dabei:
- die Kommunikation
- die Information
dar.
Es muss klar sein:
- wer welche Rolle einnimmt
- wer welche Aufgaben erledigt
- welche Aufgaben möglicherweise durch externe Verstärkung erledigt werden
Es bietet sich zudem an, als Team immer wieder Treffen zu organisieren, um sich auszutauschen und sich gegenseitig kennenzulernen. Kurzum gesagt: Das Teambuilding ist eine wichtige Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Die Kommunikation muss vorhanden sein
Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation ein grundlegender Aspekt im Projektmanagement. Das Team, das gemeinsam an dem Projekt arbeitet muss offen und ehrlich kommunizieren und:
- sich immer gegenseitig bezüglich des aktuellen Standes informieren.
- regelmäßige Termine für Abstimmungen vereinbaren.
Die Ernsthaftigkeit des Projektes
Ein Projektmanagement ist nicht nur wichtig, wenn es um große Projekte geht. Auch bei kleinen Projekten spielt es eine wichtige Rolle, das Projektmanagement ernst zu nehmen, ohne das Projekt klein zu reden. Natürlich sind einige Projekte aufwändiger als andere, doch wer kleinere Projekte kleinredet, riskiert dadurch in Verzug zu geraten oder das Projekt nicht zufriedenstellend abzuschließen.
Das Abgeben von Verantwortung
Wie bereits erwähnt, liegt die Hauptverantwortung bezüglich des Projektes beim Projektmanager. Das heißt umgekehrt jedoch nicht, dass sich der Projektmanager alleine um alles kümmern muss. Vor allem bei großen Projekten wäre das außerdem vollkommen unmöglich. Sinn und Zweck des Teams ist es, dass jedes Mitglied der Gruppe mit seinem:
- Wissen
- Können
- Talenten
etwas Wichtiges und Wertvolles zu dem Projekt beiträgt. Es ist somit wichtig, die Verantwortung für bestimmte Teilprojekte, Kategorien und Aufgaben im Team zu verteilen. Das nimmt nicht nur die Last von dem Projektmanager, sondern stärkt auch das Team. Teammitglieder, die sich ernstgenommen und gesehen fühlen, arbeiten sehr viel besser und effektiver an Projekten, als Teammitglieder, die das Gefühl haben, keine Verantwortung übernehmen zu dürfen.
Die Wichtigkeit eines Testing-Teams
Ein Projekt findet in der Regel statt, weil es einen Kunden gibt, für den das Projekt durchgeführt wird. Das heißt, dass es immer wieder Termine geben wird, bei denen der Kunde über den aktuellen Stand des Projektes informiert wird. Damit dies ganz zur Zufriedenheit des Teams und des Kunden geschieht, sollte vor den jeweiligen Terminen mit den Kunden immer ein professionelles Qualitätsmanagement erfolgen. Sprich: ein Testing-Team, das sich nicht aus Mitgliedern des Projektes zusammensetzt, aber Mitarbeiter beinhaltet, die sich fachlich mit den Bereichen und Themen des Projektes auskennen, prüfen das Projekt und geben Feedback. So können mögliche Fehler behoben werden, bevor der Zwischenstand dem Kunden präsentiert wird.
Man lernt nie aus!
Ein letzter Tipp, der wichtig für kommende Projekte hilfreich und wertvoll ist, ist der, den Verlauf des Projektes schriftlich festzuhalten und folglich zu dokumentieren:
- Was ist wirklich gut gelaufen?
- Was hat nicht so gut geklappt?
- Wo gab es Probleme?
- Wo habe ich falsch kalkuliert?
- Wo habe ich zu viel Zeit gebraucht?
- In welchen Bereichen sollte ich mehr auf externe Hilfe setzen?
- Wie hat das Team zusammengearbeitet? Gibt es bestimmte Dynamiken, die ich bedenken muss?
Durch das Festhalten des Verlaufes kann man die gesammelten Erfahrungen immer wieder durchlesen und später für ein weiteres Projekt verwenden.
Wer sich diese Tipps zu Herzen nimmt und gleichzeitig auf hochwertige und zuverlässige Tools setzt, kann Projekte bestens managen und zu den gewünschten Ergebnissen kommen. Zu guter Letzt ist es auch wichtig, sich selbst und das Team immer wieder zu loben. Die Arbeit an einem Projekt ist nie leicht, weshalb es motivierend ist, sich selbst für kleine Erfolge zu belohnen und sich auch einmal etwas zu gönnen – alleine oder auch als Team. So kann man beispielsweise nach dem Erreichen eines Teilziels gemeinsam mit einer Flasche Sekt anstoßen oder nach der Arbeit noch einen Cocktail trinken gehen.
