Dokumentensicherheit ist das Wichtigste im Internet

Dokumentensicherheit ist das Wichtigste im Internet

Wenn es um das Thema der Speicherung von Daten in virtuellen Datenräumen geht, stellt die Dokumentensicherheit stets die oberste Priorität dar. Das gilt besonders, wenn empfindliche Informationen betroffen sind.

Deutsche Datenräume bieten den Nutzern vielfältige Funktionen, die gewährleisten, dass stets eine zuverlässige und vor allem sichere Verwaltung der Daten möglich ist. Welche das sind, erklärt der folgende Beitrag.

 

Beschränkung des Anzeigemodus und dynamisches Wasserzeichen

Soll im Rahmen der Dokumentenanzeige vermieden werden, dass unbefugte Personen einen unerwünschten Einblick erhalten, kann die Funktion der eingeschränkten Sicht genutzt werden. Diese Option ermöglicht es, nur einen bestimmten Dokumententeil zu veröffentlichen.

Dynamische Wasserzeichen bieten daneben die Möglichkeit, Dokumente zu individualisieren und so beispielsweise mit Datum, Namen und IP-Adresse zu kennzeichnen.

 

Fernzerstörung und Zugriffsbeschränkung

Eine weitere essenzielle Funktion im Bereich der Sicherheit stellt die Fernzerstörung dar. So können die Zugriffsrechte jederzeit wieder entzogen werden. Vermieden werden kann damit zum Beispiel eine unberechtigte Weitergabe der Unterlagen – eine Aktivierung der Funktion ist sogar dann möglich, wenn der Download des Dokumentes bereits stattgefunden hat.

Datenräume bieten darüber hinaus durch unterschiedliche Modi die Möglichkeit, verschiedene Zugriffsrechte für bestimmte Benutzergruppen oder einzelne Benutzer zu definieren. Diese Zugriffsrechte umfassen die Verwendung von Print Screen, die Einsicht, das Herunterladen, die Freigabe und die Bearbeitung der Dokumente.

 

Granularer Zugriff und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Welche Rechte eine bestimmte Gruppe von Benutzern besitzt, kann durch den Eigentümer zu jeder Zeit überprüft werden. Die jeweiligen Rechte richten sich im Rahmen des granularen Zugriffs prinzipiell nach der jeweiligen Position der Person.

Für eine zusätzliche Sicherheit bei dem Zugriff auf die Daten im Datenraum sorgt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei dieser wird ein Code auf das Smartphone gesendet, der für den Login in den Datenraum benötigt wird.

 

Zugriff von mobilen Geräten und mehrfache Überprüfung

Eine weitere praktische Eigenschaft der virtuellen Datenträume besteht darin, dass der Zugriff auf sie von jeglichen mobilen Geräten möglich ist.

Um vorzubeugen, dass die Dateien im Datenraum jedoch durch gestohlene oder gehackte Geräte angegriffen werden, muss der Nutzer stets seine Identität nachweisen, wenn dieser von einem unbekannten Gerät auf den Datenraum zugreift.

 

Virenscan und Verschlüsselung

Virtuelle Datenräume scannen jegliche Dateien, die in ihnen hochgeladen werden, im Vorfeld auf Beschädigungen und Viren. Somit ist stets sichergestellt, dass keine schädliche Software in die Datenräume gelangt.

Empfehlenswerte virtuelle Datenräume nutzen darüber hinaus den hohen Standard der 256-Bit AES SSL-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung der Dokumente erfolgt dabei umgehend nach ihrem Öffnen.

Den Standort der virtuellen Datenräume stellen überaus sichere physische Datenzentren dar. In diesen werden zahlreiche Maßnahmen ergriffen, welche den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Für Datenzentren existieren dabei drei etablierte Zertifizierungen, nämlich die SOC2, die ISO 27001 und die SSAE16.

 

Das sollten Unternehmen bei der Auswahl des virtuellen Datenraums beachten

Geht es um die Auswahl eines geeigneten Datenraums für geschäftliche Zwecke, sollten Unternehmen somit ihr Augenmerk stets als Erstes auf die gebotenen Sicherheitsleistungen richten. Natürlich bieten nicht zwangsläufig alle virtuellen Datenräume die genannten Funktionen.

Für die Sicherheit der Unterlagen sind jedoch insbesondere drei Aspekte ausschlaggebend, nämlich die effektiven Zugriffsbeschränkungen, die Verschlüsselungs-Standards und die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Auf diese Funktionen sollten Unternehmen so keinesfalls verzichten, wenn diese sensible Daten in einem Datenraum zur Verfügung stellen möchten.