Ein Messeauftritt beginnt organisatorisch lange vor der Öffnung der Hallentüren. Standbauteile, Exponate, technische Geräte und Werbemittel müssen zum vorgesehenen Zeitpunkt am richtigen Ort eintreffen. Zugleich gelten auf Messegeländen feste Vorgaben für Zufahrt, Entladung und Aufbau. Schon eine verspätete Lieferung kann nachfolgende Arbeiten verschieben.
Transport ist deshalb nur ein Teil der organisatorischen Vorbereitung. Lagerung, Kennzeichnung, Anlieferung, Aufbau, Leergut und Rücktransport bilden eine zusammenhängende Prozesskette. Werden diese Bereiche früh aufeinander abgestimmt, lassen sich fehlende Materialien oder ungeklärte Zuständigkeiten erkennen, bevor sie den Aufbau beeinträchtigen.
Kurzfassung
|
Die Vorbereitung beginnt beim Materialbedarf
Vor dem Versand sollte feststehen, welche Gegenstände tatsächlich am Veranstaltungsort benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise Standbauelemente, Möbel, Beleuchtung, Präsentationstechnik, Exponate, Drucksachen, Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien. Eine vollständige Packliste ermöglicht die Kontrolle beim Verladen und nach der Ankunft.
Für die Messelogistik ist nicht nur entscheidend, dass Materialien rechtzeitig eintreffen. Entsprechende Angaben erleichtern die Übergabe von Packstücken zwischen Transport, Entladung und Aufbau. Eine logistische Planung bezieht deshalb Transport-, Umschlags- und Lagerprozesse bereits vor Beginn des eigentlichen Warenflusses ein.
Eine fortlaufende Nummerierung der Packstücke erleichtert die Bestandskontrolle. Fehlt beispielsweise eine von zwölf Transportkisten, fällt dies bereits beim Entladen auf und nicht erst dann, wenn ihr Inhalt beim Aufbau benötigt wird.
Feste Zeitfenster prägen den Aufbau
Während der Aufbautage treffen zahlreiche Fahrzeuge, Speditionen und Montageteams auf engem Raum zusammen. Messegesellschaften regeln die Zufahrt deshalb häufig über festgelegte Termine, Ladezonen und Einfahrtsberechtigungen. Diese Vorgaben gehören bereits in die Transportplanung.
Verspätungen können mehrere Arbeitsschritte betreffen. Erreicht eine Lieferung die Halle später als vorgesehen, warten unter Umständen Monteure auf Bauteile oder Techniker auf Geräte. Nachfolgende Arbeiten beginnen dann ebenfalls später.
Zeitreserven zwischen Ankunft und geplantem Aufbau reduzieren die Abhängigkeit von einer minutengenauen Transportdauer. Sie sind insbesondere bei längeren Fahrstrecken angebracht, auf denen Staus oder andere Verzögerungen nicht vollständig vorhersehbar sind.
Kennzeichnungen erleichtern die Zuordnung
Auf einem Messegelände werden innerhalb kurzer Zeit erhebliche Mengen an Material bewegt. Ähnlich aussehende Paletten, Kisten und Transportbehälter sind ohne eindeutige Angaben nur schwer auseinanderzuhalten. Halle, Standnummer, Aussteller und Inhalt sollten deshalb gut erkennbar angebracht sein.
Stimmen Kennzeichnung und Packliste überein, lässt sich jede Nummer auf einem Packstück einem konkreten Inhalt zuordnen. Empfindliche Exponate oder technische Geräte können zusätzlich entsprechend gekennzeichnet werden.
Bei der Organisation logistischer Abläufe müssen neben den Warenbewegungen auch die zugehörigen Informationsflüsse berücksichtigt werden. Bei einer Messe bedeutet dies beispielsweise, dass Standort, Inhalt und vorgesehene Verwendung eines Packstücks nachvollziehbar bleiben müssen.
Verpackungen verschwinden nicht nach der Anlieferung
Nach dem Auspacken bleiben Kisten, Paletten und Schutzmaterialien zurück. Auf der eigentlichen Standfläche steht für solche Gegenstände meist nur begrenzter Platz zur Verfügung. Für den späteren Abbau werden viele Verpackungen jedoch erneut gebraucht.
Deshalb muss bereits vor der Veranstaltung geklärt werden, wo Leergut während der Messetage verbleibt. Abhängig vom Veranstaltungsort kann eine Messespedition Transportbehälter übernehmen, zwischenlagern und nach Veranstaltungsende zurückbringen.
Auch der Zustand der Verpackungen sollte kontrolliert werden. Beschädigte Transportkisten können beim Rückweg einen geringeren Schutz bieten. Ersatzmaterial oder zusätzliche Polsterungen sollten verfügbar sein, bevor das Verpacken nach Messeschluss beginnt.
Auslandsmessen erfordern weitere Vorbereitung
Grenzüberschreitende Transporte unterscheiden sich von Lieferungen innerhalb eines Landes. Abhängig von Warenart und Zielland können Zollanmeldungen, Warenlisten und Nachweise über eine vorübergehende Einfuhr notwendig werden.
Die reine Fahrtzeit reicht deshalb für die Terminberechnung nicht aus. Zollabfertigung, Wochenenden, Feiertage oder lokale Zufahrtsregelungen können zusätzliche Zeit beanspruchen. Besonders bei hochwertigen Exponaten sollten die erforderlichen Begleitpapiere vor der Abfahrt vollständig vorliegen.
Die Terminplanung lässt sich vom vorgesehenen Anlieferungszeitpunkt rückwärts aufbauen. Für Transport, mögliche Grenzabfertigungen, Zwischenlagerung und die Übergabe am Messegelände werden getrennte Zeiträume berücksichtigt.
Schnittstellen benötigen eindeutige Zuständigkeiten
An einem Messeaufbau sind meist mehrere Parteien beteiligt. Spedition, Standbau, Technik, Messegesellschaft und ausstellendes Unternehmen übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Unklarheiten entstehen vor allem dort, wo ein Arbeitsschritt an den nächsten übergeben wird.
Für jeden Übergabepunkt sollte daher feststehen, wer Material annimmt, Lieferungen kontrolliert und bei Abweichungen informiert wird. Eine aktuelle Kontaktliste verhindert, dass bei einer verspäteten Sendung zunächst nach dem zuständigen Ansprechpartner gesucht werden muss.
Eine solche Zuordnung betrifft auch Informationen. Änderungen bei Zufahrtszeiten oder Liefermengen müssen diejenigen erreichen, deren Arbeit davon abhängt. Die betriebliche Logistik umfasst entsprechend verschiedene miteinander verbundene Waren- und Informationsprozesse.
Auch der Rückweg gehört zur Vorbereitung
Nach Veranstaltungsende beginnt der Abbau meist innerhalb eines engen Zeitrahmens. Gleichzeitig verlassen zahlreiche Aussteller das Gelände, Speditionen holen Material ab und eingelagerte Verpackungen werden zurückgebracht.
Bereits vor Messebeginn sollte feststehen, welche Gegenstände ins Lager zurückkehren und welche Materialien an einen anderen Standort gehen. Versandpapiere und Zieladressen lassen sich im Vorfeld vorbereiten.
Vor dem Verladen ermöglicht eine Bestandskontrolle den Abgleich mit der ursprünglichen Packliste. Sichtbare Schäden können ebenfalls erfasst werden, bevor die Ware erneut transportiert wird.
Fazit
Ein geordneter Messeablauf hängt von mehreren aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten ab. Materialbedarf, Verpackung, Transport, Zufahrt, Entladung, Lagerung und Rückführung müssen zeitlich aufeinander abgestimmt sein.
Packlisten und eindeutige Kennzeichnungen erleichtern die Kontrolle der Waren. Feste Verantwortlichkeiten reduzieren Unklarheiten an den Übergabepunkten zwischen Spedition, Standbau und Technik. Bei Auslandsmessen kommen Zollformalitäten und längere Vorlaufzeiten hinzu. Wird auch der Rücktransport vor Veranstaltungsbeginn eingeplant, bleibt der Warenfluss über sämtliche Phasen des Messeauftritts nachvollziehbar.
