PM Software: Modernes Zusammenarbeiten mit Projektmanagement Software

Projektmanagement Tools
Ratschläge zur Anwendung und Auswahl von PM Software

PM Software: Modernes Zusammenarbeiten mit Projektmanagement Software

In schnell wachsenden digitalen Agenturen wird der durchschnittliche Projektmanager wahrscheinlich ein Dutzend verschiedener Projektmanagementanwendungen verwenden, um mit der sich ständig ändernden Aufgabenliste Schritt zu halten. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ihre Auswahl für die richtige PM-Software einzugrenzen, indem wir einige häufig gestellte Fragen beantworten und Projektmanagement-Tools nach Kriterien vergleichen.

 

PM Software: Was genau ist eine Projektmanagement-Software?

Was genau ist eine Projektmanagement-Software? PM Software (PMS) ist eine Software, die Projektmanagementaufgaben unterstützt. Grundsätzlich ist das Projektmanagement auch ohne den Einsatz spezieller Software möglich. Projektmanagementsoftware kann jedoch wertvolle Dienste leisten, insbesondere bei hoher Projektkomplexität, einer großen Anzahl von Teilnehmern oder der Integration in Unternehmenssysteme (ERP, Kostenrechnung, Dokumentenmanagementsystem usw.). Eine Reihe von Projektmanagement-Softwareanbietern hat sich auf dem Markt etabliert. Einige Softwarelösungen sind branchenspezifisch.

Die verschiedenen Kategorien von Software, die im Projektmanagement verwendet werden, können je nach Funktionsumfang und Zielsetzung unterschieden werden. Funktionell werden geeignete Anwendungen häufig nur für bestimmte Unterabschnitte des Projektmanagements engagiert, beispielsweise für die Planung. Andere Ansätze decken einige oder alle Aspekte des integrierten Projektmanagements ab. Eigene Entwicklungen werden nur für bestimmte Teilaspekte benötigt, ansonsten werden Lösungen aus dem Softwaremarkt verwendet.

PM-Tools unterstützen Sie bei den Aufgaben des Projektmanagements und der operativen Arbeit am Projekt. Beispielsweise legt der Projektmanager die geplanten Maßnahmen fest, und die Projektmitarbeiter dokumentieren die Ergebnisse mit demselben Tool. Größere Lösungen führen auch Funktionen wie Personalplanung, Zeiterfassung und Buchhaltung aus. Sogar die Arbeit zu Hause ist möglich geworden. Es gibt ebenso CRM-Systeme mit integriertem Projektmanagement. Die Grenze zwischen Projektmanagementsoftware, CRM und ERP verschwimmt zunehmend.

 

Was macht ein gutes Projektmanagement-Tool aus?

Bei der Definition eines guten digitalen Projektmanagement-Tools konzentrieren wir uns auf Tools, die den Aspekt der Projektausführung erleichtern. Was wird also benötigt, um Projektmaßnahmen umzusetzen? Wir haben fünf grundlegende Aspekte der Funktionalität ausgewählt, welche die Umsetzung digitaler Projekte erleichtern. Sie können damit Ihre Beiträge, Tabellen und E-Mails verwalten sowie Ihre Projektoperationen effizienter abschließen.

  • Aufgabenlisten – Projekte bestehen aus Hauptaufgaben und Unteraufgaben, Checklisten und Fristen. Sie sind eine Gelegenheit zu zeigen, was wann und von wem getan werden muss, und sind entscheidend für ein gutes Projekt.
  • Zeitpläne – Zeitpläne, Kalender und Gantt-Diagramme helfen Ihnen zu verstehen, wo Aufgaben in das Gesamtdesign des Projekts passen. Dies ist der Schlüssel, um das Projekt pünktlich abzuschließen.
  • Dateifreigabe – niemand verschwendet gerne Zeit mit der Suche nach Dateien. Die Fähigkeit, essenzielle Projektdateien und -anwendungen zu organisieren und gemeinsam zu nutzen, ist wichtig für eine effektive Projektimplementierung.
  • Kommunikation – Kontextbezogener Informationsaustausch in Zusammenhang mit dem Projekt, um Aufgaben schnell zu erledigen und mit dem Team und dem Kunden zu kommunizieren. Es ist wichtig, den Fortschritt der Agenda zu überwachen.
  • Berichterstattung: Als Projektmanager müssen wir wissen, ob unser Projekt auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Daher ist es wichtig zu wissen, wie die Arbeit an dem Projekt voranschreitet – wird das Vorhaben rechtzeitig abgeschlossen oder nicht?

Bei jeder Projektmanagement-Software müssen Sie unterscheiden, was belangreich ist und was nicht. Mit unseren Kriterien für Projektmanagement-Tools konzentrieren wir uns auf die Projektimplementierung. Dies bedeutet, dass wir uns nicht auf Planung, Abrechnung oder andere Funktionen fokussieren.

 

Welche Vorteile bringt der Einsatz einer Projektmanagement-Software?

Der größte Teil unserer Arbeitszeit wird für die Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination verwendet. Collaboration-Software verhindert Redundanz und Verwirrung bei der Gemeinschaftsarbeit, sodass wir Stunden für spezifischere Arbeiten freigeben können. Viele von uns haben Probleme mit einer nicht so reibungslosen Kombination von Google- oder Microsoft-Anwendungen, die über ein kompliziertes E-Mail-Netzwerk koordiniert werden. Ein Online-Tool für die Zusammenarbeit bietet einen koordinierteren Workflow, indem es eine einheitliche Plattform für Teambesprechungen, Dateifreigabe, Online-Speicherung der Dokumentation, Aufgabenzuweisungen und Zusammenarbeit in Echtzeit an einem Projekt bietet.

 

Collaboration Software – Tools für die Zusammenarbeit

Collaboration-Software ist in erster Linie die Koordination der Mitarbeiter und in vielen Variationen erhältlich. Sie kennen Slack, ein beliebtes Tool für die Zusammenarbeit, das sich auf Gruppen-Messaging konzentriert. Darüber hinaus sind Sie mit den gängigsten Google-Tools für die Zusammenarbeit (Laufwerk, Dokumente, Blätter, Hangouts) oder Microsoft-Tools für die Zusammenarbeit (SharePoint, One Drive) vertraut.

Tools für die Zusammenarbeit können einfach sein, z. B. verifiziertes Skype (eine der Collaboration Software für die Zusammenarbeit mit MS) oder sogar Ihr gutes altes E-Mail-Konto. Moderne Collaboration-Software macht einen Schritt nach vorne, indem sie all diese Arbeitsinteraktionen auf einer Plattform kombinieren.

Wenn Sie bereits PM-Software verwenden, haben Sie längst Zugriff auf einige Tools für die Zusammenarbeit der Collaboration Software. Derzeit bietet jede Projektmanagement-Software, einschließlich Ressourcenplanungstools, Funktionen für die Zusammenarbeit, z. B. Aktualisierungen des Aufgabenstatus, Dateifreigabe und Fortschrittsvisualisierung. Ein speziell für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt entwickeltes Tool kann jedoch zusätzliche Funktionen enthalten, z. B. Videokonferenzen, Echtzeitaustausch über kollegial erstellte Dokumente und Kundenportale.

 

Welche Projektmanagement-Software-Tools gibt es?

  • aXc-Project
  • Can Do
  • KLUSA Projektmanagement Software und Beratung
  • MindManager
  • Blue Ant
  • Microsoft Project
  • Microsoft Project Server 2016
  • Collinor 7
  • cplace
  • PM Toolfinder
  • InLoox für Outlook

(Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit)

 

Worauf muss ich bei der Auswahl von PM-Software achten?

Ein Exposé der notwendigen Anforderungen und ihrer Eigenschaften ist der erste Schritt zur Vorauswahl von Produkten. Aus technischer Sicht bedeutet dies, eine “lange Liste” der betreffenden Produktartikel zu erstellen. Es zeigt sich jedoch schnell, dass ein großer Funktionsumfang sich einerseits auch in höheren Kosten ausdrückt und andererseits ebenso bei äußerst ähnlichen Leistungsmerkmalen sehr unterschiedliche Preise haben kann.

Projekte waren schon immer Teil der täglichen Arbeit in Unternehmen. Dank der Digitalisierung ändert sich die Art der Zusammenarbeit derzeit erheblich. Für die beste Unterstützung von Organisationen, Teams und Mitarbeitern beim Projektmanagement und bei der Zusammenarbeit sind Projektmanagementanwendungen die ideale digitale Hilfe.