Was man mit PDF alles machen kann
Kennen tun wir sie alle: Dateien im PDF Format. Aber wie oft arbeiten Sie tatsächlich mit PDF Dokumenten? Und vor Allem: Wie intensiv? Lesen Sie die PDFs nur oder müssen Sie Textfragmente kopieren und gelegentlich auch mal Korrekturen an den darin enthaltenen Daten vornehmen? Umfragen haben ergeben, dass jeder zweite Befragte regelmäßig mit PDF Dateien arbeitet. Und hier reicht das bloße Anschauen oftmals nicht aus. Stattdessen müssen die Dateien bearbeitet, versendet, verändert und abgespeichert werden. Einiges ist für uns alle Alltag. Aber kennen Sie alle Funktionen von PDF? Wir haben uns umgehört und zeigen Ihnen in diesem Artikel viele interessante Funktionen und was Sie mit diesen in einem modernen Büro so alles machen können.
Über PDF
PDF steht für Portable Document Format und ist ein offenes Dateiformat für den Austausch elektronischer Dokumente. Das Besondere an PDF: Die so kodierten Dokumente, Formulare, Bilder und Webseiten können auf jedem Gerät korrekt angezeigt werden, ohne dabei wichtige Formatierungen, Zeilenabstände oder Ähnliches beim Senden zu verlieren. Dies gilt inzwischen sogar für Smartphones und Tablets und macht die PDFs daher heute besonders beliebt im privaten und Berufsalltag. Und das ist ja auch nicht verwunderlich. Wenn Sie schließlich mit viel Hingabe eine Präsentation oder ein Schreiben vorbereiten und dieses an Kollegen oder Geschäftspartner versenden, dann möchten Sie natürlich auch, dass diese Ihr Dokument genau so sehen, wie Sie es abgespeichert haben. Verrutschte Bilder, ungleiche Seitenabstände und andere Fehler, die sich beispielsweise bei Textdokumenten und deren Versendung schnell einschleichen sind dank PDF heute kein Problem mehr. Wenn Sie also Ihre Berichte im PDF Format versenden, so können Sie sicher sein, dass alle Ihre Kollegen sie auf ihren PCs, Macs oder Android-Smartphones öffnen und auch richtig lesen können.
Und was können PDFs noch so alles?
Viele der PDF-Funktionen dürften Ihnen längst bekannt sein. Neben dem sicheren Versenden der Dokumente können Sie beispielsweise Texte kommentieren, farblich unterstreichen oder markieren. Auch das digitale Unterschreiben von Dokumenten ist den meisten bereits bekannt. Tatsächlich sind dies die wohl meist genutzten Funktionen von PDFs. Doch es sind noch lange nicht alle! In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, was PDF noch so alles kann und wer weiß, vielleicht entdecken Sie ja auch etwas Neues.
PDFs zusammenführen
Sie haben zwei verschiedene Dokumente, die aber eigentlich zusammengehören oder die Sie aus pragmatischen Gründen gern in einem einzelnen Dokument hätten? Kein Problem.
Mit wenigen Klicks können Sie einfach hier Ihre PDF-Dateien zusammenführen. Einfach auf den Link klicken, gewünschte Dateien hochladen und zusammenführen. Schon haben Sie eine einzelne PDF Datei, die Sie versenden können.
PDF Dateien teilen und extrahieren
Wenn Sie mehrere PDF Dateien zu einem einzigen Dokument zusammenfügen können, dann können Sie natürlich auch das Gegenteil tun. Mit anderen Worten: Sie können eine PDF auch in einzelne Seiten aufteilen. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie ein Dokument bearbeiten, welches viele Seiten hat, jedoch nur eine bestimmte davon an jemanden verschicken möchten. Auch aus Speicherplatzgründen kann es nötig werden, PDF Dateien aufzuteilen. So können Sie nämlich nur die für Sie relevante Seite speichern, anstelle des ganzen Dokuments. Hierfür klicken Sie bei Adobe einfach auf ‘Seiten verwalten’ und schon können Sie die einzelnen Seiten ansehen, extrahieren und so einzeln abspeichern.
Langzeitarchivierung digitaler Dokumente mit PDF/A
PDF/A ist eine Version von PDF, die für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Diese Version ist etwas anders, da sie einige der PDF-Funktionen ausschließt, die mit der Langzeitarchivierung unvereinbar sind. So wird sichergestellt, dass das Dokument beim Öffnen durch den Benutzer auch in einigen Jahren tatsächlich noch genauso aussieht wie zum Zeitpunkt der Archivierung.
PDF-Dateien bieten große Sicherheit.
Das PDF Format nimmt Sicherheitsfragen nicht auf die leichte Schulter. Wenn Sie also Angst vor Hackern oder neugierigen Blicken haben, können Sie aufatmen. Denn PDFs sind besonders leicht zu schützen. Ob aufgrund von sensiblen Daten und Inhalten oder einfach weil es Ihnen lieber ist: Sie haben einige Möglichkeiten, Ihr Dokument zu schützen. Eine davon ist zum Beispiel, Ihre PDF-Datei mit einem Kennwort zu schützen. Alternativ können Sie aber auch den Zugang für Benutzer einschränken oder das Dokument mit einer digitalen Signatur versehen. Diese einfachen Maßnahmen schützen die Daten in Ihrer Datei und Sie können sich entspannt anderen Themen zuwenden.
Besonders praktische Funktionen für den Büroalltag
Es gibt noch viele weitere spannende Funktionen von PDFs, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten. Auf die Frage, welche Funktionen von PDF sie am häufigsten nutzen kamen viele Antworten aber einige stachen bei verschiedenen Umfragen immer wieder heraus. Hier kommt daher eine Auswahl an Funktionen, die im Büroalltag und natürlich auch im Privatleben besonders nützlich sind:
- Durchsuchen eines PDF-Dokuments nach Informationen
- Kopieren von einzelnen Daten aus einem PDF-Dokument
- Hinzufügen, Löschen oder Ändern der Reihenfolge der Seiten in einem PDF-Dokument
- Kleinere Änderungen am Text eines PDF-Dokuments vornehmen, z. B. Tippfehler korrigieren
Sie sehen schon: PDFs können so einiges. Kein Wunder also, dass das nützliche Dateiformat aus unserem Alltag kaum noch wegzudenken ist. Stöbern Sie sich ruhig einmal selbst durch alle Funktionen. Wir können sagen: Es lohnt sich!
