Filehosting : Einsatz im Business Alltag
Das Filehosting macht die Festplatte überflüssig, der Laptop kann zu Hause bleiben. Unterwegs sind die Dateien in der Cloud jederzeit im Zugriff. Ortsunabhängig ist der Datenspeicher des Filehosters via Webbrowser oder Client abrufbar – von allen Mitarbeitern.
In der Ära vor dem Outsourcing von Dateien wurden die Daten auf verschiedensten Medien gespeichert. Das Filehosting erlaubt die Ablage selbst sehr großer Dateien im zentralen Online-Datenspeicher des Anbieters. Dazu stellt der Filehoster Speicherplatz auf seinen Servern Verfügung. Die Datenbereiche der einzelnen Benutzer sind dabei besonders geschützt.
Eine für alle – Dateien weltweit im Griff
Mit den Speicherplatzeinschränkungen der E-Mail-Provider lassen sich Daten kaum austauschen. Für Unternehmen mit eigenen Mail-Services sind der Speicherplatz teuer und die Verwaltung aufwendig. Vom Mail-Server werden die Daten nochmals auf einen lokalen Speicher herunterladen.
Das Ergebnis: viele Kopien einer einzigen Datei auf unterschiedlichen Medien unter unterschiedlichen Dateinamen. Die Statista-Umfrage „Gesucht – gefunden: So viel Zeit verbringen die Deutschen mit der Dokumentensuche“ ermittelte 1 Stunde täglich für die Suche nach Dokumenten im Büro.
In der Cloud – Daten blitzschnell geteilt
Eigentlich sind Filehosting und Cloud voneinander abzugrenzen. Die Cloud wird online und im Internet zur Verfügung gestellt, während der klassische Filehoster ein eigenes Serversystem mit Anmeldung bereithält. Die technischen Feinheiten sind für den Benutzer nicht unbedingt ersichtlich und der Trend geht deutlich zu den unkomplizierteren Cloudlösungen.
Im Speicher der virtuellen Cloud werden beliebige Daten ausgetauscht oder zur gemeinsamen Verwendung „geshared“. Beim Sharing-Dienst anmelden, Datei Hochladen, den Link kopieren oder eine Empfängeradresse angeben. Zugriff haben alle über den vom Filehoster generierten Link. Der Zugang ist einfach und die meisten Mitarbeiter nutzen das Filesharing auch im privaten Bereich.
Privat und geschäftlich – die beliebtesten Anbieter aus der Cloud
Dass Mitarbeiter auch am Arbeitsplatz die Tools bevorzugen, die sie im Privatbereich gerne nutzen, ist bekannt. Wenn also Unternehmen mit Cloudlösungen auch die Produktivität verbessern wollen, wird berechtigterweise durchaus auf die Marktführer zurückgegriffen. Die bekanntesten File-Hosting-Anbieter – viele davon seit der ersten Stunde dabei – bieten insbesondere für betriebliche Anwendungen nützliche Zusatz-Features an. WeTransfer, Dropbox und Google Drive sind bereits in vielen Unternehmen vertreten. Weitere interessante Filehoster sind Microsoft OneDrive, iCloud und SpiderOak. Auf FilehosterZ findet man Informationen zu weiteren Anbietern.
Mehr Produktivität mit Filehosting
Bei der nächsten Generation der innerbetrieblichen Kommunikation per Datenaustausch übernimmt der Filehoster die Verwaltung. Das Information-Sharing ist in vielen Unternehmen bereits fest in den Arbeitsalltag integriert. Entsprechend vielfältig sind auch die angebotenen Lösungen, jedoch lassen sich einige Anforderungen an optimale Hosting-Angebote herauskristallisieren. So verbessern Sie die Produktivität mit den virtuellen Clouds:
– alle Unternehmensinhalte sind in der Cloud (an einem Platz) verfügbar
– Offline-Zugang ist gewährleistet
– Zugriff auch von mobilen Apps mit intuitiver Benutzung
– Freigabe und Erhalt sind sicher und transparent
– externe Freigabe und Kooperation sind steuerbar
– einmalige und universelle Synchronisierung der Laufwerke
– Echtzeit-Backup durch den Filehoster
– prädikative Analysen des Filehosters.
Filehosting – Einsatz im Business Alltag
Eigene Festnetzverbindungen oder große Datenspeicher gehören der Vergangenheit an. Bei allen Vorteilen haben auch die EFSS-Lösungen (Electronic File Sync and Sharing) noch eine andere Seite – und die liegen in den Sicherheitskonzepten. Für Unternehmen liegen die Sicherheitsmaßnahmen der Filehoster außerhalb des eigenen Kontrollbereichs.
Mit der Haltung der vertraulichen Firmendaten, nur wenige Bits vom Mitbewerber entfernt, tun sich einige schwer. Besondere rechtliche Vorschriften sind weder von Unternehmen, noch von den Cloudhostern nicht zu beachten. Für alle gelten selbstverständlich die Datenschutzbestimmungen der DSGVO.
Berechtigungskonzepte – Probleme am Horizont
Wichtig ist den Unternehmen, dass zwar alle Mitarbeiter generellen Zugriff auf die Inhalte haben, jedoch nur dann, wenn der Mitarbeiter auch autorisiert ist. Insbesondere in Bereichen des Produktdesigns, der Produktentwicklung oder bei sensitiven Umsatzzahlen muss der Nutzerkreis innerhalb des Unternehmens eingeschränkt werden. Für Unternehmen führt kein Weg an der Definition neuer Berechtigungskonzepte im Filehosting vorbei.
Cloudlösungen heute schon der Standard für die Zukunft
Für Privatanwender sind die Filesharing-Angebote nützlich, für Unternehmen bieten die Cloudlösungen tatsächlich neue Chancen. Die internationale und reibungslose Verfügbarkeit, die entfallenden Wartungs- und Hardwarekosten, sowie die hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter sprechen eindeutig für das unternehmensweite Filehosting. Grenzüberschreitende, internationale Teams sind bereits in mittelständischen Unternehmen nichts Ungewöhnliches. Ohne kreatives und unkompliziertes Informations-Sharing kommen möglicherweise bald schon Kleinstunternehmen zum Stillstand.
