Digitaler Rechnungsworkflow – Wie umsetzen?
Der herkömmliche Prozess der Rechnungsbearbeitung in Papierform ist äußerst ineffizient und verschwendet wertvolle Zeit und Ressourcen. Es kann bis zu einer halben Stunde dauern, bis eine gedruckte Rechnung innerhalb eines Unternehmens von einer Abteilung zur nächsten wandert, bevor sie schließlich erfasst, freigegeben und archiviert wird. Wenn man bedenkt, wie viele solcher Rechnungen ein Unternehmer pro Monat erhalten und bearbeiten muss, wird schnell klar, dass dies eine erhebliche Menge an Arbeitszeit und damit Geld kostet.
Es ist an der Zeit, dass sich Unternehmer mit dem Konzept des „digitalen Rechnungsworkflows“ in einer papierlosen Arbeitsumgebung auseinandersetzen, zumal die gesetzlichen Anforderungen (GoBD) ab 2017 ohnehin eine digitale Archivierung vorsehen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen genau, was das überhaupt ist und wie dieses System in Ihrem Unternehmen effizient umgesetzt werden kann.
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein Rechnungsworkflow ist im Wesentlichen ein organisierter Prozess zur Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Dieser Prozess legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge von welchen Personen unter bestimmten Bedingungen durchgeführt werden müssen.
Ein Rechnungsworkflow kann zum Beispiel wie folgt aussehen:
- Erfassung des Rechnungseingangs: Dazu gehört die Vergabe einer fortlaufenden Nummer und die Vorerfassung der Beträge.
- Rechnungsprüfung: Hier wird die Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.
- Genehmigung und Freigabe: Die Rechnung wird von den zuständigen Personen genehmigt und freigegeben.
- Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung: Die Rechnung wird buchhalterisch erfasst und die Zahlungsanweisung erstellt.
- Fachgerechte Archivierung der Rechnung: Die archivierte Aufbewahrung der Rechnung erfolgt gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Analoger Rechnungsworkflow vs. digitaler Rechnungsworkflow
Ein analoger Rechnungsworkflow bezieht sich auf den traditionellen Rechnungsbearbeitungsprozess, bei dem physische Papierrechnungen verwendet werden. In einem solchen Workflow werden Papierrechnungen per Post oder persönlich entgegengenommen, manuell geprüft, gestempelt und dann in Papierform an die Buchhaltung oder andere Abteilungen weitergeleitet. Dieser Prozess kann zeitaufwändig sein und ein höheres Risiko für Fehler und Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung mit sich bringen.
Ein digitaler Rechnungsworkflow hingegen nutzt moderne Technologie, um den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung effizienter und fehlerfreier zu gestalten. In einem digitalen Workflow werden Rechnungen in elektronischer Form empfangen, entweder per E-Mail oder über spezielle Rechnungsportale. Diese digitalen Rechnungen können automatisch erfasst und in das Buchhaltungssystem oder andere Softwarelösungen importiert werden. Die Prüfung und Freigabe der Rechnungen kann elektronisch erfolgen, was menschliche Fehler minimiert und den gesamten Prozess beschleunigt.
Die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows sind vielfältig
Zeitersparnis: Digitale Rechnungen können schneller bearbeitet werden, da sie automatisch erfasst und weitergeleitet werden können.
Fehlerreduzierung: Die automatische Erfassung und Prüfung von Rechnungen reduziert das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Dateneingabe entstehen können.
Effizienzsteigerung: Ein digitaler Workflow ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und erlaubt die Überwachung und Verfolgung in Echtzeit.
Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier und die Reduzierung manueller Tätigkeiten können Kosten eingespart werden.
Umweltfreundlichkeit: Die Verwendung digitaler Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt zum Umweltschutz bei.
Insgesamt bietet ein digitaler Rechnungsworkflow viele Vorteile gegenüber einem analogen Prozess und wird von vielen Unternehmen als effizientere und kostengünstigere Lösung angesehen.
Wie kann man den digitalen Rechnungsworkflow implementieren?
Der Weg zur Digitalisierung beginnt oft mit einem digitalen Rechnungsworkflow, der Zeit spart und Automatisierung ermöglicht. Hier möchten wir Ihnen zeigen, wie ein solcher Workflow funktioniert und worauf Sie dabei achten sollten.
- Digitaler Rechnungseingang:
Unabhängig davon, ob die Rechnungen im PDF-Format oder per Post eingehen, werden sie im ersten Schritt dem Workflow hinzugefügt. Digitale Rechnungen können einfach per E-Mail hochgeladen oder per Drag & Drop in das System gezogen werden. Papierrechnungen müssen zunächst digitalisiert werden, bevor sie wie PDF-Rechnungen in das System eingespeist werden können.
- Formale Prüfung: An dieser Stelle erfolgt die formale Prüfung der Rechnung. Wenn Sie eine Software einsetzen, kann diese mit Hilfe von KI die Rechnung automatisch analysieren und auf steuerliche Anforderungen prüfen. Dadurch reduziert sich die manuelle Prüfung auf eine Bestätigung durch einen Mitarbeiter. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da er mögliche Fehler in der Rechnung sofort aufdecken kann, die den Vorsteuerabzug gefährden können, wenn die formalen Anforderungen nicht erfüllt sind.
- Inhaltliche Prüfung: Im nächsten Schritt erfolgt die inhaltliche Prüfung durch den zuständigen Mitarbeiter, häufig die Person, die den Auftrag erteilt hat. Hier werden Fragen zur Rechtmäßigkeit der Rechnung, zur Zufriedenheit mit der erbrachten Leistung und zur Zuordnung von Kostenstellen für die interne Verrechnung beantwortet. Eine Softwarelösung zur digitalen Rechnungsfreigabe kann hier eine effiziente Verwaltung und Zusammenarbeit bieten.
- Kontierung der Rechnung: Bei der Kontierung wird festgelegt, auf welches Konto die Rechnung gebucht wird. In vielen Fällen werden noch Kontierungsstempel auf Papierrechnungen verwendet, ein digitaler Workflow ermöglicht jedoch eine einfache Abwicklung dieses Schrittes. Nach dem Import des Kontenplans in das System kann die KI die Belege automatisch auslesen und sogar automatisch kontieren. Häufig ist nur noch eine Prüfung erforderlich.
- Zahlungsfreigabe: Am Ende steht die Freigabe der Rechnung zur Zahlung. Hier schafft ein Rechnungsworkflow Klarheit durch mehrstufige und regelbasierte Freigabeprozesse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dies minimiert Unklarheiten darüber, wer der richtige Ansprechpartner ist. Wichtig ist auch eine gute Prozessdokumentation, um Revisionssicherheit zu gewährleisten.
- Zahlungsabwicklung: Nach der Freigabe erfolgt die eigentliche Zahlungsabwicklung. Eine Software, die die Erstellung von Sepa-XML-Dateien mit wenigen Klicks ermöglicht, spart viel Zeit. Einige Workflow-Lösungen erlauben es sogar, Zahlungen direkt aus der Software heraus auszuführen.
Fazit
Der digitale Rechnungsworkflow ist eine effiziente Alternative zum papierbasierten Prozess. Er spart Zeit, reduziert Fehler und fördert die Zusammenarbeit. Unternehmen sollten die Umstellung ernsthaft in Betracht ziehen, um Kosten zu senken und umweltfreundlicher zu arbeiten.
Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
