Digitalisierung in der Gastronomie: Wie Software die Abläufe optimiert
Digitale Reservierungen, kontaktloses Bezahlen, integrierte Systeme und maßgeschneiderte Anwendungen helfen nicht nur beim Fachkräftemangel, sie sparen auch Kosten und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
Was bedeutet Digitalisierung in der Gastronomie?
Allgemein bezeichnet das Wort „Digitalisierung“ die Einbeziehung von technischen Mitteln, welche Informationen und die Kommunikation digital verarbeiten, abspeichern und weiterleiten. Vereinfacht ausgedrückt, finden wesentlich mehr Prozesse im digitalen Raum statt, darunter die Kommunikation mit dem Kunden oder interne Abläufe. Tools wie Zenchef vereinfachen die Verwaltung oder ermöglichen es Kunden, selbstständig per Formular Reservierungen vorzunehmen. Also weniger Stift, Papier, weniger direkte Telefonate und analoge Buchführung oder Verwaltung.
Die Digitalisierung in der Gastronomie in Zahlen
Deutschland gilt nicht gerade als Vorreiter in Sachen Digitalisierung und auch bei der Gastronomie sieht es nicht anders aus. Zwar hat sich auch in diesem Bereich in den letzten Jahren einiges getan, doch gibt es noch immer viele Gewerbe, welche auf handelsübliche Weise ihr Geschäft betreiben. Vor allem im Bereich der Individualgastronomie findet sich das Digitale häufig vergebens. Im Hotelgewerbe sind die Betreiber schon wesentlich weiter. Das dürfte nicht verwundern, schließlich ist die Digitalisierung mit viel Aufwand und Kosten verbunden und nicht immer sind die Vorteile offensichtlich. Die kleine Imbissbude nebenan wird auf eine digitale Reservierung gut verzichten können, während das große Restaurant durchaus einen Nutzen aus solchen Funktionen ziehen dürfte.
Laut dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021 bieten durchschnittlich 53 % aller Gastronomen eine Online-Reservierung an und 46 % arbeiten mit digitalen Kassensystemen. Dürftiger sieht es bei digitalen Speisekarten aus (33 %), bei der digitalen Gästedatenerfassung (23 %) oder bei digitalen Bestellungen (19 %).
Dennoch zeichnet sich ein Trend hin zu mehr Digitalisierung ab. Eine Umkehr dieses Trends ist wenig wahrscheinlich, denn die sich verschlechternde wirtschaftliche Lage und der Fachkräftemangel zwingen Betreiber zur Optimierung und Einsparungen.
Das digitale Kassensystem als Grundlage der Digitalisierung
Die Integration digitaler Kassensysteme ist der erste Schritt hin zu mehr Digitalisierung. Sie erfassen Bestellungen digital, stellen Rechnungen aus und verwalten Zahlungen. Daten und Bestellungen werden damit schnell und unbürokratisch erfasst und der Arbeitsaufwand reduziert. Zudem verringern sie die Fehlerquote.
Digitale Kassensysteme können über weitere nützliche Funktionen für die Lagerverwaltung oder das Personalmanagement verfügen oder Daten sammeln und anschließend Vorschläge zur Optimierung der Abläufe abgeben. Häufig lassen sich die Kassensysteme auf den Umfang des Betriebs abstimmen. Nützlich ist weiterhin die Integration in andere Systeme, wie etwa für die Buchhaltung oder in Online-Bestellplattformen. Die Einführung eines digitalen Kassensystems bietet in den meisten Fällen nur Vorteile. Das Personal muss jedoch lernen, damit umgehen zu können.
Mobile Bestellterminals
Dank dieser nützlichen Geräte können Kellner die Bestellungen digital aufnehmen, ohne Stift und Zettel hervorholen oder das eigene Gedächtnis bemühen zu müssen. Ein digitaler Küchenmonitor leitet die Bestellung direkt weiter. Die Bestellungen lassen sich auch gleich an die Hauptkasse senden. Bestellungen werden damit schneller abgearbeitet, was die Wartezeit für den Kunden verringert.
Digitale Bestellsysteme
Mithilfe eines digitalen Bestellsystems können Gäste direkt am Smartphone Bestellungen aufgeben und eventuell direkt bezahlen. Bestellungen landen augenblicklich in der Küche und werden sogleich bearbeitet. Lange Wartezeiten oder Fehler bei der Kommunikation mit den Servicekräften entfallen damit. Kellner werden entlastet oder sind nicht mehr notwendig. Die Mitarbeiter können sich stattdessen auf die Zubereitung der Speisen oder andere Aufgaben fokussieren. Durch die Kombination mit QR-Codes können die Gäste ihre Speisen selber abholen.
Digitale Küchenmonitore
Mit dem digitalen Küchenmonitor behält das Küchenpersonal den Überblick, indem die Bestellungen übersichtlich angezeigt und gemäß der Dringlichkeit sortiert werden. Arbeitsbons oder die Kommunikation zwischen Kellnern und Küchenpersonal entfallen dadurch. Köche erkennen sogleich, ohne das restliche Personal befragen zu müssen, welche Gerichte Priorität haben. Die schnellere Arbeitszeit sollte auch der Kundenzufriedenheit zuträglich sein.
Digitale Kassenbeläge
Kein Papierverbrauch mehr, keine Zettelwirtschaft – digitale Kassenbeläge machen es möglich. Dabei scannen die Kunden lediglich einen QR-Code an einem mobilen Terminal ein und sie erhalten den Zahlungsbeleg auf ihr Smartphone. Die Belege werden automatisch digital verwahrt.
