ERP-Systeme einfach verstehen
1. Hintergründe zu den ERP-Systemen
Binnen der letzten zwei bis drei Dekaden veränderte sich unsere Geschäftswelt rasant. Mitverantwortlich waren m. E. u. a. der unaufhaltsame Aufstieg des IT-Sektors mit seinen weitreichenden Innovationstreibern sowie die Globalisierung inkl. ihrer Effekte. Eine solch neue Wirtschaftsrealität nahm eklatanten Einfluss auf so gut wie alle Geschäftsbereiche der deutschen Unternehmen: so veränderte sich bspw. vielerorts die Ausrichtung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten und/oder schlicht der Kundenstamm. So erfolgte ein neu heranwachsendes Optimierungsbedürfnis von Geschäftsprozessen.
Veränderungen vieler Geschäftsbereiche berührend mussten nun schneller vonstatten gehen, um in der globalen Marktwelt und schnelllebigen IT-Landschaft noch mitzuhalten. Bei stetig notwendigen Anpassungen wird es schwieriger, die eigenen Prozesse möglichst effizient zu halten. Es wird eine Organisationsstruktur vonnöten, welche Geschäftsbereiche funktionsübergreifend und mit den dafür nötigen Schnittstellen darstellt; inklusive der jeweiligen Geschäftsprozesse.
Frühere Systeme waren hingegen langsam, nur wenig flexibel und Informationen waren recht inkohärent dargestellt. Wird ein System ohne funktionsübergreifenden Charakter herangezogen, so wird ein Unternehmen in der heutigen Zeit (21. Jhd.) mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht sein ganzes Potenzial etablieren und nutzen können.
In diesem Geschäftsumfeld etablierte sich zusehends eine neue Technologie, die ERP- Systemlandschaft. Nun war eine Technologie in der Hand, mit der Geschäftsdaten besser verarbeitet und Unternehmensressourcen in ihrem Einsatz effizienter eingesetzt nd zielführender geplant werden konnten. ERP-Systeme erfüllten und erfüllen in den Unternehmen einen sinnvollen Zweck; für eine erfolgreiche Implementierung bedarf es jedoch der Zusammenarbeit von Führungskräften aus mehreren Abteilungen. Eine Implementierung ist , wie so oft bei der Integration neuer Technologien in Unternehmen, herausfordernd und oftmals nicht ohne zu überwindende Barrieren umzusetzen.
2. Einführung in ERP-Systeme:
Viele fragen sich jetzt bestimmt brennend, bevor es losgeht:
Was wird überhaupt unter einem „ERP-System“ verstanden, wie ist es in der Fachliteratur definiert?
→ ERP ist schlichtweg eine Kurzform für das sperrige „Enterprise Resource Planning“; es handelt sich dabei um Standardsoftware für die Betriebswirtschaft.
Mit einem ERP wird u. a. angestrebt, eigene verfügbare Ressourcen bestmöglich in den eigenen Betriebsabläufen mit einzubinden bzw. zu berücksichtigen. In ERP’s inkludiert sind sehr viele Daten mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund: so z. B. jene, die für das Planen, Realisieren und Kontrollieren von Geschäftsvorgängen benötigt werden. Ebenfalls mit von der Partie sind etliche nützliche integrierte Funktionalitäten; wie z. B. für das Erstellen von Rechnungen.
Die Eruierung und Findung von Entscheidungen verläuft effizienter und wirkungsvoller, indem alle Geschäftsbereiche miteinander kommunizieren und mit Echtzeitdaten gearbeitet werden kann. Welch‘ strategischen Einfluss ein
ERP-System im Unternehmen innehat, ist dabei vom spezifischen Umfeld abhängig und sogar nach der Implementation noch wandelbar.
In den letzten Jahren veränderte sich die Marktwelt für Unternehmen: die Fokussierung auf Kunden wird stets wichtiger; eine Differenzierung von der Konkurrenz essenziell. Das mittlerweile höchst dynamische Marktgeschehen erfordert mehr (Betriebs-)Flexibilität und zudem Bereitschaft zur Qualitätsskalierung von den Unternehmen.
2.1 Was sind Module bei ERP’s?
Das Modulkonzept ist ein herausstellendes Merkmal von ERP-Systemen. Ein neues IT-System abteilungsübergreifend in ein Unternehmen zu implementieren ist überaus aufwendig. Das Modulkonzept hingegen erlaubt es, eine Integration einzelner Module (= z. B. ein spezifischer Geschäftsbereich..) vorzunehmen und bei Anpassungsnotwendigkeiten im Nachhinein noch zu ergänzen.
Ein ERP-System setzt sich aus mehreren unterschiedlichen Modulen zusammen, die jeweils nach einer bestimmten Norm vereinheitlicht sind; diese fokussieren sich jeweils meist auf verschiedene Kerngeschäftsbereiche eines Unternehmens. Ganz wichtig dabei: ERP’s connecten Workflows (= Arbeitsabläufe/Geschäftsprozesse) mit Monitoring-Funktionen (→ Im Kern dienlich zur Überwachung, um festgelegte Anforderungen einzuhalten).
2.2 Findet bei ERP’s eine Vergabe von Berechtigungen statt?
Ja, es werden Rollen festgelegt; jede Rolle erhält ihre individuellen Berechtigungen (→ Aufbauorganisation). Je nachdem, welches Aufgabenspektrum dem jeweiligen Mitarbeitertypus obliegt. So lässt sich z. B. der Aufgabenbereich des Monitorings einer bestimmten Rolle zuweisen. Über das komplette ERP waltet schließlich ein Administrator, der u. a. die Rollen im ERP-System zuordnet und betreut.
3. Datawarehouses in ERP-Systemen
Einfach formuliert: In einem ERP-Datawarehouse sind alle Unternehmensdaten drin! Strukturiert wird es über viele Tabellen, die zwei Arten von Daten beinhalten sogenannte „Stammdaten“ und „Bewegungsdaten“.
Unterschied zwischen Stamm- und Bewegungsdaten?
- Stammdaten: Die so gut wie konstant bleibenden Basisdaten eines Unternehmens.
- Bewegungsdaten: Daten, welchen ein dynamischer Charakter obliegt und zusätzlich in einem zeitlichen Kontext stehen, z. B. wann die Bestellung eines Kunden eingegangen ist..).
4. Über die eklatanten Vorzüge von ERP-Systemen
Die Motivationen ein ERP-System in eine Unternehmensumgebung zu implementieren sind sicherlich vielfältig und spezifisch. Um einige Beweggründe zur Veranschaulichung zu nennen: es wird oft eine Optimierung von Prozessen sowie eine größere Produktivität oder eine Vereinheitlichung angestrebt.
Ein weiterer Vorzug ist die mittlerweile weite Verbreitung und etablierte Zuverlässigkeit von ERP- Systemen. Denn: mittlerweile sind ERP-Systeme in der Wirtschaftswelt derart populär und erfolggekrönt geworden, dass etliche Führungskräfte meist schon mit dem Gedanken liebäugeln, es ginge schon alles voll-automatisch; es reiche nur die Implementierung aus, um bereits eine Optimierung des eigenen Unternehmensumfeldes zu erlangen.
Sind ERP-Systeme erfolgreich in die Unternehmen implementiert, so unterstützen sie u. a. Führungskräfte bei der Eruierung und Findung von Entscheidungen. Aufgrund der Globalisierung erfolgen Entscheidungsfindungsprozesse verstärkt unter Berücksichtigung veränderter Planungszeiträume und geografischer Streuungen. Besonders im Bereich von Produktion und Logistik muss im Bedarfsfall schnell reagiert und angepasst werden können. Die Nutzung eines ERP-Systems fördert die Effizienz dies bzgl.; besonderen Stellenwert gewinnt ein ERP in unserer heutigen Zeit , da teilweise sehr dynamische Marktbewegungen stattfinden. Herausragender Benefit dabei: ein Echtzeit-Informationsaustausch über mehrere Geschäftsbereiche und Prozesse ist mit einem ERP realisierbar.
Bei der Unternehmensplanung wird seit je differenziert zwischen strategisch und operativ. Vor dem Hintergrund der sich in den letzten zwei Dekaden veränderten Marktsituation nahmen ERP- Systeme eine wachsende Bedeutung bei der strategischen Planung von Unternehmen ein. Dabei sind bei ihnen – im Gegensatz zu anderen Systemen – erfreulicherweise Prozesse, betriebswirtschaftliche Daten und Elemente der Organisation im System inkludiert. Dies alles findet so schön Platz u. a. dank des pfiffigen Konzepts der (Software-)Module. Allgemein betrachtet, kann sich m. E. ein erfolgreich implementiertes ERP-System für ein Unternehmen in dem heutigen, schnelllebigen globalen Marktumfeld als ein echter Erfolgsfaktor erweisen. Es scheint eine Technologie, mit der im Groß der Unternehmensfälle den vielfältig-modernen Herausforderungen des 21. Jhd. vielversprechend begegnet werden kann.
Was ist die alles entscheidende Voraussetzung, um die eklatanten Vorzüge eines ERP-Systems zu nutzen? Richtig: eine erfolgreiche-gelungene Implementierung – vorrangig also die Bewältigung aller dabei auftretenden Hürden; die ist leider bei weitem keine Selbstverständlichkeit.
5. Allgemeine Hinweise für eine gelungene Implementierung
Bei der Wahl des für ein Unternehmen richtigen ERP-Systems müssen individuelle und unternehmensspezifische Erfordernisse und Anforderungen in die Überlegungen mit einbezogen werden (z. B. Individuelle Anforderungen an die Funktionalität). Für eine Implementierung und spätere Verwendung erfolgskritische Faktoren sollten deshalb m. E. eruiert und vor einem Einsatz untereinander abgewogen werden. Weiter muss von Unternehmen die Entscheidung getroffen werden, ob die benötigten Module auf einmal – oder nur Schritt für Schritt in die Systemlandschaft integriert werden.
