SaaS und der Mittelstand (KMU): Alles in die Cloud ? Nachteile, Vorteile und Kosten im Vergleich zu On Premise

SaaS und der Mittelstand (KMU): Alles in die Cloud ? Nachteile, Vorteile und Kosten im Vergleich zu On Premise

Die Digitalisierung ist der Megatrend des 21. Jahrhunderts. Als Motor der deutschen Wirtschaft muss der Mittelstand zeitgenössische Entwicklungen im Auge behalten, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. SaaS oder Software as a Service ist eine moderne Art, Softwarelösungen bereitzustellen. Mittelständische Unternehmen müssen somit entscheiden, ob die Cloud triumphiert oder server-basierte On-Premise-Lösungen das Mittel der Wahl bleiben. Beide Techniken haben Vorteile und Nachteile, die Sie im folgenden Beitrag näher kennenlernen.

Was ist Software as A Service (SaaS)?

SaaS bedeutet Software as a Service. Dabei handelt es sich um ein Vertriebsmodell der Softwareanbieter. Diese stellen die Software über das Internet zum Abruf bereit. Zugleich übernimmt der Anbieter weitere Aufgabenbereiche wie Wartung, Datensicherheit oder Verwaltung. Die Nutzung durch die Kunden erfolgt im Normalfall auf Basis eines Abonnements. Mittelständische Unternehmen können sich folglich entscheiden, SaaS in das Unternehmen zu integrieren – Stichwort Salesforce Implementierung. Die Softwarelösung verbleibt im Eigentum des Anbieters. Dieser ermöglicht lediglich die Nutzung der Software. Im Gegenzug entstehen für das Unternehmen regelmäßige Kosten.

Was ist der Unterschied von SaaS und On-Premise?

Bei SaaS und On-Premise gibt es einen erheblichen Unterschied. Mittelständische Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie beim On-Premise das Hosting selbst übernehmen oder sich für das Fremdhosting beim SaaS entscheiden. Welches Konzept sich für die Unternehmen besser eignet, hängt von individuellen Faktoren ab.

Wie funktioniert SaaS?

Immer mehr Unternehmen des Mittelstands werden auf SaaS-Lösungen aufmerksam. Dabei handelt es sich keineswegs um eine neuartige Entscheidung. Vielmehr existiert das zentrale Hosting derartiger Anwendungen seit den 60er Jahren. Mit dem Siegeszug des Internets entstanden die Application Service Providers (ASPs). Ein Drittanbieter übernahm die Verwaltung und das Hosting der Software. Allerdings mussten die nutzenden Unternehmen die Software auf den eigenen Computern installieren. SaaS geht einen Schritt weiter. Eine Installation der Software ist nicht mehr erforderlich, die Bereitstellung erfolgt ausschließlich via Cloud.

SaaS ist somit ein Teil des Cloud Computings. Der externe Dienstleister betreibt IT-Infrastruktur und Software. Die Unternehmen benötigen lediglich eine Internetanbindung und einen geeigneten Computer. Der Zugriff auf die Software erfolgt über den Webbrowser. Je nach genutzten Umfang fallen Kosten für das Unternehmen an.

Was sind die Vorteile von Software as a Service?

Software as a Service funktioniert mit einem Abo-Modell. Mittelständischen Unternehmen fehlt es häufig an finanziellen Ressourcen, um die Digitalisierung effizient voranzutreiben. Für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands ist der stetige Fortschritt unabdingbar. Unternehmen können sich die Software anmieten. Eine spezielle Infrastruktur zur Speicherung der Daten bedarf es nicht. Die Datenspeicherung erfolgt in der Cloud. Damit sinkt der Aufwand für die Unternehmen, die sich die Umstellung technisch und finanziell leisten können.

Zugleich sind die Unternehmen deutlich flexibler. KMU müssen Wartung, Überwachung und Speicherung nicht selber übernehmen. Die Corona-Krise 2020 hat den Trend zum Home-Office beschleunigt. Software as a Service-Lösungen können diesen Wandel unterstützen und die Vorteile betonen. Schließlich benötigen die Mitarbeiter im Home-Office lediglich einen Internetzugang, um auf die Unternehmenssoftware zuzugreifen.

Was sind die Nachteile von Software as a Service?

Allerdings gehen mit der Nutzung von Software as a Service auch Nachteile einher. Wenn mittelständische Unternehmen SaaS nutzen, werden unternehmensbezogene Daten an externe Anbieter weitergegeben. Die Cloud-Anbieter haben Zugriff auf individuelle Daten, die Betriebsgeheimnisse oder -finanzen betreffen – für viele mittelständische Unternehmen ist dies zunächst eine Herausforderung. Die Verantwortlichen müssen jederzeit prüfen, wie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen aussehen. Diese können sich zwischen Deutschland und dem Server-Standort unterscheiden.

Darüber hinaus existiert bei SaaS eine gewisse Abhängigkeit vom Softwareanbieter. Nachteile von SaaS sind die Abhängigkeit von Qualität, Wartung und Umfang des Angebots. Je nach Standort kann sich die Performance unterscheiden. Die mittelständischen Unternehmen können Leistungsangebote auswählen, die ihren individuellen Anforderungen entsprechen. Diese sind jedoch bis zu einem gewissen Maße standardisiert. Spezielle Softwarelösungen, die selbst entwickelt und gehostet werden, bieten eine stärkere Einbeziehung der Spezifika der Unternehmen.

Welche Kosten fallen bei SaaS an?

Wenn Unternehmen Softwarelösungen nutzen wollen, fallen regelmäßige Kosten an. Dies trifft auf On-Premise und SaaS Softwarelösungen zu. Die Nutzung kostenloser Programme funktioniert für Unternehmen selten. Einige Anbieter setzen auf kostenlose Standardversionen für Privatanwender. Sobald Unternehmen die Freeware nutzen, werden Gebühren fällig. Für die SaaS müssen die Unternehmen monatliche Nutzungsentgelte entrichten. Der Nutzungsumfang lässt sich flexibel gestalten.

Zudem sind Kündigungen der SaaS-Lösungen möglich. Mittelständische Unternehmen gehen anfangs kein großes Risiko ein, wenn die Umstellung auf digitale Softwarelösungen unabdingbar wird. Die Einführungskosten sind überschaubar. Derartige Investitionen können sich die meisten KMU leisten. Im Vergleich zur selbst durchgeführten Wartung sinken die Kosten erheblich. Während On-Premise Projekte häufig mehrere Jahre dauern, gelingt die Umsetzung von SaaS schneller.

Alles rund um Datenschutz und Datensicherheit

Den Themen Datenschutz und Datensicherheit kommt in Deutschland große Bedeutung zu. Wenn sich Unternehmen nicht an die Vorgaben im Datenschutz halten, drohen hohe Kosten. Ein Vorteil von SaaS und Cloud-Lösungen ist die ortsunabhängige Verfügbarkeit der Daten. Ein Internetanschluss genügt und der Zugriff auf die relevanten Daten ist gewährleistet. Die Überwachung der unternehmensinternen Datenströme erfolgt bei SaaS schwieriger. Integrierte Protokolle zur Überprüfung von Aktivität und Funktionen zur Verschlüsselung sind Garant für einen umfassenden Datenschutz.

Die Datensicherheit umfasst die stetige Verfügbarkeit wichtiger Informationen. Ein Ausfall des Systems ist für eine Privatperson ein Untergang. Unternehmen geraten demgegenüber in existenzielle Risiken, wenn der Zugriff auf die eigenen Daten nicht gewährleistet ist. In ländlich geprägten Gegenden wie der Weser-Ems-Region ist das Internet teilweise schwach. Ein unzureichender Zugriff gefährdet Datensicherheit, Wettbewerbsfähigkeit und Datenschutz.

SaaS: Mehrwert mit Risikopotential

Die Digitalisierung bietet für mittelständische Unternehmen Vorteile und Nachteile. On-Premise Softwarelösungen prägen seit vielen Jahren den unternehmerischen Alltag. Der Megatrend Cloud Computing führt dazu, dass immer mehr Unternehmen via Cloud zeit- und ortsunabhängig auf Softwarelösungen zugreifen können. Der rasante Wandel des unternehmerischen Alltags erfordert Flexibilität, die Ihnen SaaS bietet. Bei neuen Softwarelösungen entstehen keinerlei Investitionsrisiken, vielmehr können die Unternehmen die standardisierten Lösungen je nach Bedarf nutzen und auf die Vorteile der Fremdwartung zurückgreifen.

Auf der anderen Seite gibt es Nachteile beim Datenschutz und der Datensicherheit. Die Software gehört schließlich nicht dem mittelständischen Unternehmen, sondern immer noch dem Anbieter. Gemeinsam müssen die Beteiligten datenschutzkonform agieren, damit die Vorteile von SaaS überwiegen. Dann kann der Mittelstand SaaS-Softwarelösungen in Verbindung mit On-Premise-Diensten nutzen – je nach den individuellen Voraussetzungen des Unternehmens.