Welche Komponenten gehören alles zu einer Betriebsausstattung?
Jeder Gründer steht bereits in der Planungsphase vor der Herausforderung, die Betriebsausstattung umfassend und finanzierbar zu planen. Welche Wirtschaftsgüter benötigt werden, hängt von der jeweiligen Branche ab – bis auf eine Ausnahme. Die digitale Infrastruktur eines Unternehmens ist heute ein essenzieller Posten in der Geschäftsausstattung.
Die Betriebsausstattung – wie kalkulieren, wo kaufen, worauf achten?
Eine Tischlerei benötigt andere Komponenten in der Betriebsausstattung als ein Bäckereibetrieb, ein Systemhaus oder ein Fachgeschäft für Tierbedarf. Doch neben Produktionsmitteln, der Geschäftseinrichtung und anderen großen Anschaffungen für den Gewerbebetrieb ist ein Bereich branchenübergreifend identisch. Das Herzstück jeder Firma ist das Büro, von dem aus der Vertrieb, die Neukundengewinnung und die betriebswirtschaftliche Verwaltung gesteuert wird. Während früher ein PC, ein Schreibtisch und stabiles Internet ausreichten, ist der Betriebsinventarbedarf heute deutlich umfangreicher.
Daraus ergibt sich die Fragestellung, wo und wie man die Elektronik Ware für das Büro beschaffen sollte. Ob die Erstanschaffung oder Umrüstung finanziert oder aus dem Betriebsvermögen bezahlt wird, spielt in der Auswahl des Anbieters eine eher untergeordnete Rolle. Kleinere Anschaffungen können im aktuellen Abrechnungsmonat als Geschäftsausgaben geltend gemacht werden. Bei größeren Posten ist eine mehrjährige Abschreibung vorgesehen, sodass gerade Gründer eher finanzieren und besonders präzise kalkulieren müssen.
Welche Betriebsausstattung wird benötigt und vom Finanzamt akzeptiert?
Als betriebliche Wirtschaftsgüter zählen alle beweglichen und nicht beweglichen Arbeitsmittel und Komponenten, die zur Führung des Unternehmens benötigt werden. Das können je nach Branche Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge, Produktionsanlagen, aber auch Verkaufsregale und Materialien für die Raumausstattung sein. Um beim Finanzamt auf Akzeptanz zu stoßen, muss der Nachweis erbracht werden, dass die Anschaffung ausschließlich dem gewerblichen Zweck und nicht der teilweise privaten Nutzung dient. Das gilt selbstverständlich auch für die Firmen-IT, zu der neben Computern und Geschäftshandys alle Ausgaben für eine sichere Internetumgebung, für Software und die Wartung der digitalen Infrastruktur gehören.
Schafft ein Unternehmen neue PCs an, beschränken sich die Ausgaben nicht allein auf die Anschaffungskosten. Auch die Nebenkosten, beispielsweise für die Installation und die bedarfsoptimierte Erweiterung, die Kombi- und Peripheriegeräte gehören zur Betriebsausstattung. Käufe bis 150 Euro werden als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe erfasst, bei Anschaffungen bis 1.000 Euro muss der Kauf steuerlich als sonstige Betriebsausgabe gelistet werden.
Da das Finanzamt gerade Ausgaben für Betriebsausstattung mit strengem Blick prüft, sollte man Buchungsfehler ausschließen. Werden Wirtschaftsgüter geschäftlich und privat genutzt (beispielsweise die IT im Home-Office), muss der betriebliche Nutzungszeitraum über der privaten Verfügung liegen, da die Zuordnung zur Betriebsausstattung anderenfalls abgelehnt wird.
Qualität und Service als Basis der Kaufentscheidung
Funktionalität und Langlebigkeit sind zwei Kernaspekte jeder Betriebsausstattung. Allein aus diesem Grund sollte man sich beim Kauf auf nachhaltige Qualität und einen entsprechenden Kundenservice konzentrieren. Die Anschaffung der Hard- und Software ist ein größerer Posten, man hier eine kompatible und für den jeweiligen Einsatz passende Peripherie schaffen muss. Nur wenn die technischen Geräte aufeinander abgestimmt und perfekt installiert werden, kann man Arbeitsausfälle wegen nicht funktionierender Technik ausschließen. Auch wenn ein Experte zusätzliches Geld kostet, ist er im Endeffekt Gold wert und sorgt dafür, dass die Digitalisierung des Unternehmens ohne Probleme startet und eine Investition in die Zukunft ist.
Die Anschaffung jeglicher Betriebsausstattung erfolgt perspektivisch. Erweiterbare Technik schließt vermeidbare Mehrausgaben aus, die man nach einem oder zwei Geschäftsjahren auf der Agenda hätte. Auch wenn das Unternehmen „klein startet“, sollte man von Anfang an zukunftsperspektivisch planen und sich damit den nötigen Spielraum für eine Vergrößerung der Firma und die dazu nötige Erweiterung der Betriebsausstattung schaffen.
Fazit
Ehe der eigentliche Kauf vorgenommen wird, plant man die Betriebsausstattung sorgfältig und erstellt sich eine Checkliste. Auf diesem Weg schafft man sich eine Grundlage für Vergleiche und schließt aus, dass man unnötige Ausgaben tätigt oder wichtige Komponenten vergisst. Für die Erstellung der Bedarfsliste sollte man sich ein wenig mehr Zeit nehmen und abwägen, was sofort und was eventuell erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt wird.
