Wofür werden virtuelle Datenräume verwendet?
Unternehmen und Geschäftspartner arbeiten mit streng vertraulichen Daten. Im Falle eines Verlusts dieser Daten drohen rechtliche Konsequenzen und das Ende der Geschäftsbeziehung. Virtuelle Datenräume ermöglichen das Management geheimer Unterlagen von Unternehmen und Einrichtungen und erfüllen die Anforderungen der Datensicherheit.
Was ist ein virtueller Datenraum und welche Anwendungsszenarien gibt es für den VDR? Diese Fragen werden im folgenden Artikel beantwortet.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum, auch als Virtual Data Room (VDR) bezeichnet, ist ein digitales Archiv, das online und unternehmensübergreifend zugänglich ist. Die spezielle Lösung ermöglicht es Unternehmen – u. a. Unternehmensberatungen, Immobiliengesellschaften, Gerichten, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern – streng vertrauliche Daten sicher zu verwalten und zu archivieren. Damit dient ein VDR der Governance und Compliance.
Dabei profitieren insbesondere global agierende Unternehmen, die im VDR gespeicherte Daten ortsunabhängig für Beteiligte über den Webbrowser oder eine VDR-Anwendung zugänglich machen können.
Einige VDR-Anwendungen ermöglichen eine virtuelle Synchronisation der Daten. So müssen vertrauliche Daten nicht heruntergeladen werden und die Sicherheit der Daten ist gewährleistet.
Hochsichere Datenräume finden Interessierte z. B. hier: www.Dataroomx.de/.
Vorteile von virtuellen Datenräumen
- Die Digitalisierung von Dokumenten ist ressourcenschonend.
- Die Digitalisierung von Dokumenten ist zeitsparend.
- Alle Beteiligten erhalten weltweit Zugriff auf die Daten.
- Alle Aktivitäten können nachverfolgt werden.
- Alle Beteiligten können gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten.
- Ein VDR gewährleistet die Datensicherheit und den Schutz vor externen Bedrohungen.
Welche Anwendungsszenarien gibt es für virtuelle Datenräume?
Die Konsequenzen, die ein unsicherer Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten bedeuten kann, unterschätzen viele Unternehmen. Es steht nicht nur die Karriere einer Führungskraft auf dem Spiel. Vielmehr kann ein Datenverlust, der vertrauliche Dokumente umfasst, ein juristisches Nachspiel haben.
In welchen Fällen können virtuelle Datenräume die Sicherheit der Dateien gewährleisten? Die folgenden drei Anwendungsszenarien geben einen Einblick in die Vorteile der virtuellen Datenräume.
Die Kommunikation von Vorständen, Führungskräften und Externen
Der Vorstand eines Unternehmens und Führungskräfte wie die Geschäftsleitung benötigen einen geschützten, virtuellen Raum, um orts- und zeitunabhängig kommunizieren zu können.
Dabei liegt der Fokus auf dem Datenschutz: Vertrauliche Daten sollen weder gehackt werden können noch durch menschliches Fehlverhalten wie einen falschen Umgang mit heruntergeladenen Dokumenten für Dritte zugänglich gemacht werden. So müssen Bilanzen, Geschäftsberichte oder andere sensible Dokumente geschützt werden.
Durch den Einsatz eines virtuellen Datenraums können zudem externe Personen Zugriff erhalten, die in Unternehmensprozesse involviert sind. Berater sind u. a. Externe, die eine Zugriffsberechtigung erhalten können.
Die Dokumentation von Immobilien
Projektmanager profitieren zum Beispiel bei der Verwaltung aller Unterlagen eines Real-Estate-Projektes von dem Einsatz virtueller Datenräume. Der VDR ermöglicht den Zugriff auf alle Dokumente und speichert diese im Archiv. Ein Zugriff auf die Daten ist somit auch Jahre später gegeben.
Überdies können alle Beteiligten orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Die Rechte zum Bearbeiten, Löschen und Lesen können individuell vergeben werden. Somit hat nicht jeder Beteiligte die gleichen Rechte und die gleichen Einsichten in die Dokumente. Das stellt einen großen Unterschied zu physischen Archiven dar.
Der Verkauf eines Unternehmens
Soll ein Unternehmen verkauft werden, erwarten den Verkäufer und Käufer ein langer und aufwendiger Prozess. Bis es tatsächlich zum Kaufabschluss kommen kann, müssen sensible Daten geprüft werden. Ein virtueller Datenraum ermöglicht eine sichere Durchsicht aller geheimen Dokumente, die nicht für Dritte bestimmt sind.
Die Authentifizierung, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, dynamische Wasserzeichen und zeitlich begrenzte Zugänge gewährleisten die sichere Verwaltung der Dokumente. Gleichzeitig ist eine Transaktion von Dokumenten mit Anwendern möglich.
Fazit
Ein virtueller Datenraum (VDR) ist ein digitales Archiv zur Verwaltung und Archivierung von sensiblen Dokumenten, deren Verlust schwerwiegende Konsequenzen bedeuten kann. Der Zugriff kann über einen Webbrowser oder eine VDR-Anwendung erfolgen.
Virtuelle Datenräume werden verwendet, um einen geschützten Kommunikationsort für ausgewählte Beteiligte zu ermöglichen, die Prozesse von Projekten orts- und zeitunabhängig zugänglich zu machen und eine sichere Durchsicht der Daten oder eine Transaktion von Dokumenten zu gewährleisten. Gemeinsam arbeiten Vorstände, Führungskräfte und Externe an einem sicheren, digitalen Ort. Die Aktivitätsverfolgung ermöglicht zudem ein transparentes Arbeiten.
