Die digitale Personalakte: was ist zu beachten?
Die Anlegung einer Personalakte ist in einem Unternehmen für jeden Arbeitnehmer erforderlich. Die digitale Variante löst die klassische Variante in Papierform ab und bietet einige Vorteile.
Wozu benötigt ein Unternehmen eine digitale Personalakte?
Die klassische Personalakte erfordert nicht nur einen gewissen Arbeitsaufwand, sondern sie benötigt Platz. Dies gilt vor allem dann, wenn Ihr Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter hat. Sie benötigen einen sicheren Aktenschrank und müssen dafür Räumlichkeiten bereitstellen. Darüber hinaus ist die Einordnung und Organisation mit Zeit verbunden. Dies gilt auch, wenn Sie neue Mitarbeiter in das System einarbeiten. Eine digitale Personalakte minimiert jedoch nicht nur den Platzbedarf und den zeitlichen Aufwand. Sie verwalten die Akten Ihrer Mitarbeiter auf einer Festplatte und benötigen keinen Aktenschrank. Der zeitliche Aufwand minimiert sich, weil Sie die Akte des Mitarbeiters nicht mehr suchen müssen. Sie geben einfach den Namen ein und können die entsprechende Datei aufrufen. Um den Sicherheitsfaktor müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn Sie haben die Möglichkeit, auf verschiedene Berechtigungskonzepte zurückzugreifen. Die Revisionen gestalten sich rechtssicher und Sie können die digitale Personalakte sehr gut in bereits bestehende Systeme integrieren. So arbeiten Sie in der Verwaltung Hand in Hand mit der Digitalisierung. Sie sparen Zeit und Geld, denn da ein einziger Computer für die Verwaltung ausreicht, können Sie auf mittlere Sicht die Größe Ihrer Büroflächen reduzieren.
Die Kosten für eine digitale Personalakte
Möchten Sie Ihr System auf die digitale Personalakte umstellen, müssen Sie in eine entsprechende Software und in die Schulung der Mitarbeiter investieren. Auf dem Markt gibt es verschiedene Softwarelösungen, die sich sehr gut an den Bedarf und an die Struktur der unterschiedlichen Unternehmen anpassen lassen. So spielt es für die Erstellung einer digitalen Personalakte keine Rolle, in welcher Branche Ihr Unternehmen angesiedelt ist oder wie viele Mitarbeiter es beschäftigt. Die Kosten für die Nutzung der digitalen Akte können Sie als Betriebsausgaben geltend machen. Sie haben die Wahl aus verschiedenen Optionen, die Sie individuell anpassen können. Die Kosten beginnen bei 90 EUR im Monat. Für Sie ist es wichtig zu wissen, dass die Kosten von den Leistungen abhängig sind, die Sie in Anspruch nehmen können. Für ein professionelles Paket zahlen Sie ungefähr 150 EUR im Monat. Sie können sich auch individuelle Leistungen zusammenstellen lassen. Die Kosten richten sich in diesem Fall nach dem Paket, das Sie bei dem jeweiligen Anbieter gebucht haben.
Welche Daten dürfen in der digitalen Personalakte nicht gespeichert werden?
Sie dürfen in der Personalakte keine Dokumente oder Anmerkungen speichern, die mit der Persönlichkeit des Mitarbeiters in Zusammenhang stehen. Untersagt ist unter anderem die Hinterlegung von medizinischen Gutachten oder Arztberichten. Weiterhin darf die Personalakte keine persönlichen Angaben über die politische Gesinnung oder die Zugehörigkeit einer Person zu einer bestimmten Religion enthalten.
Welche Unterlagen gehören zwingend in die Personalakte?
Es ist genau festgelegt, welche Unterlagen in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Wenn Sie eine digitale Personalakte verwenden, müssen Sie die Vorschriften ebenso beachten. Dafür spielt es keine Rolle, ob Sie die Akten Ihrer Mitarbeiter klassisch-analog oder digital verwalten. Die digitale Personalakte enthält sämtliche Bewerbungsunterlagen wie den Lebenslauf oder Zeugnisse. Auch der Arbeitsvertrag und eventuelle Abmahnungen sind in der Personalakte gespeichert. Beachten Sie, dass unberechtigt erteilte Abmahnungen aus der Akte entfernt werden müssen.
Wie erfolgt die Digitalisierung der Personalakten?
Liegen Dokumente eines Arbeitnehmers in Papierform vor, müssen Sie diese zunächst in eine digitale Form überführen. Dies realisieren Sie mit einem Scanner. Achten Sie auf eine hohe Auflösung. Die Dokumente müssen nach der Digitalisierung lesbar bleiben. Sollte sich der Arbeitnehmer bereits auf digitalem Wege bei Ihnen beworben haben, können Sie die Dokumente in die digitale Personalakte übernehmen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Unterschied zwischen Schriftform, Textform und elektronischer Form. Die Abarbeitung der Korrespondenz in elektronischer Form mit der Signatur als Unterschrift hat sich nicht durchgesetzt und spielt somit nur eine untergeordnete Rolle. Die Schriftform erfordert eine eigenhändige Unterschrift. Diese ist nach wie vor für einige Dokumente vorgeschrieben, etwa für Änderungen am Arbeitsvertrag. Bei der Textform reicht es aus, wenn die Daten elektronisch übermittelt werden. Sie können auch Dokumente in Schriftform in der digitalen Personalakte speichern. Diese müssen Sie dem Gesetz entsprechend jedoch aufbewahren. Die Frist läuft bis zu sechs Jahren.
Welche Mitarbeiter dürfen die Digitalisierung der Personalakte vornehmen?
Die Digitalisierung der Personalakte darf nur durch Mitarbeitern aus der Personalabteilung oder von erfahrenen Büromitarbeitern erfolgen. Diese müssen sich in Bezug auf den Datenschutz und auf die Aufbewahrungsfristen der originalen Dokumente auskennen und eine entsprechende Belehrung erhalten.
Gibt es Unterlagen, die verpflichtend in Papierform aufbewahrt werden müssen?
Sie sind verpflichtet, die Unterlagen in Papierform aufzubewahren, für die das Gesetz die Schriftform vorsieht. Dies sind der Arbeitsvertrag, das Kündigungsschreiben, aber auch befristete Verträge und eventuelle Aufhebungsschreiben.
