Wie man ein Büro-Management-System erstellt
Der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt zum großen Teil von der Effektivität seines Büros als Ort ab, der Menschen unterstützen und die Produktivität steigern kann. Großartige Büros sind nicht nur Immobilienwerte, sondern lebendige, atmende Ökosysteme, die Geschäftsressourcen (Raum, Ausstattung, Möbel, Arbeitsplatztechnologie usw.), Menschen, Prozesse und etwas Zusätzliches wie Desksharing Software enthalten, das alles zu einem funktionierenden, produktiven Ganzen verbindet.
Das Büromanagement handelt davon, wie Büroressourcen, Prozesse und Menschen zusammengebracht werden, um Geschäftsbetriebe zu optimieren und Wertschöpfung voranzutreiben. Die Funktion war schon immer schwierig aufgrund ihrer ganzheitlichen und hochkomplexen Natur.
Aber die durch die Pandemie induzierte Beschleunigung der hybriden Arbeit hat die Herausforderungen des Büromanagements nur noch verstärkt. Arbeitszeiten und damit Arbeitsbereiche sind nicht mehr wie in der Zeit vor der Pandemie festgelegt: Heute ist es schwer vorherzusagen, wer an einem bestimmten Tag im Büro sein wird, geschweige denn, welche Büroressourcen die Menschen für ihre Arbeit benötigen könnten.
Es überrascht nicht, dass die Rolle des Büroleiters sowohl gut bezahlt als auch gefragt ist. Technologie und Datenanalyse spielen nun eine größere Rolle in Büromanagementsystemen. Die durchschnittlichen Gehälter liegen im sechsstelligen Bereich, und das Stellenwachstum für Büroleiter in den nächsten zehn Jahren ist schneller als der Durchschnitt für andere Berufe, so das US-Arbeitsministerium.
Büromanagement-Software im Einsatz
Glücklicherweise hat Büromanagement-Software die Funktion erleichtert und datengesteuert gemacht. Büromanagement-Software bezeichnet Lösungen, die administrative Prozesse optimieren, Aufgaben koordinieren, Integrationen mit Drittanbietern unterstützen, KPIs verfolgen, Berichte erstellen und in Ihren Abteilungen und Standorten arbeiten. Sie ist auch flexibel genug, um Änderungen in Ihren Arbeitsplatzstrategien, Kommunikationstools und physischen Arbeitsplätzen zu berücksichtigen.
Wenn Ihre Organisation mehrere Standorte wie Fernbüros, Filialen, Lagerhäuser oder andere Einrichtungen hat, ist Büromanagement-Software noch wichtiger für Facility Manager und Arbeitsplatzleiter, die über die Nutzung ihrer Immobilien informiert bleiben müssen.
4 Vorteile eines Büromanagementsystems
Welche sind einige der wichtigsten Vorteile, die ein Büromanagement-System bietet? Hier sind einige der wichtigsten:
- Unterstützt die Optimierung von Geschäftsressourcen. Im Kern verbessert ein Büromanagementsystem die Produktivität der Mitarbeiter und ermöglicht es Organisationen, wertvolle Geschäftsressourcen durch Bestandsmanagement, Besuchermanagement, Analytik und mehr zu optimieren.
- Ermöglicht Flexibilität und/oder hybrides Arbeiten. Büromanagement-Software ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit im Büro zu planen und den Büroplatz sowie die benötigte Ausstattung für ihre beste Arbeit zu reservieren. Ohne diese Möglichkeiten würde tägliches Bürochaos entstehen.
- Verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation. Büromanagement-Software ermöglicht es Menschen, zusammenzuarbeiten, da sie Echtzeit-Einblicke bietet, welche Büroflächen und -geräte wann und von wem genutzt werden. Besprechungsräume können beispielsweise reserviert werden, ebenso wie die für virtuelle Meetings benötigte Ausstattung.
- Bietet Daten/Analysen zur Entscheidungsfindung. Daten, die aus einem Büromanagementsystem gesammelt werden, können verwendet werden, um die Leistung von Geschäftsressourcen zu verfolgen und Führungskräften zu ermöglichen, zu bewerten, was funktioniert und was nicht. Diese eingehenden Leistungsdaten können auch die Entscheidungsfindung darüber informieren, welche Änderungen erforderlich sind.
Verwalten Sie Ihr Büro besser
Wir verstehen, wie herausfordernd es ist, Ihre Büroressourcen effektiv zu verwalten, um den Geschäftswert und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu optimieren. UnSpot ist da, um Ihnen zu helfen, Ihren Arbeitsplatz und Ihre Belegschaft besser zu managen.
