Akten ordnungsgemäß entsorgen – die wichtigsten Informationen zusammengefasst
Die meisten Akten enthalten sensible Daten über ein Unternehmen und oft auch Personen. Personenbezogenen Daten hat der Gesetzgeber im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als besonders schützenswert eingestuft und spezielle Vorschriften für die Handhabung und Vernichtung erlassen, die ein Unternehmer kennen sollte.
Ob Ein-Mann Handwerksbetrieb oder international tätiger Konzern. In jedem Unternehmen fallen regelmäßig Akten an, die vernichtet werden müssen. Bei der Aktenvernichtung müssen bestimmte Vorschriften und Vorgaben beachtet werden. Insbesondere personenbezogene Daten sind bei der Aktienvernichtung ein sensibles Thema. Was die Vernichtung von Akten kostet und was bei der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung beachtet werden muss, ist Thema dieses Beitrags.
Was kostet die ordnungsgemäße Entsorgung von Akten?
Die Kosten für die Aktenvernichtung variieren je nach Anbieter und der Menge der zu vernichtenden Akten. Die Preise vieler Dienstleister für die Aktenentsorgung beginnen bei etwa 50 Euro. Je nachdem werden Fahrkosten und die Kosten für bereitgestellte Behälter noch einmal separat berechnet. Die Entsorgungskosten können je nach anfallender Menge zu vernichtender Akten auch 1000 Euro und mehr betragen.
Was ist bei der Aktenvernichtung zu beachten?
Bestimmte Akten müssen unter Einhaltung einer bestimmten Sicherheitsstufe vernichtet werden. Insgesamt gibt es 7 Sicherheitsstufen. Stufe 1 geht beispielsweise für allgemeine schriftliche Dokumente. Stufe 3 gilt für vertrauliche Dokumente. Müssen Dokumente mit personenbezogenen Daten, beispielsweise Bewerbungsunterlagen oder Personalakten vernichtet werden, dann muss dies unter den Vorgaben der Sicherheitsstufe 3, manchmal auch der Stufe 4 erfolgen. Die strengste Stufe 7 besagt, dass höchste Sicherheitsvorkehrungen eingehalten werden müssen. Unter diese Stufe fallen beispielsweise geheimdienstliche oder militärische Akten.
Was gehört in die Aktenvernichtung?
Die Aktenvernichtung beschränkt sich nicht nur auf die Entsorgung von Papier-Dokumenten. Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, gehören heute auch Chipkarten, Mikrofilme, Mikrofiche, optische Datenträger wie CD und DVD, Disketten und Magnetbänder oder auch Festplatten in die Aktenvernichtung. Meist können diese gemeinsam mit Papierdokumenten in einer Datentonne entsorgt werden.
Welche Akten dürfen 2023 vernichtet werde?
Der Gesetzgeber macht genaue Vorgaben, wann welche Akten vernichtet werden dürfen. Je nach Art der Dokumente ist eine sechs- oder zehnjährige Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben. Für mindestens sechs Jahre müssen Sie Geschäftsbriefe, Leasingunterlagen, An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen, Bankbürgschaften und viele mehr aufbewahren. Diese Unterlagen aus dem Jahr 2016 oder früher dürfen in 2023 vernichtet werden.
Jahresabschlüsse, Gehalts- und Preislisten oder Steuerunterlagen müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Das heißt, im Jahr 2023 dürfen Sie Unterlagen dieser Art aus dem Jahr 2012 vernichten. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils zum Ende des Jahres und nicht mit dem Datum der Anfertigung der Unterlagen. Ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement hilft Fristen und Termine einzuhalten und möglich Strafen zu verhindern.
Welche Akten müssen mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden?
Ausgenommen von der Aufbewahrungsfrist von 6 oder 10 Jahren sind Unterlagen, die gerichtliche Verfahren betreffen sowie Dokumente zur Rentenberechnung. Hierzu gehören alle Prozessakten, Urteile und auch Mahnbescheide. Für diese Dokumente gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.
Was ist eine Datentonne?
Als Datentonne werden spezielle Datenschutzbehälter oder Container für die Aktenvernichtung bezeichnet. In diesen Behältern werden sensible, zur Vernichtung freigegebene Akten und andere Unterlagen gesammelt und transportiert. Datentonnen werden von den Aktenentsorgern meist kostenpflichtig bereitgestellt.
Was kostet die Bereitstellung einer Datentonne?
Die Kosten für die Bereitstellung einer Datentonne sind von mehreren Faktoren abhängig. Beispielsweise, ob die Datentonne nur für die einmaligen oder die regelmäßige Entsorgung von Akten bereitgestellt werden soll. Natürlich spielt auch das Fassungsvermögen der Datentonne eine Rolle für den Bereitstellungspreis. Für die Bereitstellung und die Abfuhr berechnen die Entsorgungsfachbetriebe in der Regel einen Preis von mindestens 50 Euro. Bei einem entsprechenden Entsorgungsvolumen können je nach Anbieter auch über 1000 Euro für die Entsorgung berechnet werden.
Wie lange dürfen personenbezogene Daten aufbewahrt werden?
Aus den Vorschriften der DSGVO ergibt sich, dass personenbezogene Daten grundsätzlich immer nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie sie benötigt werden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Dauer der Speicherung auf ein unbedingt erforderliches Mindestmaß beschränkt werden soll. In Artikel 17 der DSGVO ist eine ausdrückliche Löschungspflicht bestimmt. In diesem Artikel heißt es, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn diese nicht länger notwendig sind. Alle übrigen Geschäftsdaten, Unterlagen und Dokumente dürfen beliebig lange aufbewahrt werden. Hier macht der Gesetzgeber nur Vorgaben zur Mindestaufbewahrungsdauer.
Die Entsorgung und Vernichtung von Akten mit sensiblen Daten sollte kein Unternehmer auf die leichte Schulter nehmen. Verstöße gegen die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) können mit einer Geldbuße in einer Höhe von bis zu 4 % des Gesamtjahresumsatzes des Unternehmens geahndet werden.
