Öffentliche Verwaltung: So wird sie in das Zeitalter der Digitalisierung geholt
Das Dauerthema der digitalen Transformation macht auch vor der öffentlichen Verwaltung nicht Halt. Dieser für die Öffentlichkeit so wichtige Bereich muss sich mehr denn je auf eine komfortable und ebenso personalisierte Dienstleistung einstellen und diese letztendlich durch optimierte Prozesse zur Verfügung stellen. Sowohl Kommunen als auch Städte müssen in diesem Zusammenhang Plattformen schaffen, welche allen Bürger die Möglichkeit zur Interaktion bieten und damit den steigenden Anforderungen gerecht werden.
Das Projekt „Digitale Verwaltung 2020“
Unter dem Titel „Digitale Verwaltung 2020“ stellt die Bundesregierung eine neue Digitalisierungsstrategie im Bereich der öffentlichen Verwaltung vor. Im Rahmen dieses Projekts sollen etwaige Verwaltungsdienstleistungen auf den aktuellen Stand der Technik gebracht werden. Darüber hinaus gilt es, der Informationsflut Herr zu werden und diese effizient korrekt zu verarbeiten. Obwohl es bereits möglich ist, die Steuererklärung auf digitalem Weg einzureichen oder sich über E-Mail mit einer Stadtverwaltung in Kontakt zu begeben, scheint es noch ein weiter Weg zu sein, bis die öffentliche Verwaltung vollständig digitalisierte Prozesse anbieten kann.
Derzeitige Herausforderungen für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Prognosen gehen davon aus, dass ab dem Jahr 2025 mehr als 75 Prozent der arbeitenden Bevölkerung eine Welt ohne Digitalisierung nicht mehr kennen. Zeitraubende Behördengänge sowie eine träge Bürokratie erscheinen diesen Menschen schlichtweg fremd. Angesichts dieses Umbruchs muss sich der öffentliche Dienst genau diesen Herausforderungen stellen und die bisherigen Prozesse entsprechend anpassen.
Die Implementierung von digitalen Workflows bringt einschneidende Veränderungen mit sich. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass die Führungskräfte innerhalb einer Behörde diese Anpassungen proaktiv und ebenso offen kommunizieren. Prozesse in der öffentlichen Verwaltung zu digitalisieren, bedeutet zudem die Entstehung einer neuen Arbeitskultur, welche insbesondere von den Mitarbeitenden getragen beziehungsweise gelebt werden muss.
Verschiedene Zielsetzungen bis hin zur digitalen Transformation
Verbesserte Kommunikationsstrukturen gehen mit neuen Arbeitsabläufen einher. Daraus resultiert eine Anpassung der Zuständigkeiten sowie eine höhere Flexibilität. Diese Kombination sorgt dafür, dass das Hauptziel einer digitalen Transformation gelingt und bürgerorientierte Services angeboten werden können. Dabei ist es wichtig, die bisher bestehende IT-Infrastruktur zukunftssicher zu konzipieren und dabei den kulturellen Wandel in unserer Gesellschaft zu berücksichtigen.
Das Onlinezugangs- und E-Government-Gesetz
Bund, Länder sowie Kommunen sind per Gesetz dazu verpflichtet, ihre Onlinezugänge bis Ende des Jahres 2022 zu verbessern und entsprechende Verwaltungsportale für die Bürger zu platzieren. Hierfür wurden in der Vergangenheit rund 600 Leistungen innerhalb des Onlinezugangsgesetzes definiert. Hieraus entstehen für die öffentliche Verwaltung neue technische sowie organisatorische Veränderungen, welche dem Wandel der Zeit in vollem Umfang gerecht werden sollen.
Die Grundlage für die notwendigen Maßnahmen ist das im Jahr 2013 ins Leben gerufene E-Government-Gesetz (EGovG). Dieses bildet den rechtlichen Rahmen und bietet für Behörden jedweder Ebene einen gewissen Entscheidungsspielraum Umsetzung des Geforderten.
Digitalisierung im öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Sektor gleicht die so viel beschworene digitale Transformation einer echten Mammutaufgabe, welche viele Jahre in Anspruch nehmen dürfte. Vor diesem Hintergrund ist es zwingend notwendig, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu fördern beziehungsweise nachhaltig zu stärken und ebenso aufrechtzuerhalten. Um die Serviceleistungen für die Bürger erbringen zu können, müssen gut durchdachte Prozesse entwickelt, implementiert und gelebt werden. Die fundamental wichtige Basis kann nur geschaffen werden, wenn die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger berücksichtigt werden.
Arbeits- und Kommunikationsstrukturen müssen auf den Prüfstand gebracht und analysiert werden. Wichtige Erfahrungswerte aus der Vergangenheit dürfen hierbei keinesfalls unberücksichtigt bleiben und ebenfalls einen hohen Stellenwert einnehmen. Nur dann lässt sich die digitale Transformation umsetzen und letztendlich einen erheblichen Mehrwert für Behörden und Bürger bieten.
