Veranstaltungen als Erfolgsfaktor im Geschäft
Veranstaltungen jeder Art begegnen einem ständig. Sei es eine Werbeveranstaltung im Einkaufszentrum oder ein großes Volksfest mit vielen tausend Besuchern. Die größten Veranstaltungen, wie zum Beispiel das Oktoberfest, sind weltweit bekannt und erwirtschaften Umsätze in Milliardenhöhe. Sie sind also ein Wirtschaftsfaktor, den man nicht unterschätzen sollte. Dabei sind nicht nur Einnahmen zu erwarten. Auch der Bekanntheitsgrad des Ausrichters steigert sich und eine große Werbewirkung kann erzielt werden. Damit das auch funktioniert, müssen aber alle Aspekte von der Planung bis hin zu Brandsicherheitswachen auf Veranstaltungen sorgfältig angegangen werden.
Welche Arten von Veranstaltungen gibt es?
Da so ziemlich alles eine Veranstaltung sein kann, ist es schwer definitiv alles aufzulisten, was eine Veranstaltung darstellt. Rechtlich gesehen ist eine Veranstaltung zeitlich begrenzt und wird von einer Gruppe von Personen besucht. Das unterscheidet sie vom fest etablierten Gewerbe.
Die wichtigste Form der Veranstaltung für die Wirtschaft sind Messen. Auf Messen kann ein Unternehmen seine Waren und Dienstleistungen vorstellen. Neue Geschäftsbeziehungen werden getroffen und generell wird die Bekanntheit des Angebotes erhöht. Messen werden meist von Vereinigungen aus einem bestimmten Wirtschaftsbereich ausgerichtet oder von der lokalen Regierung organisiert. Es lohnt sich, wenn mehrere Unternehmen aus einem Wirtschaftsbereich zusammen die Verkaufsausstellung organisieren, denn wenn das Angebot größer ist, kommen mehr potenzielle Kunden auf die Messe. Außerdem muss so keine besondere Abteilung für die Organisierung einer Messe in jeder einzelnen Firma gebildet werden. Die Expertise ist bei den Ausrichtern der Messe und die Teilnehmer müssen nur einen Ausstellungsplatz mieten
Neben den üblichen Messen werden auch Berufsmessen abgehalten. Diese bringen Arbeitsuchende und Arbeitgeber zusammen und verringern den Arbeitskräftemangel, der in nahezu allen Branchen herrscht. Berufsmessen sind besonders hilfreich für das Anwerben von Auszubildenen
Im Gegensatz zu Messen werden Veranstaltungen wie Konzerte, Jahrmärkte und Jubiläen zu Werbezwecken und direkt zum Erzielen von Einnahmen durch Ticketverkauf, Fahrgeschäfte und Gastronomie abgehalten. Als Sponsor kann ein Unternehmen hier werbewirksam in Erscheinung treten. So hilft es sicher dem Umsatz der Bierbrauer, dass sie auf den verschiedenen Oktoberfesten Deutschlands ihre eigenen Zelte haben.
Eine weitere wichtige Gruppe von Veranstaltungen sind Sportveranstaltungen. Hier kann besonders gut durch eine Unterstützung der Veranstaltung oder von Teilnehmern geworben werden. Das funktioniert am besten, wenn die Zuschauer und/oder Teilnehmer der Sportveranstaltung zum potenziellen Kundenstamm gehören.
Der richtige Ort muss gefunden werden
Wer nicht einfach an einer bereits bestehenden Veranstaltung teilnehmen will, der kann seine eigene Veranstaltung planen. Damit diese zum Erfolg wird, ist es wichtig den richtigen Ort für die Messe oder Feier zu wählen. Ein weit abgelegenes Veranstaltungsgelände ist oft recht preisgünstig zu haben. Leider kann bei schlechter Verkehrsanbindung aber die Besucherzahl leiden. Zusätzlich muss bei der Entscheidung über den Ort das Wetter beachtet werden. Sonst kann eine aufwendig geplante Veranstaltung leicht ins Wasser fallen.
Rechtliche Belange bei der Ausrichtung einer Veranstaltung
Wenn sich größere Gruppen an Menschen zu einer Veranstaltung treffen wollen, dann hat auch der Staat seine Finger im Spiel. Größere Veranstaltungen müssen angemeldet werden. Das liegt nicht zuletzt an den Gefahren, die bei dem Zusammentreffen von größeren Personengruppen auftreten. Deshalb muss immer ein Sicherheitskonzept aufgestellt werden, wenn mehr als 5000 Besucher zu erwarten sind. Wenn eine besondere Gefährdung existiert, dann muss auch bei geringeren Besucherzahlen ein Sicherheitskonzept angefertigt werden.
Im Sicherheitskonzept muss der Ablauf und die Zugangsbeschränkung geregelt sein. Es muss ausreichend Fluchtwege geben, die Massenpaniken vermeiden. Nur so können Tragödien verhindert werden. Wenn Feuerwerk oder Feuer benutz werden, dann ist eine Brandsicherheitswache notwendig, die jegliches mögliches Feuer schon im Keim erstickt. Es empfiehlt sich für eine einmalige Veranstaltungen Experten mit der Anfertigung des Sicherheitskonzeptes zu beauftragen. Nur wenn ständig wiederkehrende Veranstaltungen vom Betrieb abgehalten werden, lohnt es sich einen Angestellten speziell für diese Aufgabe abzustellen. Die für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes notwendige Qualifikation macht es notwendig einen Experten mit der Aufstellung zu betrauen. Eine Vergabe als Nebenaufgabe sollte vermieden werden, denn so entstehen nur mehr Kosten bei der Planung, wenn es zu Konflikten mit Feuerwehr, Polizei und Rettungsdiensten kommt.
Veranstaltungen eröffnen neue Wege
Sei es aus Werbezwecken oder einfach nur um die Mitarbeiter zu belohnen und zu motivieren, es lohnt sich immer eine gut organisierte Veranstaltung durchzuführen. Eine erfolgreiche Feier oder Ausstellung kann viele neue Kunden bringen. Bei einem schlechten Verlauf kann es aber auch zu negativen Auswirkungen auf das Außenbild des Unternehmens kommen. Deswegen sollte jede Veranstaltung sorgfältig vorbereitet werden. Am besten greift man hier auf die Hilfe von Experten zurück, die sich besonders auch um Sicherheitsfragen kümmern.
