Einzelhandel: Zeit und Nerven bei der Inventur sparen
Für Unternehmer und Unternehmerinnen gehört die Inventur zu den wichtigen Fixpunkten im Jahr. Die bekannteste Inventurform im Einzelhandel findet am Bilanzstichtag, dem letzten Tag des Jahres, statt. Allerdings akzeptiert das Finanzamt deren Durchführung auch zehn Tage vor oder nach diesem Stichtag. Da es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handelt, der nicht selten eine eintägige Ladenschließung mit sich bringt, trifft die Inventur selten auf Beliebtheit. Jedoch gibt es Möglichkeiten, sie zu beschleunigen und dadurch Zeit einzusparen.
Warum muss eine Inventur durchgeführt werden?
Bei der Inventur handelt es sich um die Bestandsaufnahme der Warenmenge. Für die Buchführung eines Unternehmens erhält sie ebenso Relevanz wie für die Bilanzbuchhaltung. Gesetzlich ist jedes bilanzierende Geschäft verpflichtet, sie einmal im Jahr durchzuführen. Wer es versäumt und bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine korrekten und aktuellen Zahlen vorlegen kann, muss mit Konsequenzen rechnen. Schlimmstenfalls führen falsche Bilanzen zu einer zusätzlichen finanziellen Belastung in Form einer Steuernachzahlung.
Die Inventur ermöglicht es Einzelhändlern und Unternehmen, einen Überblick über den eigenen Warenbestand zu erhalten. Gleichzeitig dienen die verschiedenen Inventurarten – hierbei lassen sich drei unterscheiden – der Absicherung gegenüber rechtlichen und finanziellen Problemen. Neben der Stichtaginventur finden in vielen Geschäften permanente Inventuren sowie eine Stichprobeninventur statt. Letztere eignet sich hauptsächlich für Unternehmen, die ein großes Sortiment vorzuweisen haben.
Wie lässt sich die Inventur vereinfachen?
Grundsätzlich unterteilt sich jede Inventur in drei Schritte:
- Vorbereitung,
- Durchführung und
- Ergebnissicherung.
Eine gute und durchdachte Vorbereitung fungiert als Basis für den gesamten Prozess. Aus dem Grund sollten Einzelhändler dieser Phase besondere Aufmerksamkeit zukommen lassen. Eine zielorientierte Planung nimmt zwar Zeit in Anspruch. Diese lässt sich jedoch während der Inventur wieder einsparen. Zunächst gilt es, sich für eine Inventurart zu entscheiden. Viele Geschäfte mit einem Warenbestand von weniger als 1.000 Artikeln wählen die Inventur am Bilanzstichtag. Anschließend steht die Klärung folgender Fragen im Mittelpunkt:
- An welchem Tag genau soll die Inventur stattfinden?
- Was soll mit dem Tagesgeschäft geschehen?
- Wie viel Zeit muss für die Inventur eingeplant werden?
Speziell der letzte Punkt erhält Relevanz, da eine zeitaufwändige Inventur mit einer Geschäftsschließung und damit einem finanziellen Ausfall einhergehen kann. Um die Dauer zu verkürzen und die Erhebung des Warenbestands effizient vorzunehmen, sollten Unternehmen nicht vor technischen Hilfsmitteln zurückschrecken. Als praktisch erweisen sich beispielsweise Kassensysteme mit direkter Anbindung an die Warenwirtschaft. Mit hochwertigen Lösungen für Kassen- und Lagersoftware lässt sich die Inventur teilweise oder komplett durchführen. Entsprechende Angebote können bei diesem Anbieter angeschaut werden.
Entscheiden sich Einzelhändler für diese Art der Digitalisierung, können sie während der Planungsphase und der Inventur Zeit und Kosten einsparen. Durch die technische Unterstützung können sie beispielsweise auf zusätzliche Aushilfskräfte, die ansonsten bei der Warenzählung benötigt worden wären, verzichten. Alternativ existieren inzwischen Programme, die speziell bei der Lagerwirtschaft von Nutzen sind. Mit ihrer Hilfe gelingt es, Skizzen vom Lager und den verschiedenen Warenbereichen zu erstellen. Das erleichtert noch vor der Inventur den Überblick über die Fläche, die es zu kontrollieren gilt.
TIPP: Die Programme können ebenfalls sinnvoll sein, um eine Inventurliste zu erstellen. Diese verbessert während der Zählung die Organisation. Mit ihrer Hilfe können Unternehmer und Mitarbeiter festhalten, welche Bereiche bereits kontrolliert worden und welche noch ausstehen.
Nützliche Tipps für zuverlässige Ergebnisse
Ein gutes Arbeitsklima während der Inventur kann sich maßgeblich auf die Korrektheit der Ergebnisse auswirken. Die Warenzählung im Einzelhandel kostet jeden daran beteiligten Mitarbeiter Konzentration und Kraft. Sie kann auf die Dauer an den Nerven zerren. Lassen dadurch Motivation und Durchhaltevermögen nach, steigt das Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Wer eine exakte Aufstellung der vorhandenen Waren und eine Übersicht über eine mögliche Inventurdifferenz haben möchte, sollte die Arbeitsbedingungen durch regelmäßige Pausen und ausreichend Erfrischungen optimieren.
